上海軟件資產(chǎn)管理制度總則目的為加強公司軟件資產(chǎn)管理，規(guī)范軟件資產(chǎn)的采購、使用、維護(hù)、處置等行為，保障公司軟件資產(chǎn)的安全、完整和有效利用，降低軟件資產(chǎn)成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于上海地區(qū)公司總部及各分支機構(gòu)的所有軟件資產(chǎn)，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司軟件資產(chǎn)實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配置、統(tǒng)一維護(hù)、統(tǒng)一處置的管理模式。2.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員崗位設(shè)置，合理配置軟件資產(chǎn)，確保資源的有效利用。3.安全保密原則：加強軟件資產(chǎn)的安全管理，確保軟件資產(chǎn)的信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露和惡意攻擊。4.成本效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，降低軟件資產(chǎn)采購、使用和維護(hù)成本，提高資產(chǎn)使用效益。管理職責(zé)軟件資產(chǎn)管理部門1.制定軟件資產(chǎn)管理制度和流程：負(fù)責(zé)制定和完善公司軟件資產(chǎn)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保軟件資產(chǎn)管理工作有章可循。2.軟件資產(chǎn)采購與配置：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，統(tǒng)一組織軟件資產(chǎn)的采購和配置工作，確保采購的軟件符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。3.軟件資產(chǎn)登記與清查：建立軟件資產(chǎn)臺賬，對軟件資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記和動態(tài)管理，定期組織軟件資產(chǎn)清查工作，確保賬實相符。4.軟件資產(chǎn)使用與維護(hù)管理：負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的使用培訓(xùn)、技術(shù)支持和日常維護(hù)工作，確保軟件資產(chǎn)的正常運行。5.軟件資產(chǎn)處置管理：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的報廢、轉(zhuǎn)讓、捐贈等處置工作。使用部門1.提出軟件資產(chǎn)需求：根據(jù)本部門業(yè)務(wù)工作需要，向軟件資產(chǎn)管理部門提出軟件資產(chǎn)采購、配置、升級等需求。2.合理使用軟件資產(chǎn)：負(fù)責(zé)本部門軟件資產(chǎn)的日常使用和管理，確保軟件資產(chǎn)的安全、合理使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出租軟件資產(chǎn)。3.配合軟件資產(chǎn)管理工作：積極配合軟件資產(chǎn)管理部門開展軟件資產(chǎn)清查、盤點、審計等工作，及時提供相關(guān)資料和信息。財務(wù)部門1.軟件資產(chǎn)預(yù)算管理：負(fù)責(zé)編制軟件資產(chǎn)采購預(yù)算，審核軟件資產(chǎn)采購費用支出，確保軟件資產(chǎn)采購費用符合公司預(yù)算管理要求。2.軟件資產(chǎn)核算與監(jiān)督：負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的財務(wù)核算和監(jiān)督工作，定期對軟件資產(chǎn)的財務(wù)狀況進(jìn)行分析和報告。審計部門1.軟件資產(chǎn)審計監(jiān)督：負(fù)責(zé)對公司軟件資產(chǎn)采購、使用、維護(hù)、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計監(jiān)督，確保軟件資產(chǎn)管理工作合法合規(guī)。2.提出審計意見和建議：根據(jù)審計結(jié)果，提出改進(jìn)軟件資產(chǎn)管理的意見和建議，促進(jìn)公司軟件資產(chǎn)管理水平的提高。軟件資產(chǎn)采購管理采購計劃制定1.需求調(diào)研：軟件資產(chǎn)管理部門定期與各使用部門溝通，了解業(yè)務(wù)需求和軟件使用情況，收集軟件采購需求信息。2.采購計劃編制：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算安排，編制軟件資產(chǎn)年度采購計劃，明確采購軟件的名稱、版本、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.采購計劃審批：軟件資產(chǎn)年度采購計劃報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。對于重大軟件采購項目，需提交公司辦公會審議通過。采購流程1.采購申請：使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫軟件采購申請表，詳細(xì)說明采購軟件的名稱、版本、功能要求、采購數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并提交軟件資產(chǎn)管理部門。2.采購審批：軟件資產(chǎn)管理部門對采購申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大的軟件采購項目，需提交公司辦公會審議通過。3.采購實施：軟件資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批后的采購申請，按照公司采購管理制度的規(guī)定，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。4.合同簽訂：采購軟件到貨驗收合格后，軟件資產(chǎn)管理部門與供應(yīng)商簽訂軟件采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括軟件的名稱、版本、數(shù)量、價格、交付時間、售后服務(wù)等內(nèi)容。5.付款結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)軟件采購合同和驗收報告，辦理軟件采購款項的支付結(jié)算手續(xù)。軟件資產(chǎn)配置管理配置原則1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求配置：按照公司各部門的業(yè)務(wù)需求和工作崗位設(shè)置，合理配置軟件資產(chǎn)，確保軟件資產(chǎn)能夠滿足業(yè)務(wù)工作需要。2.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)配置：遵循公司軟件資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一軟件資產(chǎn)的版本、功能、配置參數(shù)等，便于軟件資產(chǎn)的管理和維護(hù)。3.經(jīng)濟合理配置：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮軟件資產(chǎn)的性價比，選擇經(jīng)濟合理的軟件產(chǎn)品進(jìn)行配置，降低軟件資產(chǎn)采購成本。配置流程1.需求申報：使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，向軟件資產(chǎn)管理部門提交軟件資產(chǎn)配置需求申請表，詳細(xì)說明配置軟件的名稱、版本、功能要求、配置數(shù)量等信息。2.審核審批：軟件資產(chǎn)管理部門對配置需求進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及公司整體業(yè)務(wù)系統(tǒng)的軟件資產(chǎn)配置，需提交公司辦公會審議通過。3.配置實施：軟件資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批后的配置需求，按照公司軟件資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，為使用部門配置相應(yīng)的軟件資產(chǎn)。配置完成后，及時更新軟件資產(chǎn)臺賬。軟件資產(chǎn)使用管理使用培訓(xùn)1.培訓(xùn)計劃制定：軟件資產(chǎn)管理部門根據(jù)公司軟件資產(chǎn)使用情況和員工培訓(xùn)需求，制定軟件資產(chǎn)使用培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)對象等。2.培訓(xùn)實施：按照培訓(xùn)計劃組織開展軟件資產(chǎn)使用培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式。培訓(xùn)內(nèi)容包括軟件的功能介紹、操作方法、使用技巧、安全注意事項等。3.培訓(xùn)效果評估：培訓(xùn)結(jié)束后，通過考試、實際操作等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，了解員工對軟件的掌握程度和使用情況，及時發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)中存在的問題并加以改進(jìn)。使用規(guī)范1.正版軟件使用：公司所有員工應(yīng)使用正版軟件，不得使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件，嚴(yán)禁私自安裝、復(fù)制、傳播盜版軟件。2.軟件使用授權(quán)：員工使用軟件應(yīng)獲得相應(yīng)的授權(quán)許可，按照軟件使用許可協(xié)議的規(guī)定使用軟件，不得超出授權(quán)范圍使用軟件。3.軟件使用記錄：員工應(yīng)做好軟件使用記錄，記錄軟件的安裝時間、使用情況、故障處理等信息，以便于軟件資產(chǎn)管理部門進(jìn)行跟蹤和管理。4.軟件使用安全：員工在使用軟件過程中應(yīng)注意安全，妥善保管軟件賬號和密碼，防止賬號被盜用。對于涉及公司機密信息的軟件，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度的規(guī)定，采取必要的安全措施，確保信息安全。軟件資產(chǎn)維護(hù)管理維護(hù)計劃制定1.維護(hù)需求調(diào)研：軟件資產(chǎn)管理部門定期與各使用部門溝通，了解軟件資產(chǎn)的使用情況和維護(hù)需求，收集軟件維護(hù)問題反饋。2.維護(hù)計劃編制：根據(jù)維護(hù)需求調(diào)研結(jié)果，結(jié)合軟件供應(yīng)商提供的維護(hù)服務(wù)內(nèi)容和公司實際情況，編制軟件資產(chǎn)年度維護(hù)計劃，明確維護(hù)項目、維護(hù)時間、維護(hù)責(zé)任人等內(nèi)容。3.維護(hù)計劃審批：軟件資產(chǎn)年度維護(hù)計劃報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。維護(hù)實施1.日常維護(hù)：軟件資產(chǎn)管理部門按照維護(hù)計劃，定期對軟件資產(chǎn)進(jìn)行日常維護(hù)工作，包括軟件的更新升級、故障排除、性能優(yōu)化等。2.故障處理：當(dāng)軟件資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時向軟件資產(chǎn)管理部門報告，軟件資產(chǎn)管理部門組織技術(shù)人員進(jìn)行故障診斷和處理，確保軟件資產(chǎn)盡快恢復(fù)正常運行。對于重大軟件故障，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施減少損失。3.維護(hù)記錄：軟件資產(chǎn)管理部門應(yīng)做好軟件資產(chǎn)維護(hù)記錄，記錄維護(hù)時間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)結(jié)果等信息，以便于對軟件資產(chǎn)維護(hù)情況進(jìn)行跟蹤和分析。軟件資產(chǎn)清查管理清查計劃制定1.清查周期確定：軟件資產(chǎn)管理部門定期組織軟件資產(chǎn)清查工作，清查周期一般為每年一次。對于重要軟件資產(chǎn)或存在問題較多的軟件資產(chǎn)，可適當(dāng)增加清查次數(shù)。2.清查計劃編制：根據(jù)清查周期和公司實際情況，編制軟件資產(chǎn)清查計劃，明確清查范圍、清查內(nèi)容、清查時間、清查人員等內(nèi)容。3.清查計劃審批：軟件資產(chǎn)清查計劃報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。清查實施1.資產(chǎn)盤點：清查人員按照清查計劃，對公司軟件資產(chǎn)進(jìn)行全面盤點，核實軟件資產(chǎn)的數(shù)量、版本、使用狀態(tài)等信息，確保賬實相符。2.數(shù)據(jù)核對：將軟件資產(chǎn)臺賬數(shù)據(jù)與財務(wù)部門的軟件資產(chǎn)核算數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，檢查數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。3.問題排查：對清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行排查，分析問題產(chǎn)生的原因，提出整改措施和建議。清查報告1.報告編制：清查工作結(jié)束后，軟件資產(chǎn)管理部門編制軟件資產(chǎn)清查報告，報告內(nèi)容包括清查基本情況、清查結(jié)果、存在問題、整改措施和建議等。2.報告審批：軟件資產(chǎn)清查報告報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報送公司相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。對于清查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時向公司辦公會報告。軟件資產(chǎn)處置管理處置原因1.軟件升級換代：由于軟件技術(shù)的發(fā)展和業(yè)務(wù)需求的變化，公司現(xiàn)有軟件需要進(jìn)行升級換代，原軟件不再使用。2.軟件功能不再適用：隨著公司業(yè)務(wù)調(diào)整或流程優(yōu)化，部分軟件的功能不再適用于公司當(dāng)前業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行處置。3.軟件許可證到期：軟件許可證到期后，公司不再續(xù)簽，需要對軟件進(jìn)行處置。4.軟件損壞無法修復(fù)：軟件資產(chǎn)因各種原因損壞，且無法修復(fù)，需要進(jìn)行報廢處置。處置流程1.處置申請：使用部門或軟件資產(chǎn)管理部門根據(jù)軟件資產(chǎn)處置原因，填寫軟件資產(chǎn)處置申請表，詳細(xì)說明處置軟件的名稱、版本、數(shù)量、處置原因等信息，并提交軟件資產(chǎn)管理部門。2.評估鑒定：軟件資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)技術(shù)人員對擬處置的軟件資產(chǎn)進(jìn)行評估鑒定，確定軟件資產(chǎn)的處置方式和價值。3.審批備案：軟件資產(chǎn)處置申請表報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報財務(wù)部門備案。對于價值較大的軟件資產(chǎn)處置項目，需提交公司辦公會審議通過。4.處置實施：根據(jù)審批后的處置意見，軟件資產(chǎn)管理部門按照規(guī)定的程序和方式對軟件資產(chǎn)進(jìn)行處置。處置方式包括報廢、轉(zhuǎn)讓、捐贈等。5.賬務(wù)處理：財務(wù)部門根據(jù)軟件資產(chǎn)處置審批文件和相關(guān)憑證，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：軟件資產(chǎn)管理部門定期對公司軟件資產(chǎn)的采購、使用、維護(hù)、處置等情況進(jìn)行檢查，確保軟件資產(chǎn)管理工作符合制度要求。2.不定期抽查：公司審計部門不定期對軟件資產(chǎn)管理情況進(jìn)行抽查，重點檢查軟件資產(chǎn)的使用合規(guī)性、安全保密性、賬實相符性等方面。3.問題整改：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，軟件資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決?？己嗽u價1.考核指標(biāo)設(shè)定：建立軟件資產(chǎn)管理考核評價體系，設(shè)定考核指標(biāo)，包括軟件資產(chǎn)采購合規(guī)率、軟件資產(chǎn)使用率、軟件資產(chǎn)維護(hù)及時率、軟件資產(chǎn)處置合規(guī)率等。2.考核方式：考核評價采用定量與定性相結(jié)合的方式，定期對各部門軟件資產(chǎn)管理工作進(jìn)