中建八局資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中建八局各類資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中建八局總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、項目部等所有部門和人員在工作過程中產(chǎn)生、收集、整理、歸檔、保管和利用的各類資料。（三）基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映工作實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工作全過程的各類資料，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料的記錄、表述應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免歧義。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序進(jìn)行整理，便于查找和使用。5.安全性原則：采取有效措施確保資料的安全，防止丟失、損壞和泄露。二、資料分類與編號（一）資料分類1.工程技術(shù)資料：包括施工圖紙、技術(shù)方案、施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、工程變更記錄、質(zhì)量檢驗報告等。2.項目管理資料：項目策劃書、進(jìn)度計劃、成本預(yù)算與控制資料、合同文件、項目總結(jié)等。3.人力資源資料：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。4.財務(wù)資料：財務(wù)報表、預(yù)算執(zhí)行情況報告、費用報銷憑證、資金收支記錄等。5.行政管理資料：公文、會議紀(jì)要、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等。6.安全與環(huán)境管理資料：安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)境監(jiān)測報告、安全檢查記錄等。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別和管理，對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“部門代碼+年份+流水號”的形式。例如，工程技術(shù)資料編號為“JSC+2023+001”，其中“JSC”為工程技術(shù)部門代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。各部門根據(jù)實際情況確定本部門的代碼，并報綜合管理部門備案。三、資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門工作過程中產(chǎn)生資料的收集，并指定專人負(fù)責(zé)資料收集工作。2.項目部應(yīng)及時收集施工過程中的各類資料，包括工程技術(shù)資料、項目管理資料、安全與環(huán)境管理資料等。3.涉及多個部門的資料，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門配合提供。（二）收集要求1.資料收集應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保資料的完整性。對于重要資料，應(yīng)在事件發(fā)生或完成后規(guī)定時間內(nèi)收集完畢。2.收集的資料應(yīng)真實可靠，不得偽造、篡改。3.對收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料符合要求。（三）整理方法1.按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的資料進(jìn)行分類。2.對每份資料進(jìn)行編號，并建立資料目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)資料進(jìn)行整理，去除無關(guān)的附件、空白頁等，確保資料整潔。4.對電子資料進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照資料編號進(jìn)行命名。四、資料歸檔（一）歸檔時間1.工程技術(shù)資料應(yīng)在工程竣工后[X]個月內(nèi)歸檔。2.項目管理資料應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個月內(nèi)歸檔。3.人力資源資料、財務(wù)資料、行政管理資料等應(yīng)按照月度、季度或年度定期歸檔。4.安全與環(huán)境管理資料應(yīng)及時歸檔，確保資料的時效性。（二）歸檔流程1.資料整理人員將整理好的資料提交給部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將資料移交至綜合管理部門檔案管理人員。3.檔案管理人員對接收的資料進(jìn)行再次審核，核對資料的完整性、準(zhǔn)確性和編號等信息。4.審核無誤后，檔案管理人員將資料按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目，并放入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中。（三）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整，符合分類和編號要求。2.紙質(zhì)資料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，電子資料應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。3.檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時間、名稱、編號、保管期限等信息。五、資料保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.電子資料應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對重要資料應(yīng)采取加密存儲、異地備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.工程技術(shù)資料中的永久性資料應(yīng)長期保管，其他資料保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.項目管理資料、人力資源資料、財務(wù)資料、行政管理資料、安全與環(huán)境管理資料等保管期限根據(jù)實際情況確定，一般為[X]年至[X]年不等。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息有誤，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，報綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)備案。六、資料利用（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及機(jī)密資料的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位因工作需要查閱資料的，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將資料歸還檔案管理人員，并確保資料的完好無損。（三）資料借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或遺失。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時歸還資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人員追究責(zé)任。七、資料保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、人事秘密等各類機(jī)密資料。2.在資料收集、整理、歸檔、保管和利用過程中，可能涉及到的敏感信息。（二）保密措施1.對涉及機(jī)密的資料，應(yīng)在資料上加蓋“機(jī)密”標(biāo)識，并采取加密存儲、限制訪問等措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對查閱和借閱機(jī)密資料的人員，應(yīng)進(jìn)行保密提醒，并監(jiān)督其遵守保密規(guī)定。3.在資料傳輸過程中，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.對不再需要保管的機(jī)密資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止資料泄露。（三）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守資料保密制度，對違反保密規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.因工作失誤或故意泄露公司機(jī)密資料的，給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且已無留存價值的。2.因工作變動、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，不再需要保管的資料。3.涉及公司機(jī)密的資料，在經(jīng)過審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止資料泄露。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織資料銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.對重要資料的銷毀，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，并確保銷毀過程的安全性。（三）銷毀記錄1.資料銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將銷毀記錄整理歸檔，保存期限為[X]年。2.銷毀記錄應(yīng)包括《資料銷毀申請表》、銷毀過程記錄、銷毀證明等相關(guān)材料，以備查閱。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對各部門資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將資料管理工作納入部門和個人績效考核體系，對資料管理工作成績突出的部門