臨時(shí)場地租賃管理制度總則1.目的為規(guī)范公司臨時(shí)場地租賃行為，加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)場地租賃的管理，保障公司利益，確保租賃活動(dòng)安全、有序進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要臨時(shí)租賃場地的相關(guān)活動(dòng)。3.原則臨時(shí)場地租賃應(yīng)遵循合法合規(guī)、經(jīng)濟(jì)合理、安全可靠的原則。在確保滿足工作需求的前提下，力求降低租賃成本，防范各類風(fēng)險(xiǎn)。租賃申請與審批1.申請流程需求部門填寫《臨時(shí)場地租賃申請表》，詳細(xì)說明租賃場地的用途、時(shí)間、預(yù)計(jì)人數(shù)、特殊要求等信息。將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請的必要性和合理性進(jìn)行評(píng)估，并簽署意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至行政部門。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)申請信息進(jìn)行初步審查，核實(shí)場地資源的可調(diào)配性，并與相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行溝通。若行政部門初步審查通過，申請表繼續(xù)提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體工作安排和資源狀況，做出最終審批決定。2.審批要點(diǎn)申請用途是否符合公司業(yè)務(wù)需求和發(fā)展戰(zhàn)略。租賃時(shí)間是否與公司其他活動(dòng)安排沖突。預(yù)計(jì)人數(shù)是否在場地承載能力范圍內(nèi)，是否會(huì)對(duì)場地周邊環(huán)境和設(shè)施造成影響。特殊要求是否合理且具備實(shí)現(xiàn)條件。租賃預(yù)算是否在公司規(guī)定的額度內(nèi)，是否有更經(jīng)濟(jì)可行的方案。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選行政部門通過多種渠道收集場地供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，建立供應(yīng)商名錄。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、場地狀況、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平等。定期對(duì)供應(yīng)商名錄進(jìn)行更新，淘汰不符合要求的供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)新供應(yīng)商。2.合同簽訂選定供應(yīng)商后，由行政部門代表公司與供應(yīng)商簽訂場地租賃合同。合同中應(yīng)明確租賃場地的具體位置、面積、用途、租賃期限、租金及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，須經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。3.供應(yīng)商監(jiān)督與評(píng)估行政部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，確保其按照合同約定提供場地及相關(guān)服務(wù)。定期收集使用部門對(duì)供應(yīng)商服務(wù)的反饋意見，對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、場地維護(hù)等方面進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的供應(yīng)商提出整改要求，情節(jié)嚴(yán)重的終止合作。場地使用管理1.使用部門職責(zé)使用部門負(fù)責(zé)按照申請用途合理使用租賃場地，不得擅自改變場地用途或超范圍使用。提前安排好場地內(nèi)的設(shè)備設(shè)施布置，確保使用安全和有序。在租賃場地內(nèi)進(jìn)行活動(dòng)時(shí)，應(yīng)遵守場地所在場所的各項(xiàng)規(guī)章制度。活動(dòng)結(jié)束后，負(fù)責(zé)清理場地，恢復(fù)場地原狀，確保場地整潔。2.安全管理使用部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)租賃場地的安全管理，制定安全預(yù)案，明確安全責(zé)任人和安全措施。在場地內(nèi)配備必要的消防器材和安全警示標(biāo)識(shí)，確保場地安全通道暢通。對(duì)參與活動(dòng)的人員進(jìn)行安全教育，告知其安全注意事項(xiàng)，避免發(fā)生安全事故。如發(fā)生安全事故，使用部門應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門。3.環(huán)境管理使用部門應(yīng)保持租賃場地的環(huán)境衛(wèi)生，不得在場地內(nèi)亂扔垃圾、亂涂亂畫。如需對(duì)場地進(jìn)行裝修或布置，應(yīng)提前向行政部門報(bào)備，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。裝修或布置過程中應(yīng)注意保護(hù)環(huán)境，避免對(duì)場地設(shè)施造成損壞。費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算需求部門在提交租賃申請時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制臨時(shí)場地租賃費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括租金、押金、水電費(fèi)、清潔費(fèi)、設(shè)備租賃費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。行政部門對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。審核通過后的預(yù)算作為費(fèi)用控制的依據(jù)。2.費(fèi)用支付租金等費(fèi)用按照合同約定的支付方式和時(shí)間進(jìn)行支付。行政部門負(fù)責(zé)跟蹤費(fèi)用支付情況，確保按時(shí)足額支付，避免逾期產(chǎn)生違約金或影響公司信譽(yù)。費(fèi)用支付前，需經(jīng)過財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，辦理支付手續(xù)。支付憑證應(yīng)妥善保存，作為財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。3.費(fèi)用報(bào)銷使用部門在活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷憑證應(yīng)包括租賃合同、發(fā)票、費(fèi)用清單、支付憑證等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后予以報(bào)銷。如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷憑證不符合規(guī)定或費(fèi)用超預(yù)算，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。場地歸還與驗(yàn)收1.歸還要求租賃期限屆滿或提前終止租賃時(shí)，使用部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和要求將場地歸還供應(yīng)商。歸還場地時(shí)，應(yīng)確保場地內(nèi)的設(shè)備設(shè)施完好無損，如有損壞應(yīng)照價(jià)賠償。場地應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，與租賃前狀態(tài)一致。2.驗(yàn)收流程行政部門會(huì)同供應(yīng)商對(duì)歸還的場地進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括場地設(shè)施設(shè)備狀況、環(huán)境衛(wèi)生、水電使用情況等。如驗(yàn)收合格，行政部門與供應(yīng)商簽署場地驗(yàn)收確認(rèn)書。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知使用部門進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定退還押金。如因使用部門原因?qū)е聢龅負(fù)p壞或其他違約行為，供應(yīng)商有權(quán)扣除相應(yīng)押金。檔案管理1.檔案范圍臨時(shí)場地租賃活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件資料，包括申請表、租賃合同、預(yù)算文件、支付憑證、驗(yàn)收報(bào)告等，均屬于檔案管理范疇。2.檔案整理行政部門負(fù)責(zé)對(duì)上述檔案進(jìn)行整理，按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔。確保檔案資料完整、清晰、易于查閱。3.檔案保管與查閱檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印或銷毀檔案資料。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、抽取或損壞檔案。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)臨時(shí)場地租賃活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查租賃流程是否合規(guī)、費(fèi)用支出是否合理、合同執(zhí)行是否到位等情況。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)租賃場地的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促使用部門整改。2.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、責(zé)令整改、解除租賃合同等。因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)