會(huì)計(jì)憑證打印管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司會(huì)計(jì)憑證打印管理工作，確保會(huì)計(jì)憑證的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司涉及會(huì)計(jì)憑證打印的相關(guān)工作。3.職責(zé)分工財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定會(huì)計(jì)憑證打印的格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容規(guī)范等具體要求。審核會(huì)計(jì)憑證的打印內(nèi)容，確保其符合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定。安排專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證的打印工作，并對打印過程進(jìn)行監(jiān)督。信息技術(shù)部門提供會(huì)計(jì)憑證打印所需的技術(shù)支持，確保打印設(shè)備正常運(yùn)行。協(xié)助財(cái)務(wù)部門優(yōu)化打印流程，提高打印效率。負(fù)責(zé)對打印設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，保障打印質(zhì)量。檔案管理部門負(fù)責(zé)接收、整理和保管打印好的會(huì)計(jì)憑證。按照檔案管理規(guī)定對會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的完整性和安全性。建立會(huì)計(jì)憑證檔案查閱、借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的使用權(quán)限。二、會(huì)計(jì)憑證打印格式標(biāo)準(zhǔn)1.紙張規(guī)格會(huì)計(jì)憑證統(tǒng)一使用A4紙進(jìn)行打印。紙張應(yīng)質(zhì)地良好，無破損、污漬，確保打印效果清晰。2.字體字號憑證標(biāo)題：一般采用宋體、二號字、加粗，居中顯示。憑證日期、編號、摘要、科目、金額等內(nèi)容：采用宋體、小四號字。記賬標(biāo)記、制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等簽名欄：采用宋體、五號字。3.內(nèi)容排版憑證日期應(yīng)按照年、月、日的順序填寫，格式為“XXXX年XX月XX日”。憑證編號應(yīng)連續(xù)、唯一，編號規(guī)則按照公司財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。摘要應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，字?jǐn)?shù)一般控制在20字以內(nèi)。如有需要，可分行填寫，但應(yīng)保持格式整齊。會(huì)計(jì)科目應(yīng)填寫全稱，不得使用簡稱?？颇棵Q應(yīng)與公司財(cái)務(wù)科目表一致。金額欄應(yīng)填寫準(zhǔn)確的數(shù)字，借貸方金額應(yīng)平衡。數(shù)字填寫應(yīng)規(guī)范，小數(shù)點(diǎn)后保留兩位小數(shù)。記賬標(biāo)記欄應(yīng)使用統(tǒng)一的符號（如“√”）進(jìn)行標(biāo)記，表明該憑證已記賬。制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等簽名欄應(yīng)填寫真實(shí)姓名，不得代簽。簽名應(yīng)清晰可辨，位于憑證右下角相應(yīng)位置。三、會(huì)計(jì)憑證打印內(nèi)容規(guī)范1.基本信息會(huì)計(jì)憑證應(yīng)包含以下基本信息：公司名稱、憑證日期、憑證編號、摘要、會(huì)計(jì)科目、借方金額、貸方金額、記賬標(biāo)記、制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等。2.業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要應(yīng)詳細(xì)描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，包括業(yè)務(wù)事項(xiàng)、涉及部門、金額來源或去向等。對于復(fù)雜的業(yè)務(wù)，應(yīng)分條列項(xiàng)進(jìn)行說明，確保摘要能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)全貌。3.附件要求每張會(huì)計(jì)憑證后應(yīng)附有相關(guān)的原始憑證，原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。原始憑證的內(nèi)容應(yīng)與記賬憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、合同等。原始憑證應(yīng)按照一定的順序粘貼在記賬憑證后面，粘貼應(yīng)整齊、牢固，不得隨意折疊或裁剪。對于較大的原始憑證，可采用折疊的方式使其大小與記賬憑證一致，但應(yīng)注意折疊后的憑證內(nèi)容完整、清晰可辨。原始憑證的張數(shù)應(yīng)在記賬憑證上準(zhǔn)確填寫，以便核對和查閱。四、會(huì)計(jì)憑證打印流程1.憑證錄入與審核會(huì)計(jì)人員按照財(cái)務(wù)核算要求，在財(cái)務(wù)軟件中準(zhǔn)確錄入會(huì)計(jì)憑證信息。錄入完成后，應(yīng)認(rèn)真核對憑證內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。憑證錄入人員完成錄入后，將憑證提交給審核人員進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對憑證的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括會(huì)計(jì)科目使用是否正確、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確、摘要是否清晰、附件是否齊全等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應(yīng)及時(shí)與憑證錄入人員溝通，要求其進(jìn)行修改。2.打印設(shè)置與排版審核通過的會(huì)計(jì)憑證，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)打印的人員在財(cái)務(wù)軟件中進(jìn)行打印設(shè)置。打印設(shè)置應(yīng)按照本制度規(guī)定的格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保打印出的憑證內(nèi)容清晰、格式規(guī)范。在打印之前，打印人員應(yīng)再次核對憑證信息，確保打印內(nèi)容與系統(tǒng)記錄一致。對于有多頁的憑證，應(yīng)進(jìn)行連續(xù)編號，并在每一頁上注明共幾頁、第幾頁。3.打印與裝訂打印人員按照設(shè)置好的格式進(jìn)行憑證打印。打印過程中應(yīng)注意觀察打印效果，如有卡紙、墨粉不足等問題，應(yīng)及時(shí)處理，確保打印質(zhì)量。打印完成的憑證應(yīng)及時(shí)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一的裝訂機(jī)和裝訂線，確保裝訂牢固、整齊。裝訂順序?yàn)椋河涃~憑證、原始憑證。原始憑證應(yīng)按照憑證編號順序依次排列，不得顛倒。裝訂后的憑證應(yīng)在左側(cè)打孔，孔距應(yīng)均勻，以便于翻閱和保存。裝訂完成后，應(yīng)在憑證封面加蓋公司財(cái)務(wù)專用章，并填寫憑證封面的相關(guān)信息，包括公司名稱、年度、月份、憑證起止編號、憑證冊數(shù)等。五、會(huì)計(jì)憑證打印質(zhì)量控制1.定期檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對會(huì)計(jì)憑證打印質(zhì)量進(jìn)行檢查，檢查周期為每月一次。檢查內(nèi)容包括憑證格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)、字體字號是否正確、內(nèi)容是否完整、排版是否整齊、打印清晰度是否達(dá)標(biāo)等。2.問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的打印質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)分析原因并采取相應(yīng)的處理措施。如因打印設(shè)備故障導(dǎo)致的問題，應(yīng)及時(shí)通知信息技術(shù)部門進(jìn)行維修；如因軟件設(shè)置問題導(dǎo)致的問題，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)調(diào)整軟件設(shè)置；如因操作人員失誤導(dǎo)致的問題，應(yīng)加強(qiáng)對操作人員的培訓(xùn)和管理，避免類似問題再次發(fā)生。3.質(zhì)量改進(jìn)根據(jù)定期檢查和問題處理的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會(huì)計(jì)憑證打印管理工作。如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有打印格式標(biāo)準(zhǔn)存在不合理之處，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂；如發(fā)現(xiàn)打印流程存在繁瑣環(huán)節(jié)，應(yīng)進(jìn)行優(yōu)化，提高工作效率和打印質(zhì)量。六、會(huì)計(jì)憑證打印設(shè)備管理1.設(shè)備配備公司應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)憑證打印工作的實(shí)際需要，配備足夠數(shù)量的打印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等。打印設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和穩(wěn)定性，能夠滿足會(huì)計(jì)憑證打印的質(zhì)量和效率要求。2.設(shè)備維護(hù)信息技術(shù)部門應(yīng)制定打印設(shè)備的維護(hù)計(jì)劃，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。維護(hù)內(nèi)容包括清潔設(shè)備、更換墨盒、硒鼓、紙張搓紙輪等易損部件，檢查設(shè)備的電路、機(jī)械部件是否正常運(yùn)行等。對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修，確保設(shè)備能夠正常使用。3.設(shè)備更新隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)憑證打印工作的變化，如打印量的增加、打印格式的調(diào)整等，公司應(yīng)適時(shí)對打印設(shè)備進(jìn)行更新。更新設(shè)備時(shí)，應(yīng)充分考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、價(jià)格等因素，選擇適合公司實(shí)際需求的設(shè)備。七、會(huì)計(jì)憑證檔案管理1.檔案接收檔案管理部門應(yīng)在會(huì)計(jì)憑證裝訂完成后及時(shí)接收，并進(jìn)行認(rèn)真核對。核對內(nèi)容包括憑證冊數(shù)、編號、封面信息等是否準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，要求其進(jìn)行整改。2.檔案整理檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定對接收的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括對憑證進(jìn)行分類、編號，建立檔案目錄等。分類應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、月份進(jìn)行，編號應(yīng)連續(xù)、唯一。檔案目錄應(yīng)包含憑證編號、日期、摘要、科目、金額等信息，以便于查閱和檢索。3.檔案保管檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案保管場所，確保會(huì)計(jì)憑證檔案的安全。保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，溫度、濕度應(yīng)保持在適宜的范圍內(nèi)。檔案應(yīng)按照分類順序存放，便于查找和管理。4.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)憑證檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。公司外部人員因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等特殊原因需要查閱會(huì)計(jì)憑證檔案的，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)一般包括提交查閱申請函、介紹信、身份證明等文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。會(huì)計(jì)憑證檔案一般不得外借。如有特殊情況需要外借的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可外借。外借期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司建立會(huì)計(jì)憑證打印管理監(jiān)督機(jī)制，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人定期對會(huì)計(jì)憑證打印工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括打印格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容是否規(guī)范、流程是否執(zhí)行到位、設(shè)備管理是否良好等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。2.考核辦法公司將會(huì)計(jì)憑證打印管理工作納入績效考核體系，對財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門、檔案管理部門等相關(guān)部門及人員進(jìn)行考核?？己?/p>