一人一檔建立管理制度總則目的為規(guī)范公司員工個人檔案管理，確保員工檔案的完整性、準確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工個人檔案的建立、管理和使用。原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工在公司工作期間形成的各類資料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，保護員工個人隱私，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內(nèi)容。檔案內(nèi)容個人基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復印件：提供員工身份證正反兩面復印件。3.學歷證書復印件：包括最高學歷及相關學歷證書復印件。4.學位證書復印件：如有學位，提供相應學位證書復印件。5.入職登記表：記錄員工入職時填寫的基本信息。工作經(jīng)歷1.入職時間：明確員工正式入職公司的日期。2.離職時間：如有離職情況，記錄離職日期。3.工作崗位：詳細列出員工在公司擔任過的崗位名稱。4.崗位職責描述：簡要描述員工在各崗位上的主要工作職責。5.工作業(yè)績：記錄員工在各崗位上取得的工作成果、業(yè)績表現(xiàn)等。培訓與發(fā)展1.培訓記錄：包括參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的課程名稱、培訓時間、培訓地點、培訓證書等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關記錄。3.晉升記錄：記錄員工在公司內(nèi)的晉升情況，包括晉升時間、晉升崗位等?？冃Э己?.績效考核方案：公司制定的績效考核標準和流程。2.考核結(jié)果：記錄員工各年度、各季度的績效考核成績及評價意見。3.績效改進計劃：針對績效考核結(jié)果提出的績效改進措施及執(zhí)行情況。薪酬福利1.薪酬結(jié)構(gòu)：說明員工的薪酬組成部分，如基本工資、績效工資、獎金等。2.薪酬調(diào)整記錄：記錄員工薪酬調(diào)整的時間、原因及調(diào)整幅度。3.福利情況：包括社會保險、住房公積金、帶薪年假、病假、節(jié)日福利等相關福利信息。獎懲情況1.獎勵記錄：記錄員工獲得的公司內(nèi)部獎勵、外部榮譽等，包括獎勵名稱、頒發(fā)時間、頒發(fā)單位等。2.懲罰記錄：記錄員工受到的公司內(nèi)部處罰，包括處罰原因、處罰方式、處罰時間等。勞動合同與協(xié)議1.勞動合同：簽訂的勞動合同文本。2.培訓協(xié)議：如有參加公司出資培訓簽訂的培訓協(xié)議。3.保密協(xié)議：簽訂的保密協(xié)議文本。4.競業(yè)限制協(xié)議：如有簽訂競業(yè)限制協(xié)議的相關內(nèi)容。其他資料1.體檢報告：員工入職時及公司要求的定期體檢報告。2.個人榮譽證書復印件：除工作相關獎勵外的其他個人榮譽證書。3.其他相關資料：如員工取得的專業(yè)資格證書、發(fā)表的文章等。檔案建立檔案建立流程1.新員工入職新員工入職時，需填寫《入職登記表》，并提交個人基本信息資料。人力資源部門負責收集、整理新員工提交的資料，核對信息準確性。將整理好的資料按照檔案內(nèi)容分類，建立新員工個人檔案。2.在職員工檔案更新人力資源部門定期提醒員工更新個人信息，如聯(lián)系方式、學歷變化等。員工工作崗位變動、績效考核結(jié)果反饋、薪酬調(diào)整等信息產(chǎn)生后，相關部門及時將信息提供給人力資源部門。人力資源部門根據(jù)收到的信息，及時更新員工個人檔案。檔案編號規(guī)則1.編號組成：檔案編號采用[入職年份][部門代碼][員工序號]的形式。2.入職年份：取員工入職年份的后兩位數(shù)字，如2023年入職，編號為“23”。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設置，為每個部門分配一個兩位代碼，如行政部代碼為“01”，財務部代碼為“02”等。4.員工序號：按照員工入職先后順序，為每位員工分配一個三位序號，從“001”開始。例如，行政部2023年入職的第5位員工，檔案編號為“2301005”。檔案管理檔案保管1.保管部門：公司人力資源部門負責統(tǒng)一保管員工個人檔案。2.保管方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案存放在專用檔案柜中，按檔案編號順序排列；電子檔案存儲在公司指定的服務器上，建立專門的文件夾，按照檔案編號命名，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.檔案保密：檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，未經(jīng)授權(quán)，不得擅自查閱、復制、泄露員工檔案信息。檔案柜應設置密碼鎖，并定期更換密碼。檔案查閱1.查閱權(quán)限員工本人有權(quán)查閱自己的檔案。員工如需查閱檔案，應提前向人力資源部門提出申請，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，在指定地點查閱。公司內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案的，須經(jīng)查閱人所在部門負責人及人力資源部門負責人批準，并填寫《檔案查閱申請表》。查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。外部機構(gòu)或個人因特殊原因需要查閱員工檔案的，須持有效證件及相關證明材料，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由人力資源部門安排專人陪同查閱，并嚴格登記查閱情況。2.查閱內(nèi)容限制：查閱檔案時，應嚴格按照查閱目的進行查閱，不得查閱與工作無關的內(nèi)容。如需復印檔案資料，須經(jīng)人力資源部門負責人批準，并注明用途。檔案借閱1.借閱權(quán)限：員工因特殊情況確需借閱本人檔案的，須經(jīng)人力資源部門負責人批準，辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.借閱歸還：借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，須提前向人力資源部門申請。歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，追究借閱人的責任。檔案轉(zhuǎn)移1.內(nèi)部調(diào)動：員工在公司內(nèi)部調(diào)動工作崗位時，人力資源部門應及時將其檔案轉(zhuǎn)移至新的工作部門。檔案轉(zhuǎn)移時，應辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認。2.離職：員工離職時，人力資源部門應在離職手續(xù)辦理完畢后，將其檔案轉(zhuǎn)移至員工新的工作單位或戶籍所在地的人才交流中心等檔案管理機構(gòu)。檔案轉(zhuǎn)移時，應按照檔案接收單位的要求，辦理相關轉(zhuǎn)移手續(xù)，確保檔案順利交接。檔案維護與更新定期審核1.審核周期：人力資源部門每年定期對員工個人檔案進行審核，確保檔案內(nèi)容的準確性和完整性。2.審核內(nèi)容：審核檔案中的各項信息是否與員工實際情況相符，資料是否齊全，有無遺漏或錯誤。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時與相關部門或員工本人核實，并進行更正或補充。信息更新1.主動更新：員工個人信息發(fā)生變化時，應主動向人力資源部門提交更新后的資料，如學歷證書更新、聯(lián)系方式變更等。人力資源部門應及時將更新后的信息錄入檔案，并對檔案進行相應調(diào)整。2.被動更新：因公司工作需要或其他原因，需要對員工檔案進行信息更新的，相關部門應及時將更新后的信息提供給人力資源部門。如績效考核結(jié)果調(diào)整、薪酬調(diào)整等，人力資源部門應按照規(guī)定程序，對檔案進行更新維護。檔案銷毀1.銷毀條件：員工檔案保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由人力資源部門提出銷毀申請，并填寫《檔案銷毀申請表》。經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，方可進行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀檔案編號、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人簽字確認。檔案安全與保密安全措施1.防火防盜：檔案保管場所應配備必要的防火、防盜設施，如滅火器、防盜門、防盜窗等，并定期進行檢查維護，確保設施完好有效。2.防潮防蟲：檔案柜應放置在干燥、通風的環(huán)境中，避免檔案受潮、發(fā)霉。同時，應采取防蟲措施，如放置驅(qū)蟲藥等，防止檔案被蟲蛀。3.數(shù)據(jù)備份：電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。保密制度1.保密責任：公司全體員工應嚴格遵守檔案保密制度，對員工個人檔案信息予以保密。檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.保密范圍：員工檔案中的所有信息均屬于保密范圍，包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、績效考核結(jié)