嚴(yán)格耗材使用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司耗材使用管理，規(guī)范耗材使用行為，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位在工作中使用的各類耗材，包括但不限于辦公用品（如紙張、筆、筆記本等）、辦公設(shè)備耗材（如打印機(jī)墨盒、硒鼓、復(fù)印機(jī)碳粉等）、維修耗材（如螺絲刀、扳手、零部件等）以及其他業(yè)務(wù)所需的專用耗材。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)全體員工樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，合理使用耗材，避免浪費(fèi)，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。2.按需領(lǐng)用原則：?jiǎn)T工根據(jù)工作實(shí)際需要，填寫領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)審批后領(lǐng)取相應(yīng)耗材，嚴(yán)禁超量領(lǐng)用。3.歸口管理原則：公司設(shè)立專門的部門或崗位對(duì)耗材進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放和管理，確保耗材管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任追究原則：對(duì)于因違規(guī)使用或浪費(fèi)耗材造成公司損失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、耗材采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門定期填報(bào)：各部門應(yīng)于每月[X]日前，根據(jù)本部門下月工作安排和耗材使用情況，填寫《耗材采購(gòu)計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并提交至歸口管理部門。2.歸口管理部門匯總審核：歸口管理部門收到各部門提交的《耗材采購(gòu)計(jì)劃表》后，進(jìn)行匯總審核。根據(jù)審核結(jié)果，結(jié)合庫(kù)存情況，編制公司下月《耗材采購(gòu)總計(jì)劃表》，明確采購(gòu)清單、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：歸口管理部門負(fù)責(zé)對(duì)耗材供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等情況，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商合作。2.采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)人員根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。3.采購(gòu)合同執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)人員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求供應(yīng)商整改、扣罰貨款等，并向歸口管理部門匯報(bào)。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：各部門如需采購(gòu)耗材，應(yīng)填寫《耗材采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)原因、采購(gòu)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至歸口管理部門。2.審批：歸口管理部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)其進(jìn)行審核。如申請(qǐng)金額在部門預(yù)算范圍內(nèi)且符合實(shí)際工作需要，由歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批；如申請(qǐng)金額超出部門預(yù)算或涉及特殊采購(gòu)項(xiàng)目，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施：經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)人員按照采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等方式，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，并確保采購(gòu)過(guò)程的合規(guī)性。4.驗(yàn)收：耗材到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員對(duì)照采購(gòu)合同和送貨單，對(duì)耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)，確保與合同約定一致。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或補(bǔ)貨，并做好相應(yīng)記錄。5.入庫(kù)：驗(yàn)收合格的耗材，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照規(guī)定辦理入庫(kù)手續(xù)，將耗材分類存放，并登記入賬。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄耗材的入庫(kù)時(shí)間、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。三、耗材庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)每月對(duì)庫(kù)存耗材進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《耗材盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、賬面庫(kù)存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等。2.不定期抽查：歸口管理部門不定期對(duì)庫(kù)存耗材進(jìn)行抽查盤點(diǎn)，檢查庫(kù)存管理情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）庫(kù)存安全管理1.存儲(chǔ)條件要求：根據(jù)耗材的特性和保管要求，合理設(shè)置倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)環(huán)境，確保耗材存儲(chǔ)安全。對(duì)于易燃、易爆、易腐蝕等特殊耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。2.庫(kù)存標(biāo)識(shí)管理：倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的耗材應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、批次等信息，便于識(shí)別和管理。3.庫(kù)存損耗控制：加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存耗材的管理，防止因保管不善、過(guò)期變質(zhì)等原因造成庫(kù)存損耗。對(duì)于易損耗的耗材，應(yīng)制定合理的庫(kù)存限額，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)貨，確保工作正常開(kāi)展。（三）庫(kù)存預(yù)警1.設(shè)定預(yù)警指標(biāo)：歸口管理部門根據(jù)各類耗材的歷史使用數(shù)據(jù)、采購(gòu)周期、安全庫(kù)存等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警下限或高于預(yù)警上限時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警提示。2.預(yù)警處理：倉(cāng)庫(kù)管理人員收到預(yù)警提示后，應(yīng)及時(shí)分析庫(kù)存情況，根據(jù)實(shí)際需求填寫《耗材采購(gòu)申請(qǐng)單》或《庫(kù)存調(diào)整申請(qǐng)單》，報(bào)歸口管理部門審批后進(jìn)行相應(yīng)處理。如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等原因需要調(diào)整庫(kù)存限額，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。四、耗材發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放：?jiǎn)T工根據(jù)工作實(shí)際需要，填寫領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)審批后領(lǐng)取相應(yīng)耗材。嚴(yán)禁超量領(lǐng)用或挪作他用。2.限額發(fā)放：對(duì)于常用耗材，根據(jù)員工崗位性質(zhì)和工作任務(wù)量，設(shè)定每月或每季度的領(lǐng)用限額。員工領(lǐng)用數(shù)量超過(guò)限額時(shí)，需說(shuō)明原因并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。3.以舊換新：對(duì)于部分可回收利用的耗材，如硒鼓、墨盒等，實(shí)行以舊換新制度。員工在領(lǐng)取新耗材時(shí)，應(yīng)將舊耗材交回倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員核對(duì)后進(jìn)行登記入賬。（二）發(fā)放流程1.領(lǐng)用申請(qǐng)：?jiǎn)T工如需領(lǐng)用耗材，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫《耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審批。如申請(qǐng)合理，簽字確認(rèn)后提交至歸口管理部門；如申請(qǐng)不合理，應(yīng)向員工說(shuō)明原因并拒絕審批。3.發(fā)放：歸口管理部門收到經(jīng)審批的領(lǐng)用申請(qǐng)后，通知倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)放耗材。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，核對(duì)庫(kù)存后發(fā)放相應(yīng)耗材，并在系統(tǒng)中記錄領(lǐng)用情況。領(lǐng)用申請(qǐng)表由倉(cāng)庫(kù)管理人員留存歸檔。五、耗材使用管理（一）員工培訓(xùn)1.新員工入職培訓(xùn)：新員工入職時(shí)，公司應(yīng)組織開(kāi)展耗材使用培訓(xùn)，介紹公司耗材管理制度和使用規(guī)范，幫助新員工了解如何正確使用和節(jié)約耗材。2.定期培訓(xùn)：公司應(yīng)定期組織全體員工參加耗材使用培訓(xùn)，提高員工的節(jié)約意識(shí)和使用技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括各類耗材的特點(diǎn)、使用方法、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)以及節(jié)約措施等。（二）使用規(guī)范1.辦公用品使用規(guī)范：?jiǎn)T工應(yīng)合理使用紙張，盡量雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)；使用筆、筆記本等辦公用品時(shí)，應(yīng)節(jié)約使用，避免無(wú)故丟棄；對(duì)于廢棄的紙張、文件等，應(yīng)分類收集，集中處理，可回收利用的應(yīng)進(jìn)行回收。2.辦公設(shè)備耗材使用規(guī)范：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的操作人員應(yīng)熟悉設(shè)備性能和操作流程，按照操作規(guī)程正確使用耗材，定期清理設(shè)備，延長(zhǎng)耗材使用壽命。更換墨盒、硒鼓等耗材時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、兼容性好的產(chǎn)品，并按照說(shuō)明書(shū)進(jìn)行正確安裝。3.維修耗材使用規(guī)范：維修人員在進(jìn)行設(shè)備維修時(shí)，應(yīng)根據(jù)設(shè)備故障情況，合理使用維修耗材，避免浪費(fèi)。對(duì)于可修復(fù)的零部件，應(yīng)盡量進(jìn)行修復(fù)后再使用；對(duì)于廢棄的維修耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理。（三）監(jiān)督檢查1.日常巡查：公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門耗材使用情況進(jìn)行日常巡查，檢查員工是否按規(guī)定使用耗材，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提醒糾正，并做好記錄。2.定期檢查：公司定期組織對(duì)各部門耗材使用情況進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用記錄、使用情況、庫(kù)存管理等。根據(jù)檢查結(jié)果，對(duì)存在問(wèn)題的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并提出整改要求。3.舉報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)：鼓勵(lì)全體員工對(duì)違規(guī)使用或浪費(fèi)耗材的行為進(jìn)行舉