it設(shè)備采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司IT設(shè)備采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)的IT設(shè)備符合公司業(yè)務(wù)需求，提高設(shè)備使用效率，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有IT設(shè)備的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于電腦、服務(wù)器、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際工作需要，合理確定IT設(shè)備的采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格和型號(hào)。2.性價(jià)比原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，綜合考慮設(shè)備的性能、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比最優(yōu)的產(chǎn)品。3.歸口管理原則：IT設(shè)備采購(gòu)工作由公司指定的部門歸口管理，統(tǒng)一負(fù)責(zé)采購(gòu)流程的組織和實(shí)施。4.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)過程合法合規(guī)。二、采購(gòu)需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，定期或不定期向歸口管理部門提出IT設(shè)備采購(gòu)需求。需求應(yīng)明確設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等詳細(xì)信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急的采購(gòu)需求，應(yīng)填寫《IT設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，說明需求的緊急程度、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給歸口管理部門。（二）需求審核1.歸口管理部門收到采購(gòu)需求后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括但不限于業(yè)務(wù)需求的真實(shí)性、設(shè)備配置的合理性、預(yù)算的可行性等。2.對(duì)于不符合公司業(yè)務(wù)需求或預(yù)算超支的采購(gòu)需求，歸口管理部門應(yīng)與需求部門進(jìn)行溝通，提出修改建議或不予批準(zhǔn)。（三）需求變更1.在采購(gòu)合同簽訂前，如果需求部門需要變更采購(gòu)需求，應(yīng)填寫《IT設(shè)備采購(gòu)需求變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因及對(duì)采購(gòu)預(yù)算和交貨期的影響，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給歸口管理部門。2.歸口管理部門收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)重新組織審核，并根據(jù)審核結(jié)果與供應(yīng)商協(xié)商變更合同條款。如因需求變更導(dǎo)致采購(gòu)成本增加或交貨期延長(zhǎng)，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.歸口管理部門根據(jù)審核通過的采購(gòu)需求，結(jié)合公司年度預(yù)算和庫存情況，制定IT設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.歸口管理部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽(yù)、較強(qiáng)的技術(shù)實(shí)力、完善的售后服務(wù)體系，并能夠提供符合公司要求的產(chǎn)品和服務(wù)。2.根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，歸口管理部門從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并組織相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.經(jīng)過考察和審核后，歸口管理部門確定入圍供應(yīng)商名單，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（三）采購(gòu)談判與合同簽訂1.歸口管理部門與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判過程中，應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。2.談判達(dá)成一致后，雙方簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、設(shè)備的規(guī)格和型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購(gòu)合同簽訂后，歸口管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤合同執(zhí)行情況。（四）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式將設(shè)備交付給公司。歸口管理部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通交貨事宜，確保設(shè)備按時(shí)、準(zhǔn)確交付。2.設(shè)備到貨后，歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等方面。對(duì)于重要設(shè)備或技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在《IT設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或更換設(shè)備，直至驗(yàn)收合格為止。（五）采購(gòu)付款1.設(shè)備驗(yàn)收合格后，歸口管理部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和期限，填寫《IT設(shè)備付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式支付貨款。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.歸口管理部門應(yīng)根據(jù)公司年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和IT設(shè)備采購(gòu)需求，編制IT設(shè)備采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用、售后服務(wù)費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.采購(gòu)預(yù)算編制應(yīng)遵循“量入為出、收支平衡”的原則，確保預(yù)算的合理性和可行性。預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交給公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。（三）預(yù)算控制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的控制和監(jiān)督，定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行核對(duì)和分析，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.對(duì)于超預(yù)算采購(gòu)的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并要求歸口管理部門說明原因。如因特殊原因確需超預(yù)算采購(gòu)的，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理付款手續(xù)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)IT設(shè)備采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋采購(gòu)需求不準(zhǔn)確、供應(yīng)商選擇不當(dāng)、合同簽訂不規(guī)范、采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)、交貨期延遲、設(shè)備質(zhì)量問題、售后服務(wù)不到位等方面。2.對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.采購(gòu)需求不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)需求審核和溝通，確保采購(gòu)需求準(zhǔn)確無誤。在采購(gòu)過程中，如發(fā)現(xiàn)需求變更，應(yīng)及時(shí)按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。2.供應(yīng)商選擇不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)：建立嚴(yán)格的供應(yīng)商選擇和評(píng)估機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面考察和審核。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。3.合同簽訂不規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)：合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集和分析市場(chǎng)價(jià)格信息。在采購(gòu)談判過程中，充分利用市場(chǎng)信息，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的設(shè)備，可考慮采用套期保值等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范。5.交貨期延遲風(fēng)險(xiǎn)：在采購(gòu)合同中明確交貨期和違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商交貨期的跟蹤和監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商加快進(jìn)度或?qū)ふ姨娲?yīng)商。6.設(shè)備質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收，加強(qiáng)對(duì)設(shè)備質(zhì)量的檢驗(yàn)和測(cè)試。對(duì)于重要設(shè)備或技術(shù)復(fù)雜的設(shè)備，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或更換設(shè)備。7.售后服務(wù)不到位風(fēng)險(xiǎn)：在采購(gòu)合同中明確售后服務(wù)條款，要求供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)。建立售后服務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。對(duì)于售后服務(wù)不到位的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)IT設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)預(yù)算的使用情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.歸口管理部門應(yīng)建立IT設(shè)備采購(gòu)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員的工作績(jī)效進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本控制、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況等方面。2.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問題的采購(gòu)人員