優(yōu)才公司檔案管理制度總則目的為加強優(yōu)才公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于優(yōu)才公司各部門及全體員工。檔案定義本制度所稱檔案是指優(yōu)才公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、會議記錄、人事檔案、財務檔案等。管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級負責、分類管理、安全保密、方便利用的原則。檔案管理機構(gòu)及職責檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌公司檔案管理工作。檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務。6.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進建議。各部門職責1.負責本部門檔案材料的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、借閱登記等。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.各類合同協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.財務報表、賬目、憑證等。4.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、績效考核記錄等。5.會議記錄、決議、紀要等。6.業(yè)務往來信函、傳真、電子郵件等。7.公司內(nèi)部規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)等。8.其他具有保存價值的文件資料。收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保材料的及時、完整。2.收集的檔案材料應真實、準確、規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子檔案應進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。整理方法1.檔案管理部門按照檔案的形成來源、時間順序、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的名稱、日期、編號、保管期限等信息。3.按照分類標準將檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、保管期限等。檔案的歸檔歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理完畢，移交至檔案管理部門。2.對于重要緊急的檔案材料，應及時移交歸檔。歸檔程序1.各部門填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、檢查，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照整理要求對歸檔檔案進行進一步整理、編目，并上架存放。檔案的保管保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議等重要文件。長期保管的檔案包括合同協(xié)議、人事檔案等，保管期限一般為[X]年。短期保管的檔案包括一般性文件、報表等，保管期限一般為[X]年。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等確定保管期限，并在檔案目錄清單中注明。保管要求1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色等檔案應及時進行修復或復制。檔案的利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。查閱程序1.查閱申請人將檔案查閱申請表提交至檔案管理部門。2.檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進行審核，審核通過后，提供相應的檔案供查閱，并做好查閱登記。3.查閱人員應在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱程序1.借閱申請人將檔案借閱申請表提交至檔案管理部門。2.檔案管理人員根據(jù)借閱權(quán)限進行審核，審核通過后，與借閱申請人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，并收取一定的押金。3.檔案管理人員將檔案提供給借閱申請人，并做好借閱登記，注明借閱時間、期限、歸還時間等信息。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自復制、涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。如發(fā)生檔案丟失或損壞，應照價賠償。5.借閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)，退還押金。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員及公司分管領(lǐng)導組成，負責對到期檔案進行鑒定。鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后予以銷毀。銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清單，列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案鑒定小組對銷毀清單進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導批準。3.檔案管理部門按照批準的銷毀清單進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。4.檔案銷毀后，檔案管理部門在檔案銷毀清單上注明“已銷毀”字樣，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案的保密保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案查閱、借閱場所應設置專門區(qū)域，無關(guān)人員不得進入。3.對涉及公司機密的檔案，應采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施。保密責任1.公司員工應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自傳播、泄露檔案信息。2.如因工作失誤或故意泄露檔案信息，給公司造成損失的，應依法追究相關(guān)人員的責任。檔案的信息化管理信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷的檔案服務。信息化管理要求1.檔案管理部門應定期對檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.對電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并做好數(shù)據(jù)備份工作。3.檔案信息管理系統(tǒng)應具備用戶權(quán)限管理、檔案檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功