運(yùn)營管理部資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)運(yùn)營管理部資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運(yùn)營管理部所有資料的管理，包括但不限于文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表、合同、協(xié)議等各類資料。（三）基本原則1.集中管理原則：運(yùn)營管理部資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、來源等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失和損壞，對涉及公司機(jī)密的資料要嚴(yán)格保密。4.動態(tài)更新原則：資料應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)展和實(shí)際情況及時(shí)更新，確保資料的時(shí)效性和有效性。二、資料的分類與編號（一）資料分類1.運(yùn)營文件類：包括公司運(yùn)營相關(guān)的規(guī)章制度、流程文件、通知、通報(bào)等。2.市場調(diào)研類：市場調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告、競爭對手資料等。3.銷售數(shù)據(jù)類：銷售業(yè)績報(bào)表、客戶信息資料、銷售合同等。4.運(yùn)營分析類：運(yùn)營數(shù)據(jù)分析報(bào)告、業(yè)務(wù)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。6.合同協(xié)議類：與供應(yīng)商、合作伙伴簽訂的各類合同、協(xié)議等。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他運(yùn)營管理部相關(guān)資料。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用“部門代碼+分類代碼+年份+順序號”的格式。2.部門代碼：運(yùn)營管理部為“YM”。3.分類代碼：按照上述資料分類，分別對應(yīng)不同的兩位數(shù)字代碼，如運(yùn)營文件類為“01”，市場調(diào)研類為“02”等。4.年份：取資料形成年份的后兩位數(shù)字。5.順序號：按照資料形成的先后順序依次編號，從“001”開始。6.示例：YM012305008，表示運(yùn)營管理部2023年第8份運(yùn)營文件類資料。三、資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各崗位工作人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集本崗位工作中產(chǎn)生的各類資料，并按照要求整理后提交給資料管理員。2.涉及跨部門合作的項(xiàng)目，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門收集和整理項(xiàng)目資料，并統(tǒng)一提交給資料管理員。（二）收集要求1.資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。2.收集的資料應(yīng)具有時(shí)效性，及時(shí)反映工作進(jìn)展和實(shí)際情況。3.對于電子資料，應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，便于存儲和查閱。（三）整理方法1.資料管理員收到資料后，按照資料分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類整理。2.對每份資料進(jìn)行核對，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有缺失或錯誤，及時(shí)與提交人溝通補(bǔ)充或修正。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，并在封面注明資料名稱、編號、日期等信息；對于電子資料，應(yīng)按照分類文件夾進(jìn)行存儲，并命名規(guī)范，便于查找。四、資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.資料整理完成后，資料管理員應(yīng)及時(shí)將資料歸檔到相應(yīng)的檔案柜或電子存儲設(shè)備中。2.歸檔時(shí)，應(yīng)按照資料編號順序依次排列，確保資料存放有序。3.建立資料歸檔清單，記錄資料的名稱、編號、歸檔日期等信息，便于查詢和核對。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料：存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子資料：存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保資料的安全性。（三）保管期限1.運(yùn)營文件類、合同協(xié)議類等重要資料的保管期限為長期，直至資料失效或不再具有保存價(jià)值。2.市場調(diào)研類、銷售數(shù)據(jù)類、運(yùn)營分析類等資料的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為35年。3.項(xiàng)目文檔類資料的保管期限至項(xiàng)目結(jié)束后3年。（四）定期盤點(diǎn)1.資料管理員應(yīng)定期對資料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保資料的數(shù)量和完整性與歸檔清單一致。2.盤點(diǎn)周期為每半年一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.運(yùn)營管理部內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，可直接向資料管理員提出申請，經(jīng)同意后即可查閱。2.公司其他部門人員因工作需要查閱運(yùn)營管理部資料的，需填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經(jīng)運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)人審批后，由資料管理員陪同查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱運(yùn)營管理部資料的，需提交正式的查閱申請函，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在資料管理員指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出指定區(qū)域。2.查閱過程中應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。3.如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱流程1.運(yùn)營管理部內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，需填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，向資料管理員辦理借閱手續(xù)。2.公司其他部門人員借閱運(yùn)營管理部資料的，除填寫《資料借閱申請表》外，還需經(jīng)運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)人審批，借閱期限一般不超過7個(gè)工作日。3.外部單位或個(gè)人借閱運(yùn)營管理部資料的，按照公司對外借閱資料的相關(guān)規(guī)定辦理審批和登記手續(xù)，借閱期限根據(jù)具體情況確定，最長不超過15個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前向資料管理員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.資料歸還時(shí)，資料管理員應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感資料。2.運(yùn)營管理部在工作過程中形成的尚未公開的重要資料。（二）保密措施1.對涉及保密的資料，應(yīng)在資料上加蓋“保密”標(biāo)識，并采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。2.資料管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露資料內(nèi)容。3.查閱和借閱保密資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對資料內(nèi)容予以保密。4.在對外交流、合作等活動中，如需提供涉及保密的資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)資料有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對泄密責(zé)任人，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如造成經(jīng)濟(jì)損失的，還應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且不再具有保存價(jià)值。2.資料因各種原因已失效、作廢或不再適用。3.資料涉及的項(xiàng)目已結(jié)束，且相關(guān)工作已全部完成。（二）銷毀流程1.資料管理員根據(jù)資料的保管期限和實(shí)際情況，定期清理擬銷毀的資料，并填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。4.資料銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《資料銷毀記錄》上簽字確認(rèn)，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人等信息。八、資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對資料管理工作進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督，確保資料管理工作符合本制度要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對運(yùn)營管理部資料管理情況進(jìn)行不定期審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）考核辦法1.將資料管理工作納入部門和個(gè)人績效考核體系，對資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和