voip電話管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司VOIP電話的使用，提高通訊效率，降低通訊成本，確保公司通訊安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）定義VOIP電話：指基于互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議（IP）的語音通信技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸語音信號，實現(xiàn)語音通話功能的電話系統(tǒng)。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)VOIP電話系統(tǒng)的日常維護(hù)、故障排除及技術(shù)支持。2.定期對VOIP電話設(shè)備進(jìn)行檢查、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理分配VOIP電話號碼資源。（二）人力資源部門1.將VOIP電話使用規(guī)范納入員工培訓(xùn)內(nèi)容，確保員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。2.對違反VOIP電話管理制度的行為進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門VOIP電話的日常管理，監(jiān)督員工正確使用。2.對本部門員工的VOIP電話使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。（四）員工1.嚴(yán)格遵守本制度，正確、規(guī)范使用VOIP電話。2.妥善保管個人使用的VOIP電話設(shè)備，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.如發(fā)現(xiàn)VOIP電話設(shè)備故障或通訊異常，及時向行政部門報告。三、VOIP電話使用規(guī)范（一）撥打與接聽1.員工在撥打VOIP電話時，應(yīng)先確認(rèn)對方電話號碼的準(zhǔn)確性，避免誤撥。2.接聽VOIP電話應(yīng)及時、禮貌，在電話鈴響三聲內(nèi)接聽。3.通話過程中，應(yīng)使用文明用語，表達(dá)清晰、簡潔，避免使用不文明或不恰當(dāng)?shù)恼Z言。4.如遇重要電話或需長時間溝通的電話，應(yīng)盡量選擇安靜、無干擾的環(huán)境進(jìn)行通話，確保通話質(zhì)量。（二）通話時長與頻率1.員工應(yīng)合理控制VOIP電話的通話時長，避免長時間占用線路資源，影響他人使用。2.嚴(yán)禁利用VOIP電話進(jìn)行私人閑聊、撥打與工作無關(guān)的電話。如因工作需要撥打私人電話，應(yīng)盡量縮短通話時間。（三）特殊情況處理1.如遇VOIP電話無法接通、通話中斷或出現(xiàn)其他異常情況，應(yīng)嘗試重新?lián)艽蚧虻却毯笤贀?。如問題仍未解決，及時向行政部門報告。2.如接到外部緊急電話，應(yīng)優(yōu)先處理，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。四、VOIP電話設(shè)備管理（一）設(shè)備領(lǐng)取與歸還1.新員工入職時，由行政部門統(tǒng)一發(fā)放VOIP電話設(shè)備，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.員工離職時，應(yīng)將VOIP電話設(shè)備完好無損地歸還行政部門，辦理歸還手續(xù)。如設(shè)備有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。（二）設(shè)備使用與維護(hù)1.員工應(yīng)妥善使用VOIP電話設(shè)備，不得隨意拆卸、改裝或損壞設(shè)備。2.保持設(shè)備清潔，定期擦拭，避免灰塵、水漬等影響設(shè)備正常運行。3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常，應(yīng)及時向行政部門報告，不得自行修理。（三）設(shè)備存放與保管1.員工在工作時間內(nèi)，應(yīng)將VOIP電話設(shè)備放置在辦公桌上，便于使用。2.下班后或長時間離開辦公室時，應(yīng)將設(shè)備妥善保管，防止丟失或被盜。五、VOIP電話費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定VOIP電話費用標(biāo)準(zhǔn)，具體費用標(biāo)準(zhǔn)另行通知。（二）費用核算與報銷1.行政部門每月對VOIP電話費用進(jìn)行核算，并生成費用報表。2.員工因工作需要產(chǎn)生的VOIP電話費用，按照公司費用報銷制度進(jìn)行報銷。報銷時應(yīng)提供有效的通話記錄或發(fā)票等憑證。（三）費用控制1.各部門應(yīng)合理控制VOIP電話費用支出，如發(fā)現(xiàn)費用異常，應(yīng)及時查找原因并采取措施進(jìn)行調(diào)整。2.行政部門定期對VOIP電話費用進(jìn)行分析，總結(jié)費用使用情況，為公司制定合理的通訊費用預(yù)算提供依據(jù)。六、VOIP電話安全管理（一）信息安全1.員工在使用VOIP電話時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息安全制度，不得泄露公司機密信息。2.嚴(yán)禁利用VOIP電話進(jìn)行非法活動，如詐騙、騷擾等。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.確保VOIP電話系統(tǒng)與公司網(wǎng)絡(luò)的安全連接，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對VOIP電話系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（三）應(yīng)急處理1.制定VOIP電話系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，如遇突發(fā)情況（如網(wǎng)絡(luò)中斷、系統(tǒng)故障等），能夠迅速采取措施進(jìn)行恢復(fù)，確保通訊正常。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處理能力。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對VOIP電話的使用情況進(jìn)行檢查，包括通話記錄、設(shè)備使用情況等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)信息。（二）考核機制1.將VOIP電話使用情況納入員工績效考核體系，對遵守制度、使用規(guī)范的員工給予適當(dāng)獎勵。2.對違反VOIP電話管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.人力資源部門定期組織VOIP電話使用培訓(xùn)，提高員工的操作技能和使用規(guī)范意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括VOIP電話的基本操作、使用規(guī)范、安全注意事項等。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部公告、郵件、培訓(xùn)等方式，向員工宣傳VOIP電話管理制度，