人員到訪流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人員到訪管理，確保公司正常辦公秩序，保障公司安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有到訪公司的外部人員，包括但不限于客戶、供應商、合作伙伴、政府部門工作人員等，以及因公外出返回公司的內部員工。（三）基本原則1.安全第一原則：確保人員到訪期間公司及人員的安全。2.規(guī)范有序原則：明確人員到訪流程，做到有章可循、規(guī)范有序。3.高效服務原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，為到訪人員提供高效、便捷的服務。二、到訪前準備（一）預約1.外部人員到訪前，需提前與公司相關對接人進行預約。預約方式可采用電話、郵件或公司指定的預約系統(tǒng)。2.預約內容應包括到訪人員姓名、單位、聯(lián)系方式、到訪日期、到訪時間、到訪目的、預計停留時長等信息。3.內部員工因公外出返回公司前，如需進入公司，應提前告知本部門負責人及行政部門，說明返回時間等相關信息。（二）信息審核與通知1.對接人收到預約信息后，應對到訪人員信息進行審核。如信息不完整或存在疑問，應及時與到訪人員溝通補充或核實。2.對于重要客戶、合作伙伴等特殊人員的到訪，對接人應提前向相關領導匯報，并根據(jù)領導指示做好相應準備工作。3.審核通過后，對接人應及時將預約信息通知行政部門，并告知到訪人員公司的相關要求和注意事項。（三）安全告知1.行政部門在收到預約信息后，應向到訪人員發(fā)送安全告知書，內容包括公司安全規(guī)定、禁止攜帶的物品、緊急聯(lián)系方式等。2.對于可能涉及公司機密信息的到訪人員，還應簽訂保密協(xié)議，并在安全告知書中明確保密要求。三、到訪登記（一）登記地點公司設立專門的來訪人員登記處，一般位于公司前臺或其他指定地點。（二）登記流程1.到訪人員到達公司后，應先前往來訪人員登記處。2.登記處工作人員應核對到訪人員身份信息，確認與預約信息一致。3.到訪人員需填寫《來訪人員登記表》，內容包括姓名、單位、聯(lián)系方式、到訪日期、到訪時間、到訪部門、到訪目的、預計停留時長等。4.工作人員應檢查到訪人員攜帶的物品，如發(fā)現(xiàn)禁止攜帶的物品，應予以寄存或勸返。5.工作人員為到訪人員發(fā)放臨時出入證，并告知其佩戴要求和使用期限。（三）特殊情況處理1.對于未提前預約的到訪人員，登記處工作人員應先聯(lián)系相關對接人，經(jīng)對接人同意并說明情況后，方可進行登記。如對接人無法及時聯(lián)系上，應請到訪人員稍作等待，并向上級領導匯報。2.如到訪人員身份信息存在疑問，登記處工作人員有權拒絕其進入公司，并及時核實情況或報警處理。四、陪同引導（一）陪同人員安排1.對接人應根據(jù)到訪人員的來訪目的，安排相應的陪同人員。陪同人員應熟悉公司情況，能夠為到訪人員提供必要的幫助和服務。2.對于重要客戶、合作伙伴等特殊人員的到訪，應安排級別相當?shù)念I導或工作人員全程陪同。（二）引導路線陪同人員應引導到訪人員按照規(guī)定的路線前往目的地，避免無關人員進入公司敏感區(qū)域。引導過程中，應注意維護秩序，提醒到訪人員注意安全。（三）溝通協(xié)調陪同人員應與到訪人員保持良好的溝通，及時解答其疑問，協(xié)調處理相關事宜。如有需要，應提前與相關部門或人員溝通協(xié)調，確保到訪人員的行程順利。五、安全管理（一）人員安全1.公司內部應加強安全巡邏，確保來訪人員在公司內的人身安全。2.如發(fā)現(xiàn)來訪人員身體不適或突發(fā)疾病，應及時提供必要的幫助，并通知公司醫(yī)務室或附近醫(yī)院。3.對于涉及公司機密信息的來訪人員，應加強安全防范措施，確保信息安全。（二）物品安全1.來訪人員攜帶的物品應妥善保管，如需寄存，應存放在公司指定的寄存處，并辦理寄存手續(xù)。2.公司內部應加強對公共區(qū)域和重要場所的物品安全管理，防止物品丟失或損壞。（三）消防安全1.公司應定期組織消防安全培訓和演練，提高來訪人員和公司員工的消防安全意識。2.來訪人員應遵守公司的消防安全規(guī)定，不得在公司內吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設備。3.發(fā)現(xiàn)消防安全隱患，應及時報告并采取措施消除隱患。六、會議及活動管理（一）會議安排1.如有會議需求，對接人應提前與行政部門溝通協(xié)調，確定會議時間、地點、參會人員等信息。2.行政部門應根據(jù)會議安排，做好會議室布置、設備調試等準備工作。3.會議期間，應安排專人負責會議服務，確保會議順利進行。（二）活動組織1.對于公司組織的大型活動，如年會、慶典等，應提前制定詳細的活動方案，并報相關領導審批。2.活動方案應包括活動時間、地點、活動內容、參與人員、安全保障措施等內容。3.活動期間，應加強現(xiàn)場管理，確保人員安全和活動秩序。（三）外來人員參與公司活動管理1.外來人員參與公司活動，應提前按照本制度進行預約和登記。2.活動組織部門應根據(jù)活動性質和要求，對外來人員進行必要的培訓和安全教育。3.活動結束后，外來人員應及時離開公司，如需繼續(xù)停留，應重新辦理相關手續(xù)。七、離開管理（一）交還物品1.來訪人員離開公司前，應將臨時出入證交還給登記處工作人員。2.如來訪人員有物品寄存在公司，應在離開時憑寄存憑證領取。（二）信息確認登記處工作人員應核對來訪人員的登記信息，確認其已按要求完成相關事項。（三）注銷登記確認無誤后，登記處工作人員應在《來訪人員登記表》上注明離開時間，并進行注銷登記。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責對人員到訪流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對來訪人員登記處、會議室、活動現(xiàn)場等進行檢查。2.對違反本制度的行為，應及時進行糾正，并記錄在案。（二）考核評估1.將人員到訪流程執(zhí)行情況納入公司員工績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工和部門進行表彰和獎勵。2.對違反本制度，給公司造成損