xx公司行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政工作流程，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本行政管理制度。（二）適用范圍本制度適用于XX公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項規(guī)定符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合理性原則：制度制定與執(zhí)行充分考慮公司實際情況，做到公平、合理、可行。3.規(guī)范化原則：明確工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。4.服務(wù)性原則：行政部門樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部門組織架構(gòu)行政部門設(shè)部門經(jīng)理一名，下設(shè)行政專員、后勤專員、檔案管理專員等崗位，各崗位分工明確，協(xié)同合作。（二）部門職責(zé)1.行政部門經(jīng)理負責(zé)行政部門整體工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督。制定行政工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。與公司其他部門保持良好溝通與協(xié)作，協(xié)調(diào)處理各類行政事務(wù)。審核行政費用預(yù)算，控制行政成本。負責(zé)行政人員的培訓(xùn)與考核，提升團隊整體素質(zhì)。2.行政專員負責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)與歸檔管理。安排公司會議、活動的籌備與組織工作，做好會議記錄。負責(zé)公司辦公用品的采購、發(fā)放與管理。辦理公司員工的入職、離職、調(diào)崗等手續(xù)，維護員工信息檔案。協(xié)助部門經(jīng)理處理其他行政事務(wù)。3.后勤專員負責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，定期進行清潔消毒。管理公司固定資產(chǎn)，建立資產(chǎn)臺賬，定期進行盤點。負責(zé)公司辦公設(shè)備的日常維護與維修，確保設(shè)備正常運行。安排公司車輛的調(diào)度與使用管理，做好車輛保養(yǎng)與安全檢查。負責(zé)公司食堂、宿舍等后勤保障工作，提供良好的生活服務(wù)。4.檔案管理專員負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔與保管工作。建立檔案管理制度和檢索體系，確保檔案的安全與完整。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記與跟蹤管理。定期對檔案進行鑒定與銷毀，做好相關(guān)記錄。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布置1.各部門應(yīng)按照公司統(tǒng)一規(guī)劃，合理安排辦公桌椅、文件柜等辦公設(shè)施，保持辦公區(qū)域整潔、有序。2.辦公桌面應(yīng)保持整潔，文件、資料、辦公用品等擺放整齊，不得隨意堆放雜物。（二）環(huán)境衛(wèi)生維護1.實行值日制度，各部門輪流負責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常衛(wèi)生清掃，確保地面干凈、桌面無塵、垃圾及時清理。2.公共區(qū)域（如走廊、樓梯、會議室等）由后勤人員定期進行清潔消毒，保持環(huán)境整潔。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾，不得在非吸煙區(qū)吸煙。（三）噪音與安全管理1.員工在辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)保持安靜，避免大聲喧嘩、播放高分貝音樂等影響他人工作的行為。2.注意用電安全，不得私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備，下班時關(guān)閉辦公設(shè)備電源。3.加強消防安全意識，不得在辦公區(qū)域內(nèi)堆放易燃、易爆物品，熟悉并遵守公司的消防規(guī)定，愛護消防設(shè)施。四、辦公用品管理（一）采購管理1.行政專員應(yīng)根據(jù)公司辦公用品的使用情況，定期編制采購計劃，報部門經(jīng)理審核后實施采購。2.采購辦公用品時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，嚴格按照采購流程進行操作，確保采購物品符合公司要求。3.對于批量采購的辦公用品，應(yīng)進行嚴格的驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與采購合同一致，如有問題及時與供應(yīng)商溝通解決。（二）發(fā)放與領(lǐng)用1.設(shè)立辦公用品領(lǐng)用臺賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。2.員工領(lǐng)用辦公用品時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后到行政專員處領(lǐng)取。3.行政專員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請表及時發(fā)放辦公用品，并在臺賬上做好記錄。對于限量領(lǐng)用的辦公用品，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放。（三）庫存管理1.建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。2.對于常用辦公用品，應(yīng)保持一定的安全庫存，避免因庫存不足影響工作正常開展；對于不常用或積壓的辦公用品，應(yīng)及時進行清理或調(diào)配。3.庫存辦公用品應(yīng)分類存放，擺放整齊，便于查找和管理。同時，要做好防潮、防火、防蟲等工作，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。五、會議與活動管理（一）會議管理1.會議分類公司例會：包括周例會、月例會等，由公司管理層主持，各部門負責(zé)人參加，主要匯報工作進展、討論解決問題、部署下一階段工作任務(wù)。部門會議：由各部門自行組織召開，傳達公司會議精神，安排部門內(nèi)部工作，參加人員為部門全體員工。專項會議：針對特定工作事項或問題召開的會議，如項目研討會、協(xié)調(diào)會等，參加人員根據(jù)會議主題確定。2.會議籌備會議組織部門應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并及時通知相關(guān)人員。行政專員負責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置，準(zhǔn)備會議所需的設(shè)備（如投影儀、音響等）、文具（如筆記本、筆等）和資料（如會議議程、匯報材料等）。根據(jù)會議需要，安排專人負責(zé)會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。3.會議紀律參會人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假。會議期間，應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或玩手機，保持會議秩序。認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、私下議論，如有意見或建議應(yīng)在合適的時機提出。（二）活動管理1.活動策劃公司組織的各類活動（如團建活動、節(jié)日慶祝活動等）由行政部門負責(zé)策劃。策劃方案應(yīng)包括活動主題、時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容、預(yù)算等。廣泛征求員工意見和建議，確?；顒臃桨妇哂形涂尚行浴?.活動組織與實施按照活動策劃方案，做好活動的各項準(zhǔn)備工作，如場地布置、物資采購、餐飲安排等?；顒舆^程中，安排專人負責(zé)現(xiàn)場組織協(xié)調(diào)，確?；顒禹樌M行。關(guān)注員工的安全和健康，做好相關(guān)保障措施?；顒咏Y(jié)束后，及時對活動進行總結(jié)評估，收集員工反饋意見，為今后組織類似活動提供經(jīng)驗參考。六、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.公司車輛由后勤專員統(tǒng)一調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛的使用。2.各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后交后勤專員安排車輛。3.如遇緊急情況需要臨時用車，可先電話通知后勤專員，事后及時補辦用車申請手續(xù)。（二）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。2.用車人員應(yīng)愛護車內(nèi)設(shè)施，保持車輛整潔。不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾，不得擅自改變車輛用途。3.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時將車輛開回公司指定地點停放，并做好車輛清潔和檢查工作，如發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況應(yīng)及時報告后勤專員。（三）車輛維護與保養(yǎng)1.后勤專員應(yīng)制定車輛定期維護保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進行保養(yǎng)和維修，確保車輛性能良好。2.駕駛員應(yīng)做好車輛的日常檢查工作，如發(fā)現(xiàn)問題及時報修。車輛維修費用應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行報銷。3.建立車輛維修檔案，記錄車輛維修情況，包括維修時間、故障原因、維修項目、維修費用等信息，以便跟蹤車輛的使用狀況。七、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項目資料、客戶信息等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，定期將整理好的檔案移交至檔案管理專員。2.檔案管理專員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進行分類整理、編號、編目，編制檔案檢索工具，便于查找和利用。3.整理檔案時，應(yīng)確保檔案資料齊全、完整，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。對于破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案歸檔與保管1.檔案管理專員將整理好的檔案按照年度、類別進行歸檔，存入檔案柜或檔案室，并建立檔案存放索引。2.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全與完整。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后到檔案管理專員處查閱。查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如因工作需要借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理專員審核批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理專員應(yīng)認真核對檔案資料是否齊全、完整，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政部門經(jīng)理指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章和法人章由財務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)嚴格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交他人使用或帶出公司。如遇特殊情況需要使用印章，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行操作。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。如發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜，應(yīng)立即向部門負責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的措施防止損失擴大。（三）印章使用1.用印申請：需要使用印章的部門或個人應(yīng)填寫印章使用申請表，注明用印事項、內(nèi)容、日期等信息，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批簽字。2.審批流程：根據(jù)用印事項的性質(zhì)和金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般事項由部門負責(zé)人審批，重要事項需經(jīng)公司管理層審批。3.用印操作：印章保管人員在審核用印申請表和審批簽字無誤后，方可在用印登記本上進行登記，并在用印位置加蓋印章。加蓋印章應(yīng)清晰、端正，不得模糊不清或遺漏。4.用印監(jiān)督：對于重要文件或合同的用印，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保用印過程規(guī)范、合法。九、費用報銷管理（一）報銷范圍1.辦公用品、辦公設(shè)備、水電費、通訊費等與公司日常運營相關(guān)的費用。2.車輛使用費用（如加油費、過路費、停車費等）。3.會議、活動費用（如場地租賃、餐飲、物資采購等）。4.員工因工作需要發(fā)生的差旅費、業(yè)務(wù)招待費等。（二）報銷流程1.員工填寫費用報銷單，詳細注明費用發(fā)生的日期、事由、金額等信息，并粘貼好相關(guān)發(fā)票或憑證。2.將報銷單提交至部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人對費用的真實性、合理性進行審核，并簽字確認。3.審核通過后，報銷單依次提交至財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門重點審核費用是否符合報銷標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)票是否合規(guī)等；分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司規(guī)定和實際情況進行審批。4.審批通過的報銷單由財務(wù)部門進行報銷支付。報銷款項一般通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至員工個人銀行賬戶。（三）報銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品報銷應(yīng)按照公司規(guī)定的采購標(biāo)準(zhǔn)和審批流程進行，發(fā)票必須為正規(guī)發(fā)票，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際采購物品相符。2.差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)按照公司制定的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行