倉儲(chǔ)行業(yè)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)活動(dòng)中所涉及的各類合同，包括但不限于倉儲(chǔ)保管合同、貨物運(yùn)輸合同、倉儲(chǔ)設(shè)備租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行審核。參與合同的談判、起草、簽訂等工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律活動(dòng)。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)查、談判、起草等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向相關(guān)部門匯報(bào)。負(fù)責(zé)與合同對方的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等，確保公司財(cái)務(wù)利益不受損失。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付情況，確保資金安全。參與合同的成本效益分析，為合同決策提供財(cái)務(wù)支持。4.行政部門負(fù)責(zé)合同的編號、歸檔、保管等工作，建立合同管理檔案，確保合同資料的完整性和安全性。負(fù)責(zé)合同專用章的管理，嚴(yán)格按照規(guī)定使用合同專用章。（二）合同承辦人的職責(zé)1.負(fù)責(zé)合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的前期調(diào)查、談判、起草、簽訂、履行等環(huán)節(jié)。2.對合同的真實(shí)性、合法性、完整性負(fù)責(zé)，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.及時(shí)向合同管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的相關(guān)資料，并及時(shí)歸檔。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出簽訂合同的申請，并填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、對方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式等內(nèi)容。2.資格審查法務(wù)部門對合同對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進(jìn)行審查，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。3.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)審查意見，負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。4.審核會(huì)簽合同起草完成后，由業(yè)務(wù)部門提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核會(huì)簽。各部門應(yīng)認(rèn)真審核合同條款，提出修改意見和建議，并在《合同審批表》上簽署審核意見。5.審批決策經(jīng)各部門審核會(huì)簽后的合同，提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批決策。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素，做出是否簽訂合同的決定。6.簽訂蓋章合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過的文本一致。合同簽訂后，由行政部門負(fù)責(zé)加蓋合同專用章。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性條款。2.合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款，確保合同具有可操作性。3.合同簽訂前，應(yīng)認(rèn)真審查對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。4.合同簽訂時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行審批，確保合同簽訂的合法性和合規(guī)性。5.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門及時(shí)了解合同內(nèi)容，做好合同履行的準(zhǔn)備工作。四、合同履行管理（一）合同履行原則1.全面履行原則合同雙方應(yīng)按照合同約定的內(nèi)容全面履行各自的義務(wù)，包括履行的主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式等。2.協(xié)作履行原則合同雙方在履行合同過程中應(yīng)相互協(xié)作，共同完成合同約定的義務(wù)。一方履行義務(wù)時(shí)，對方應(yīng)提供必要的協(xié)助和配合。3.經(jīng)濟(jì)合理原則合同雙方在履行合同過程中應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)合理的原則，選擇最經(jīng)濟(jì)、最合理的履行方式，降低履行成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的具體工作，并指定專人對合同履行情況進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督。2.合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方溝通協(xié)調(diào)，要求對方限期履行義務(wù)。如對方仍未履行義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施，如暫停履行合同、追究對方違約責(zé)任等。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行監(jiān)督，確保合同款項(xiàng)的收付符合合同約定和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)合同款項(xiàng)收付存在問題，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施，如暫停支付款項(xiàng)、追究相關(guān)人員責(zé)任等。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行過程中的法律問題進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保合同履行行為符合法律法規(guī)的規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出法律意見和建議。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更或解除合同的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更或解除協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門及時(shí)了解合同變更或解除情況，做好相關(guān)工作的調(diào)整。3.合同變更或解除后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行調(diào)整，確保公司財(cái)務(wù)利益不受損失。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集與整理工作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交給行政部門。2.行政部門應(yīng)對合同檔案進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，確保合同檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.合同檔案資料應(yīng)包括合同文本、合同審批表、對方當(dāng)事人營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、合同履行過程中的相關(guān)文件、資料等。（二）合同檔案的保管與借閱1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，保存期限根據(jù)合同的重要性和相關(guān)法律法規(guī)的要求確定。3.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印合同檔案。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還合同檔案。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保存期限屆滿后，行政部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門對合同檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.經(jīng)鑒定需要銷毀的合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和合法性。3.合同檔案銷毀后，應(yīng)在《合同檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀合同檔案的名稱、數(shù)量等內(nèi)容，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）合同風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別與評估，定期對公司合同管理情況進(jìn)行檢查和分析。2.合同風(fēng)險(xiǎn)識別應(yīng)從合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)入手，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)等。3.合同風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審查等措施；對于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧?；對于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可采取常規(guī)管理措施。2.加強(qiáng)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。3.建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對可能出現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)預(yù)警，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和控制。七、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.依法處理原則合同糾紛的處理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保處理結(jié)果合法有效。2.協(xié)商解決原則合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先通過協(xié)商解決的方式，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商解決應(yīng)遵循平等、自愿、公平、公正的原則。3.及時(shí)處理原則合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免糾紛擴(kuò)大，給公司造成更大的損失。（二）糾紛處理流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與法務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案確定后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，爭取通過協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.選擇仲裁方式解決糾紛的，應(yīng)按照仲裁機(jī)構(gòu)的規(guī)定辦理仲裁手續(xù)；選擇訴訟方式解決糾紛的，應(yīng)委托律師代理訴訟，并按照法院的要求提供相關(guān)證據(jù)和材料。4.合同糾紛處理過程中，業(yè)