培訓(xùn)檔案室管理制度總則目的為加強公司培訓(xùn)檔案室的規(guī)范化管理，確保培訓(xùn)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在公司培訓(xùn)工作及人力資源管理中的重要作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有培訓(xùn)檔案的管理，包括但不限于培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核成績、培訓(xùn)效果評估等相關(guān)資料。職責(zé)分工1.人事總監(jiān)負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案室管理制度的審批與監(jiān)督執(zhí)行，對培訓(xùn)檔案管理工作進行整體指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。2.培訓(xùn)主管（1）負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。（2）定期對培訓(xùn)檔案進行清查和盤點，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（3）根據(jù)公司培訓(xùn)工作的需要，及時更新和完善培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)。3.各部門培訓(xùn)專員（1）負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)資料的收集、整理，并及時移交至培訓(xùn)檔案室。（2）協(xié)助培訓(xùn)主管做好培訓(xùn)檔案的查閱和使用工作。培訓(xùn)檔案的收集與整理培訓(xùn)檔案的收集范圍1.公司年度培訓(xùn)計劃、月度培訓(xùn)計劃及臨時培訓(xùn)計劃。2.各類培訓(xùn)課程的培訓(xùn)教材、講義、課件、參考資料等。3.培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考勤記錄。4.學(xué)員在培訓(xùn)過程中的作業(yè)、考試試卷、考核成績等。5.培訓(xùn)效果評估報告、學(xué)員反饋意見表。6.培訓(xùn)證書、榮譽證書等相關(guān)證明材料。7.與培訓(xùn)相關(guān)的會議紀(jì)要、活動記錄等。培訓(xùn)檔案的收集要求1.各部門培訓(xùn)專員應(yīng)在培訓(xùn)活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將本部門的培訓(xùn)資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的培訓(xùn)資料應(yīng)真實、完整、有效，如有缺失或損壞，應(yīng)及時補充或修復(fù)。3.培訓(xùn)資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。培訓(xùn)檔案的整理方法1.分類根據(jù)培訓(xùn)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為培訓(xùn)計劃類、培訓(xùn)教材類、培訓(xùn)記錄類、學(xué)員考核類、培訓(xùn)效果評估類等類別。2.編號為每一份培訓(xùn)檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號規(guī)則如下：[培訓(xùn)檔案類別代碼（2位）][年份（4位）][順序號（4位）]例如：PJ20230001，表示培訓(xùn)計劃類檔案中2023年的第1份檔案。3.裝訂對紙質(zhì)培訓(xùn)檔案進行裝訂時，應(yīng)確保資料的整齊、牢固，便于翻閱和保存。裝訂順序一般為：封面、目錄、正文、封底。4.編目編制培訓(xùn)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和核對檔案內(nèi)容。培訓(xùn)檔案的歸檔與保管培訓(xùn)檔案的歸檔流程1.各部門培訓(xùn)專員將初步整理好的培訓(xùn)資料移交至培訓(xùn)主管。2.培訓(xùn)主管對移交的培訓(xùn)資料進行審核，審核無誤后，按照整理方法進行進一步整理和編號。3.將整理好的培訓(xùn)檔案存入培訓(xùn)檔案室，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。培訓(xùn)檔案的保管期限1.培訓(xùn)計劃類保管期限為[X]年，自培訓(xùn)計劃執(zhí)行完畢之日起計算。2.培訓(xùn)教材類長期保管。3.培訓(xùn)記錄類保管期限為[X]年，自培訓(xùn)活動結(jié)束之日起計算。4.學(xué)員考核類保管期限為[X]年，自學(xué)員畢業(yè)或離職之日起計算。5.培訓(xùn)效果評估類保管期限為[X]年，自評估報告出具之日起計算。培訓(xùn)檔案的保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的培訓(xùn)檔案室，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)培訓(xùn)檔案的安全存放。檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案保管建立電子培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，將所有培訓(xùn)檔案資料進行電子化存儲。電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。培訓(xùn)檔案的保管要求1.培訓(xùn)檔案室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.定期對培訓(xùn)檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進入培訓(xùn)檔案室，不得私自查閱、借閱、復(fù)印、銷毀培訓(xùn)檔案。培訓(xùn)檔案的查閱與借閱查閱培訓(xùn)檔案的流程1.查閱人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交至培訓(xùn)主管審批，培訓(xùn)主管根據(jù)查閱目的和實際情況進行審核，審核通過后簽字批準(zhǔn)。3.查閱人憑審批通過的申請表到培訓(xùn)檔案室查閱檔案，查閱過程中應(yīng)在培訓(xùn)檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還培訓(xùn)檔案室，并在《培訓(xùn)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱培訓(xùn)檔案的流程1.借閱人填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請表提交至培訓(xùn)主管審批，培訓(xùn)主管根據(jù)借閱用途和檔案保管期限進行審核，審核通過后簽字批準(zhǔn)。3.借閱人憑審批通過的申請表到培訓(xùn)檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)對借閱的培訓(xùn)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。培訓(xùn)檔案室工作人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。查閱與借閱培訓(xùn)檔案的限制1.涉及公司機密或敏感信息的培訓(xùn)檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進行。2.未經(jīng)培訓(xùn)主管同意，任何人不得查閱或借閱本人的培訓(xùn)檔案。3.培訓(xùn)檔案僅供內(nèi)部查閱和借閱，如需對外提供檔案資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。培訓(xùn)檔案的銷毀銷毀條件1.超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的培訓(xùn)檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞且無法修復(fù)的培訓(xùn)檔案。3.經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)同意銷毀的培訓(xùn)檔案。銷毀流程1.培訓(xùn)主管定期對培訓(xùn)檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交至人事總監(jiān)審批，人事總監(jiān)根據(jù)檔案銷毀的必要性和合規(guī)性進行審核，審核通過后簽字批準(zhǔn)。3.培訓(xùn)主管組織相關(guān)人員對批準(zhǔn)銷毀的培訓(xùn)檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀檔案清單等。4.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀工作完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《培訓(xùn)檔案銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。培訓(xùn)檔案管理的監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.人事部門定期對培訓(xùn)檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保培訓(xùn)檔案管理工作規(guī)范、有序進行。外部審計1.公司定期接受外部審計機構(gòu)的審計，培訓(xùn)檔案管理工作作為審計的重要內(nèi)