圖文店耗材管理制度總則1.目的為加強圖文店耗材管理，規(guī)范耗材采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，降低成本，提高工作效率，確保圖文店各項業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本圖文店內(nèi)所有與耗材管理相關(guān)的部門和人員。3.基本原則成本控制原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制耗材采購成本，降低損耗，提高資源利用率。規(guī)范管理原則：建立健全耗材管理制度和流程，確保各項工作有章可循、規(guī)范有序。服務(wù)保障原則：保障耗材的及時供應(yīng)和質(zhì)量，滿足圖文店日常業(yè)務(wù)及客戶需求，提高客戶滿意度。采購管理1.采購計劃制定需求預(yù)測：各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)量、設(shè)備使用情況等，每月末制定次月耗材需求計劃，并提交至行政部門。需求計劃應(yīng)明確耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等詳細信息。審核匯總：行政部門收到各部門需求計劃后，進行審核匯總，結(jié)合庫存情況，制定月度采購計劃。對于用量較大或價格波動較大的耗材，應(yīng)進行重點分析和預(yù)測。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：建立供應(yīng)商評估體系，從供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面進行綜合評估。通過市場調(diào)研、同行推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，篩選出合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商名錄。合作洽談：與選定的供應(yīng)商進行合作洽談，簽訂采購合同。合同應(yīng)明確耗材的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、付款方式、售后服務(wù)等條款。供應(yīng)商評估與考核：定期對供應(yīng)商進行評估與考核，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進行溝通整改，如仍無改善，可考慮更換供應(yīng)商。3.采購流程采購申請：各部門根據(jù)實際需求，填寫《耗材采購申請表》，詳細注明所需耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、申請日期、預(yù)計使用日期等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后提交至行政部門。審批：行政部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核。對于金額較小的采購申請，由行政部門負責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購執(zhí)行：經(jīng)審批通過的采購申請，由行政部門采購人員按照采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，確保耗材按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。驗收：耗材到貨后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準，對耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決，并做好記錄。入庫：驗收合格的耗材，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《耗材入庫單》，注明耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息，并將入庫單交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。使用管理1.領(lǐng)用制度領(lǐng)用流程：各部門員工因工作需要領(lǐng)用耗材時，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，到倉庫領(lǐng)取。限量領(lǐng)用：根據(jù)工作實際需求，對部分常用耗材實行限量領(lǐng)用制度。倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定的限量標(biāo)準發(fā)放耗材，并做好記錄。以舊換新：對于一些可回收利用的耗材，如硒鼓、墨盒等，實行以舊換新制度。員工在領(lǐng)用時，應(yīng)將舊耗材交回倉庫，倉庫管理人員進行登記后，方可發(fā)放新耗材。2.使用規(guī)范培訓(xùn)指導(dǎo)：行政部門應(yīng)定期組織員工進行耗材使用培訓(xùn)，向員工介紹各類耗材的性能、特點、使用方法及注意事項，提高員工的操作技能和節(jié)約意識。正確使用：員工應(yīng)按照培訓(xùn)要求和操作規(guī)程正確使用耗材，避免因操作不當(dāng)造成浪費或損壞。如發(fā)現(xiàn)耗材使用過程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時報告相關(guān)負責(zé)人。節(jié)約使用：鼓勵員工節(jié)約使用耗材，在滿足工作需求的前提下，盡量減少耗材的使用量。對于可雙面打印、復(fù)印的文件，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面操作；對于非必要的彩色打印、復(fù)印，應(yīng)盡量避免。庫存管理1.庫存盤點定期盤點：倉庫管理人員應(yīng)每月定期對庫存耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點時，應(yīng)詳細記錄耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、存放位置等信息，并與庫存臺賬進行核對。不定期抽查：行政部門負責(zé)人應(yīng)不定期對庫存耗材進行抽查，檢查庫存管理情況及耗材的質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時督促倉庫管理人員進行整改。盤點結(jié)果處理：盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《庫存盤點報告》，對盤點結(jié)果進行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，及時調(diào)整庫存臺賬，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.庫存安全管理存儲環(huán)境要求：根據(jù)耗材的特性，設(shè)置合適的存儲環(huán)境，確保耗材不受潮、不受熱、不受腐蝕等。對于易燃易爆、有毒有害的耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。防火防盜措施：倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，確保庫存耗材的安全。倉庫管理人員應(yīng)定期檢查消防器材和防盜設(shè)備的性能，確保其正常運行。庫存限額管理：根據(jù)圖文店的業(yè)務(wù)量和耗材使用情況，合理設(shè)定庫存限額。倉庫管理人員應(yīng)密切關(guān)注庫存動態(tài)，當(dāng)庫存低于限額時，及時通知采購人員進行補貨，避免因庫存短缺影響業(yè)務(wù)正常開展；當(dāng)庫存高于限額時，應(yīng)分析原因，采取相應(yīng)的措施進行處理，如調(diào)整采購計劃、促銷庫存等。成本核算與控制1.成本核算方法直接成本核算：將耗材的采購成本直接計入相關(guān)業(yè)務(wù)成本，按照耗材的實際使用量進行分攤。間接成本核算：對于一些與多個業(yè)務(wù)部門相關(guān)的耗材，如辦公用紙、墨盒等，采用間接成本核算方法，按照一定的分配標(biāo)準分攤到各個業(yè)務(wù)部門。成本分析：定期對耗材成本進行分析，比較不同時期、不同業(yè)務(wù)部門的耗材成本情況，找出成本變動的原因，為成本控制提供依據(jù)。2.成本控制措施采購成本控制：通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)采購、集中采購等方式，降低耗材采購價格。同時，關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，爭取更優(yōu)惠的采購條件。使用成本控制：加強對員工的培訓(xùn)和教育，提高員工的節(jié)約意識和操作技能，減少耗材的浪費和損壞。對耗材的使用情況進行監(jiān)控和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。庫存成本控制：合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，優(yōu)先使用庫存耗材，減少庫存資金占用。對于過期、損壞的耗材，及時進行清理和處理，降低庫存成本。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制內(nèi)部審計監(jiān)督：定期對圖文店耗材管理情況進行內(nèi)部審計，檢查采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。員工監(jiān)督：鼓勵員工對耗材管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對于舉報屬實的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟睢?.考核制度考核指標(biāo)設(shè)定：建立耗材管理考核指標(biāo)體系，包括采購成本控制、使用效率、庫存管理等方面的指標(biāo)。具體指標(biāo)如下：采購成本節(jié)約率：考核采購成本控制情況，計算公式為：（預(yù)算采購成本實際采購成本）/預(yù)算采購成本×100%。耗材使用率：考核耗材使用效率，計算公式為：實際使用耗材量/預(yù)算耗材量×100%。庫存周轉(zhuǎn)率：考核庫存管理情況，計算公式為：主營業(yè)務(wù)成本/平均存貨余額。賬實相符率：考核庫存盤點結(jié)果，計算公式為：賬實相符的耗材數(shù)量/盤點耗材總數(shù)量×100%。考核周期與方式：考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核由行政部門負責(zé)組織實施，根據(jù)日常工作記錄和統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行評分；年度考核在季度考核的基礎(chǔ)上，結(jié)合全年工作情況進行綜合評價。考核方式采用自評、上級評價、同級評價相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果的客觀公正。