商場尾款室管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)商場尾款室的管理，規(guī)范尾款的收取、核算、管理及相關(guān)工作流程，確保商場資金安全，提高資金使用效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于商場內(nèi)所有涉及尾款收取、管理的部門及工作人員。3.基本原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保尾款收取、管理工作合法合規(guī)。準(zhǔn)確及時原則：準(zhǔn)確記錄和核算尾款信息，及時收取尾款，避免逾期和壞賬。安全保密原則：確保尾款資金安全，對涉及的客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等嚴(yán)格保密。責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在尾款管理工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、組織架構(gòu)與職責(zé)1.尾款室管理小組組長：由商場財(cái)務(wù)經(jīng)理擔(dān)任，全面負(fù)責(zé)尾款室的管理工作，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，審核尾款收取、核算等相關(guān)業(yè)務(wù)。成員：包括商場運(yùn)營部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)核算人員等。運(yùn)營部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與商戶溝通協(xié)調(diào)尾款事宜，提供相關(guān)業(yè)務(wù)支持；法務(wù)人員負(fù)責(zé)審核涉及尾款的合同、協(xié)議等法律文件，提供法律風(fēng)險(xiǎn)防范建議；財(cái)務(wù)核算人員負(fù)責(zé)尾款的具體核算、賬務(wù)處理及資金管理等工作。2.各部門職責(zé)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定尾款室的財(cái)務(wù)管理制度和操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)尾款的收取、核算、入賬及資金管理，定期編制尾款收支報(bào)表。與商戶進(jìn)行尾款對賬工作，及時解決賬務(wù)差異問題。協(xié)助其他部門處理與尾款相關(guān)的財(cái)務(wù)事宜，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。運(yùn)營部門負(fù)責(zé)與商戶簽訂合同，明確尾款支付條款和結(jié)算方式，并跟蹤商戶經(jīng)營情況。在商戶經(jīng)營出現(xiàn)異常時，及時通知財(cái)務(wù)部門，協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好尾款催收工作。配合財(cái)務(wù)部門與商戶進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，解決尾款收取過程中出現(xiàn)的問題。法務(wù)部門審核涉及尾款的合同、協(xié)議等法律文件，確保其合法性和有效性。為尾款管理工作提供法律支持，處理與尾款相關(guān)的法律糾紛。對商場在尾款管理過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和防范。三、尾款收取管理1.合同約定在與商戶簽訂合同時，應(yīng)明確約定尾款的支付金額、支付時間、支付方式等條款。尾款支付時間應(yīng)合理確定，一般不超過合同履行期限的一定比例，如[X]%。對于大型項(xiàng)目或長期合作商戶，可根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度或合作階段分階段收取尾款，但應(yīng)在合同中詳細(xì)約定各階段尾款的支付條件和金額。2.通知提醒在尾款到期前[X]個工作日，財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過郵件、短信或書面通知等方式提醒商戶按時支付尾款。通知內(nèi)容應(yīng)包括尾款金額、支付時間、支付方式及逾期后果等。運(yùn)營部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好通知提醒工作，對于重點(diǎn)商戶或逾期風(fēng)險(xiǎn)較高的商戶，運(yùn)營部門應(yīng)安排專人進(jìn)行溝通提醒。3.逾期催收如商戶逾期未支付尾款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在逾期后的[X]個工作日內(nèi)再次向商戶發(fā)送催收通知，并電話溝通了解逾期原因。根據(jù)逾期情況，財(cái)務(wù)部門可會同運(yùn)營部門采取不同的催收措施。對于逾期時間較短的商戶，可通過友好協(xié)商解決；對于逾期時間較長或惡意拖欠的商戶，可采取發(fā)函催收、上門催收、法律訴訟等措施。在催收過程中，應(yīng)注意保留相關(guān)證據(jù)，如催收通知、溝通記錄、函件等，以備后續(xù)可能出現(xiàn)的法律糾紛使用。四、尾款核算管理1.賬務(wù)處理財(cái)務(wù)核算人員應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)會計(jì)準(zhǔn)則，及時、準(zhǔn)確地對尾款進(jìn)行賬務(wù)處理。收到商戶支付的尾款后，應(yīng)及時入賬，并注明款項(xiàng)來源和對應(yīng)的合同編號。對于尾款的減免、調(diào)整等情況，應(yīng)根據(jù)相關(guān)審批文件進(jìn)行賬務(wù)處理，并確保賬務(wù)記錄與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。2.對賬管理每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與商戶進(jìn)行尾款對賬工作。對賬內(nèi)容包括合同金額、已支付金額、未支付尾款金額等。對賬方式可采用紙質(zhì)對賬單或電子對賬單，由商戶簽字或蓋章確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)賬務(wù)差異，應(yīng)及時與商戶溝通核實(shí)，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立尾款對賬臺賬，記錄每次對賬的情況，包括對賬時間、對賬金額、差異原因及處理結(jié)果等，以備查詢和追溯。五、尾款風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)評估財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對尾款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析影響尾款回收的各種因素，如商戶經(jīng)營狀況、市場環(huán)境、法律風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，將尾款分為不同風(fēng)險(xiǎn)等級，如低風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、高風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對對于低風(fēng)險(xiǎn)尾款，可按照正常流程進(jìn)行管理，定期跟蹤催收情況。對于中風(fēng)險(xiǎn)尾款，應(yīng)加強(qiáng)催收力度，密切關(guān)注商戶經(jīng)營動態(tài)，及時調(diào)整催收策略。對于高風(fēng)險(xiǎn)尾款，應(yīng)制定專項(xiàng)催收方案，必要時啟動法律程序，以降低風(fēng)險(xiǎn)損失。建立尾款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)尾款風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)出現(xiàn)異常變化時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。六、尾款室安全管理1.人員管理尾款室工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和崗位培訓(xùn)后上崗。限制尾款室工作人員的訪問權(quán)限，明確不同人員的工作職責(zé)和操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入尾款室或進(jìn)行相關(guān)操作。定期對尾款室工作人員進(jìn)行職業(yè)道德教育和風(fēng)險(xiǎn)防范培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)水平。2.設(shè)施設(shè)備管理尾款室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防盜門、保險(xiǎn)柜、監(jiān)控?cái)z像頭、報(bào)警裝置等，并確保其正常運(yùn)行。定期對安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其性能可靠，能夠有效防范安全風(fēng)險(xiǎn)。對尾款室的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.現(xiàn)金管理尾款室收取的現(xiàn)金應(yīng)及時存入銀行，不得在尾款室留存大量現(xiàn)金過夜。如因特殊情況需要留存少量現(xiàn)金，應(yīng)存入保險(xiǎn)柜，并采取相應(yīng)的安全措施。嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金收付制度，確保現(xiàn)金收付過程的安全、準(zhǔn)確。現(xiàn)金收付時應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)，核對金額無誤后開具收款收據(jù)或支付憑證。定期對現(xiàn)金庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在案，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。七、尾款室檔案管理1.檔案內(nèi)容尾款室檔案包括與尾款相關(guān)的合同、協(xié)議、支付憑證、催收記錄、對賬資料、法律文件等。合同檔案應(yīng)包括合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。2.檔案整理財(cái)務(wù)核算人員應(yīng)定期對尾款室檔案進(jìn)行整理，按照類別、時間順序進(jìn)行分類歸檔，建立檔案目錄，便于查詢和檢索。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并做好文件命名和存儲路徑管理，確保電子檔案的安全性和可訪問性。3.檔案保管尾款室檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案不受損壞、丟失或泄露。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求執(zhí)行，一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)審批同意方可進(jìn)行銷毀處理。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督商場內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對尾款室的管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查尾款收取、核算、管理等各項(xiàng)工作是否符合制度規(guī)定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況