業(yè)主甲方資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)業(yè)主甲方資料管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管及使用流程，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率和決策科學(xué)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本業(yè)主甲方所有部門(mén)及參與項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)等相關(guān)工作的人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況和工作開(kāi)展過(guò)程。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目全生命周期各階段產(chǎn)生的各類(lèi)資料，無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：資料的格式、分類(lèi)、編號(hào)等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范。5.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、敏感信息的資料嚴(yán)格保密。二、資料分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。土地相關(guān)資料，如土地出讓合同、土地使用證等。規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，如規(guī)劃許可證、設(shè)計(jì)方案等。2.工程建設(shè)資料工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。工程合同，如施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。工程圖紙，包括設(shè)計(jì)圖紙、變更圖紙等。工程進(jìn)度資料，如施工進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表等。工程質(zhì)量資料，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收記錄等。工程安全資料，如安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等。3.運(yùn)營(yíng)管理資料物業(yè)運(yùn)營(yíng)資料，如物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主檔案、物業(yè)收費(fèi)記錄等。設(shè)備設(shè)施管理資料，如設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修工單等?？蛻?hù)服務(wù)資料，如客戶(hù)投訴記錄、回訪(fǎng)記錄等。4.財(cái)務(wù)資料項(xiàng)目投資預(yù)算、決算報(bào)告。財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)記錄等。5.其他資料會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告等文件。各類(lèi)培訓(xùn)資料、宣傳資料等。（二）編號(hào)1.資料編號(hào)采用分類(lèi)編碼方式，由字母和數(shù)字組合而成。2.具體編號(hào)規(guī)則：首位字母代表資料類(lèi)別，如“X”代表項(xiàng)目前期資料，“G”代表工程建設(shè)資料等；第二位數(shù)字表示大類(lèi)下的二級(jí)分類(lèi)，如“G1”表示工程招投標(biāo)文件等；后面的數(shù)字為順序號(hào)，用于區(qū)分同一類(lèi)別的不同資料。3.示例：XG1001，表示項(xiàng)目前期資料中的工程招投標(biāo)文件的第一份資料。三、資料收集（一）責(zé)任分工1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)資料的收集工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料的日常收集、整理和初步審核。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目各階段資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和完整性。（二）收集要求1.在工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的資料提交給資料收集責(zé)任人。2.資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)的批復(fù)、合作單位的函件等，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（三）收集流程1.資料產(chǎn)生部門(mén)或個(gè)人按照要求填寫(xiě)資料收集清單，詳細(xì)記錄資料名稱(chēng)、編號(hào)、形成日期、來(lái)源等信息。2.將資料及收集清單一并提交給本部門(mén)資料收集責(zé)任人。3.部門(mén)資料收集責(zé)任人對(duì)資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，審核無(wú)誤后統(tǒng)一提交給項(xiàng)目資料管理員。四、資料整理（一）整理原則1.按照資料分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)整理。2.同一類(lèi)別的資料應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列。3.對(duì)資料中的重復(fù)內(nèi)容進(jìn)行清理，確保資料的簡(jiǎn)潔性。（二）整理內(nèi)容1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)，剔除無(wú)關(guān)資料。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立資料索引。3.檢查資料的完整性，對(duì)缺失的部分進(jìn)行補(bǔ)充或說(shuō)明。4.對(duì)資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)等形式上的整理，使其整齊規(guī)范。（三）整理流程1.項(xiàng)目資料管理員收到各部門(mén)提交的資料后，按照整理原則進(jìn)行分類(lèi)整理。2.整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)資料存在問(wèn)題的，及時(shí)與資料產(chǎn)生部門(mén)或個(gè)人溝通核實(shí)，并要求補(bǔ)充或修正。3.整理完成后，填寫(xiě)資料整理清單，注明整理后的資料類(lèi)別、編號(hào)、數(shù)量等信息。五、資料歸檔（一）歸檔范圍整理后的各類(lèi)資料應(yīng)全部歸檔，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。（二）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案按照分類(lèi)順序裝訂成冊(cè)，編制檔案目錄。電子檔案應(yīng)按照相同的分類(lèi)結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。2.電子檔案存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）歸檔流程1.項(xiàng)目資料管理員將整理好的資料移交至檔案管理員。2.檔案管理員對(duì)移交的資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄上簽字確認(rèn)。3.按照檔案存儲(chǔ)要求，將紙質(zhì)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，建立檔案存放索引。同時(shí)，將電子檔案存儲(chǔ)到指定的存儲(chǔ)位置，并更新電子檔案目錄。六、資料保管（一）保管責(zé)任檔案管理員負(fù)責(zé)資料的日常保管工作，確保資料的安全存放和妥善管理。（二）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)等。（三）保管期限1.各類(lèi)資料的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況確定。2.一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長(zhǎng)期保管期限為10年以上。3.具體保管期限參照《業(yè)主甲方資料保管期限表》執(zhí)行。（四）保管檢查1.檔案管理員定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、保管環(huán)境等。2.發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失等情況的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.每年對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，并形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。七、資料借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱資料的，需填寫(xiě)《業(yè)主甲方資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理員。（二）借閱審批1.檔案管理員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)資料的保密級(jí)別和保管期限等情況決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或保管期限較短的資料，借閱審批應(yīng)更加嚴(yán)格。3.審核通過(guò)后，檔案管理員在申請(qǐng)表上簽字，并注明借閱期限。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要資料的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況另行確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]天。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如有特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理員說(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還資料時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）資料使用1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借或用于其他非工作目的。2.在使用資料過(guò)程中，如需摘錄、引用資料內(nèi)容的，應(yīng)注明資料來(lái)源。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理員，不得隨意丟棄或長(zhǎng)期占用。八、資料保密（一）保密責(zé)任1.所有接觸業(yè)主甲方資料的人員均有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)資料的保密工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，確保本部門(mén)人員了解并執(zhí)行保密規(guī)定。（二）保密措施1.對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、敏感信息的資料進(jìn)行密級(jí)標(biāo)注，明確保密級(jí)別。2.限制資料的查閱范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱相應(yīng)級(jí)別的資料。3.在資料存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)。（三）保密監(jiān)督1.公司定期對(duì)資料保密工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、資料銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.資料保管期限屆滿(mǎn)，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.資料因損壞、丟失等原因無(wú)法使用，且已完成相關(guān)處理手續(xù)的。3.公司根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因決定銷(xiāo)毀的資料。（二）銷(xiāo)毀申請(qǐng)1.由檔案管理員填寫(xiě)《業(yè)主甲方資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷(xiāo)毀審批公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后簽字確認(rèn)。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.檔