會(huì)計(jì)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理制度，并對(duì)全公司會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作。2.依法合規(guī)原則。會(huì)計(jì)檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本制度規(guī)定。3.完整準(zhǔn)確原則。確保會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容真實(shí)、完整，能夠準(zhǔn)確反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況。4.安全保密原則。采取有效措施，保證會(huì)計(jì)檔案的安全，防止會(huì)計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失；對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的會(huì)計(jì)檔案，嚴(yán)格保密。二、會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本單位會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、保管等日常工作。2.按照國(guó)家和公司規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案提出銷毀意見(jiàn)，并負(fù)責(zé)組織銷毀工作。3.建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，為內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位和人員查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案提供服務(wù)。4.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。5.配合檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案的移交、接收等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司會(huì)計(jì)檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和監(jiān)督財(cái)務(wù)部門及各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。3.接收財(cái)務(wù)部門移交的會(huì)計(jì)檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目、上架等工作，建立健全會(huì)計(jì)檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)安全，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，確保會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體安全。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。6.對(duì)超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案，按照規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好本部門涉及的會(huì)計(jì)檔案相關(guān)工作，及時(shí)將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料移交財(cái)務(wù)部門。2.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱制度，不得擅自查閱、復(fù)制、借出會(huì)計(jì)檔案。如需查閱、借閱，應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、入庫(kù)單、出庫(kù)單、報(bào)銷單等各類反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證，根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄和摘要。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如備查賬等，用于補(bǔ)充記錄某些在總賬和明細(xì)賬中未能記載的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，內(nèi)容與月度報(bào)告類似，但更為詳細(xì)。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，涵蓋中期財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果等信息。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異。2.銀行對(duì)賬單，銀行定期提供的企業(yè)銀行賬戶收支明細(xì)。3.納稅申報(bào)表，記錄企業(yè)應(yīng)繳納各項(xiàng)稅費(fèi)的申報(bào)情況。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案從形成部門向檔案管理部門或其他部門移交的詳細(xì)情況。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，登記會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同涉及財(cái)務(wù)條款的相關(guān)資料等。四、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證編號(hào)順序，將原始憑證附在對(duì)應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。2.對(duì)于同類原始憑證較多的，可以單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿的順序進(jìn)行整理，每一賬簿應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照月度、季度、半年度、年度順序整理，分別裝訂成冊(cè)。5.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，同類資料應(yīng)集中在一起。（二）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的憑證封面和封底，按照左上角對(duì)齊的方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁(yè)等現(xiàn)象。2.裝訂線應(yīng)采用棉線或其他不易褪色的線繩，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。3.會(huì)計(jì)賬簿的裝訂應(yīng)在賬簿啟用表和經(jīng)管人員一覽表后面，按照頁(yè)碼順序依次裝訂，不得跳頁(yè)、缺號(hào)。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂應(yīng)在封面、目錄、正文等內(nèi)容齊全后進(jìn)行，裝訂應(yīng)平整、牢固。5.其他會(huì)計(jì)資料的裝訂應(yīng)根據(jù)資料的特點(diǎn)和數(shù)量，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保整齊、美觀。五、會(huì)計(jì)檔案的保管期限（一）永久保管1.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。2.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。（二）定期保管1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料保管期限為10年。六、會(huì)計(jì)檔案的保管與存儲(chǔ)（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進(jìn)行排列，便于查找和利用。3.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，每年至少一次，檢查檔案的保管狀況，如有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在符合檔案保管要求的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥，避免陽(yáng)光直射。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立電子會(huì)計(jì)檔案索引目錄，便于快速檢索和查詢。3.對(duì)于重要的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采用雙備份存儲(chǔ)方式，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。七、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，并按照申請(qǐng)表上批準(zhǔn)的內(nèi)容提供會(huì)計(jì)檔案，查閱人員不得擅自翻閱、抄錄、復(fù)制與申請(qǐng)內(nèi)容無(wú)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由財(cái)務(wù)部門指定人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋財(cái)務(wù)專用章。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄借閱單位名稱、借閱人姓名、身份證號(hào)碼、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂改、圈劃、抽換、損壞，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。歸還時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。八、會(huì)計(jì)檔案的移交與接收（一）移交1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，按照本制度規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、裝訂，并編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門，移交時(shí)雙方應(yīng)按照移交清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后，雙方經(jīng)辦人員在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（二）接收1.檔案管理部門在接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查會(huì)計(jì)檔案的整理質(zhì)量、裝訂情況、保管期限等是否符合本制度規(guī)定。2.對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)退回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行重新整理，直至符合要求后再辦理接收手續(xù)。3.檔案管理部門接收會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案登記入賬，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放。九、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由公司內(nèi)部相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，確定哪些會(huì)計(jì)檔案仍需繼續(xù)保存，哪些會(huì)計(jì)檔案可以銷毀。3.對(duì)仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并在會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中注明；對(duì)可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。（二）銷毀1.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀