企業(yè)電子發(fā)票管理制度總則目的為規(guī)范企業(yè)電子發(fā)票的管理，加強財務(wù)監(jiān)督，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高財務(wù)管理效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實際情況，特制定本制度。適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部涉及電子發(fā)票開具、接收、存儲、使用、報銷等相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員?；驹瓌t1.合法性原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及電子發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保電子發(fā)票業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.真實性原則：電子發(fā)票的開具、取得、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)真實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際情況，不得虛開、虛抵。3.準確性原則：電子發(fā)票信息應(yīng)準確無誤，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等。4.安全性原則：采取有效措施保障電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸，防止信息泄露、丟失或篡改。電子發(fā)票開具管理開具流程1.業(yè)務(wù)部門申請：業(yè)務(wù)人員在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時填寫電子發(fā)票開具申請單，詳細注明開票信息（包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等）、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、稅額等。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到開具申請單后，對開票信息的準確性、業(yè)務(wù)的真實性及合規(guī)性進行審核。審核通過后，在電子發(fā)票管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息并提交開票申請。3.開票操作：財務(wù)人員根據(jù)審核后的申請，在稅務(wù)機關(guān)認可的電子發(fā)票開具系統(tǒng)中開具電子發(fā)票。開具完成后，系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票版式文件，并推送至購買方預(yù)留的接收郵箱或手機短信。4.發(fā)票交付確認：業(yè)務(wù)人員負責確認購買方是否成功接收電子發(fā)票。如購買方反饋未收到或存在問題，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，協(xié)助解決。開具要求1.信息完整準確：電子發(fā)票開具的各項信息必須與實際業(yè)務(wù)一致，確保購買方能夠正常使用和報銷。2.格式規(guī)范：嚴格按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的電子發(fā)票版式文件格式開具，保證發(fā)票內(nèi)容清晰、可識別。3.及時開具：應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)開具電子發(fā)票，不得拖延。電子發(fā)票接收管理接收渠道1.購買方主動提供：購買方通過郵件、短信等方式將電子發(fā)票發(fā)送至企業(yè)指定的接收郵箱或手機號碼。2.系統(tǒng)自動接收：對于與企業(yè)有業(yè)務(wù)往來且支持系統(tǒng)對接的供應(yīng)商，可通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)自動接收其開具的電子發(fā)票。接收流程1.郵件或短信接收：負責接收電子發(fā)票的人員收到購買方發(fā)送的郵件或短信后，應(yīng)及時下載電子發(fā)票版式文件，并進行初步檢查，確保發(fā)票信息完整、清晰。2.系統(tǒng)接收：電子發(fā)票管理系統(tǒng)自動接收的發(fā)票，系統(tǒng)會進行自動校驗和存儲。接收人員應(yīng)定期登錄系統(tǒng)，查看接收情況，對異常發(fā)票及時進行處理。3.信息錄入與核對：將接收的電子發(fā)票信息錄入企業(yè)財務(wù)核算系統(tǒng)，并與業(yè)務(wù)部門提供的開票申請信息進行核對，確保發(fā)票信息準確無誤。接收要求1.及時接收：應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)接收電子發(fā)票，避免因逾期接收導(dǎo)致發(fā)票無法正常報銷等問題。2.認真核對：接收人員要仔細核對發(fā)票信息，如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時與購買方聯(lián)系更正。電子發(fā)票存儲管理存儲方式1.電子存儲：建立電子發(fā)票專用存儲文件夾，按照發(fā)票類別、開票日期等進行分類存儲。同時，定期對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行備份，可采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，異地存放備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)打印存儲（如有需要）：對于因特殊原因需要打印紙質(zhì)電子發(fā)票的，應(yīng)將紙質(zhì)發(fā)票與對應(yīng)的電子發(fā)票版式文件一同保存，并在紙質(zhì)發(fā)票上注明電子發(fā)票的存儲路徑和查詢方式。存儲期限電子發(fā)票及相關(guān)紙質(zhì)資料應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定進行保存，一般保存期限為10年。存儲安全1.訪問控制：設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，嚴格限制對電子發(fā)票存儲數(shù)據(jù)的訪問。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲的電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行加密處理，防止數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中被竊取或篡改。3.安全審計：定期對電子發(fā)票存儲系統(tǒng)進行安全審計，檢查是否存在安全漏洞和違規(guī)操作行為，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。電子發(fā)票使用管理報銷流程1.員工提交報銷申請：員工在完成經(jīng)濟業(yè)務(wù)后，應(yīng)按照企業(yè)報銷制度要求，將電子發(fā)票版式文件及相關(guān)報銷憑證一并提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)初審：財務(wù)人員對報銷申請進行初步審核，檢查發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及報銷手續(xù)是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與員工溝通并要求補充或更正。3.系統(tǒng)驗證：利用電子發(fā)票查驗平臺或企業(yè)內(nèi)部的發(fā)票管理系統(tǒng)對電子發(fā)票進行真?zhèn)悟炞C，確保發(fā)票真實有效。4.審批流程：按照企業(yè)審批權(quán)限和流程，將報銷申請?zhí)峤桓骷墝徟诉M行審批。審批通過后，財務(wù)部門進行報銷處理。5.報銷支付：財務(wù)人員根據(jù)審批結(jié)果，通過企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)進行報銷款項的支付，將報銷金額轉(zhuǎn)入員工指定的銀行賬戶。使用要求1.合規(guī)報銷：員工應(yīng)嚴格按照企業(yè)報銷制度使用電子發(fā)票進行報銷，不得重復(fù)報銷、虛假報銷。2.妥善保管：員工在報銷過程中應(yīng)妥善保管電子發(fā)票版式文件，如有遺失或損壞，應(yīng)及時向財務(wù)部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料。電子發(fā)票報銷審核管理審核要點1.發(fā)票真實性：通過稅務(wù)機關(guān)電子發(fā)票查驗平臺或其他可靠渠道核實發(fā)票的真?zhèn)?，確保發(fā)票信息與稅務(wù)系統(tǒng)一致。2.業(yè)務(wù)相關(guān)性：審核電子發(fā)票所對應(yīng)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，是否與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)。3.信息完整性：檢查發(fā)票的各項信息是否完整，包括開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額、發(fā)票代碼、號碼等，如有缺失或錯誤，應(yīng)要求補充或更正。4.報銷合規(guī)性：審核報銷流程是否符合企業(yè)規(guī)定，報銷金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，相關(guān)審批手續(xù)是否齊全。審核方式1.人工審核：財務(wù)人員對電子發(fā)票及報銷憑證進行逐一人工審核，對照審核要點進行檢查。2.系統(tǒng)輔助審核：利用企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)管理系統(tǒng)，設(shè)置審核規(guī)則和預(yù)警機制，對電子發(fā)票報銷信息進行自動比對和審核，發(fā)現(xiàn)異常情況及時提示財務(wù)人員進行人工復(fù)核。審核結(jié)果處理1.審核通過：對于審核無誤的電子發(fā)票報銷申請，按照審批流程進行后續(xù)處理，完成報銷支付。2.審核不通過：如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在問題，財務(wù)人員應(yīng)及時與報銷員工溝通，說明不通過的原因，并要求其補充或更正相關(guān)信息。如員工對審核結(jié)果有異議，可進行申訴，由財務(wù)部門負責人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行復(fù)審。電子發(fā)票風險防控管理風險識別1.發(fā)票真?zhèn)物L險：存在取得虛假電子發(fā)票用于報銷的風險，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受稅務(wù)處罰和經(jīng)濟損失。2.信息安全風險：電子發(fā)票數(shù)據(jù)在存儲、傳輸過程中可能因技術(shù)故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等原因?qū)е滦畔⑿孤丁G失或篡改，影響企業(yè)正常財務(wù)管理。3.報銷合規(guī)風險：員工可能因不熟悉報銷制度或故意違規(guī)，導(dǎo)致電子發(fā)票報銷不符合規(guī)定，引發(fā)財務(wù)風險。風險防控措施1.加強培訓(xùn)：定期組織員工參加電子發(fā)票管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工對電子發(fā)票真?zhèn)巫R別、報銷流程及風險防范等方面的認識。2.技術(shù)保障：投入必要的技術(shù)資源，加強電子發(fā)票管理系統(tǒng)的安全防護，采用先進的加密技術(shù)、防火墻等手段，確保數(shù)據(jù)安全。同時，定期對系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復(fù)安全漏洞。3.內(nèi)部審計：定期開展電子發(fā)票管理專項內(nèi)部審計，檢查電子發(fā)票業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，防范風險隱患。4.與稅務(wù)機關(guān)溝通：加強與當?shù)囟悇?wù)機關(guān)的溝通與聯(lián)系，及時了解電子發(fā)票政策法規(guī)的變化，確保企業(yè)電子發(fā)票管理工作符合稅務(wù)要求。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門企業(yè)內(nèi)部審計部門負責對電子發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門和人員是否按照本制度規(guī)定的流程和要求進行電子發(fā)票的開具、接收、存儲、使用、報銷等操作。2.發(fā)票真實性：抽查電子發(fā)票的真?zhèn)?，核實是否存在虛假發(fā)票報銷等問題。3.信息安全：檢查電子發(fā)票存儲系統(tǒng)的安全性，是否存在數(shù)據(jù)泄露、丟失或篡改等情況。4.報銷合規(guī)性：審查電子發(fā)票報銷流程是否合規(guī)，報銷憑證是否齊全、真實，審批手續(xù)是否完備。檢查頻率內(nèi)部審計部門定期對電子發(fā)票管理情況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并根據(jù)實際情況進行不定期抽查。問題整改對于檢查中發(fā)現(xiàn)