臨床研究文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司臨床研究文件的規(guī)范化管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性，保障臨床研究工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有臨床研究項(xiàng)目相關(guān)文件的管理，包括但不限于項(xiàng)目申報(bào)文件、研究方案、病例報(bào)告表、數(shù)據(jù)文件、倫理文件、監(jiān)查記錄、稽查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等。（三）基本原則1.合法性原則：文件管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)、藥品臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范（GCP）以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.完整性原則：確保臨床研究全過程產(chǎn)生的各類文件齊全、完整，能準(zhǔn)確反映研究的實(shí)際情況。3.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)記錄應(yīng)清晰、可靠，避免錯(cuò)誤或虛假信息。4.可追溯性原則：文件應(yīng)具備良好的索引和檢索功能，便于查詢和追溯研究過程中的關(guān)鍵信息。5.保密性原則：涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.項(xiàng)目管理文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請、審批文件、項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算、合同等。2.研究方案文件：如臨床試驗(yàn)方案、對照藥品說明書、研究者手冊等。3.病例報(bào)告表文件：用于記錄患者基本信息、研究觀察指標(biāo)、治療情況等。4.數(shù)據(jù)管理文件：數(shù)據(jù)錄入模板、數(shù)據(jù)審核記錄、數(shù)據(jù)備份文件等。5.倫理文件：倫理委員會申請表、審查意見、知情同意書等。6.監(jiān)查文件：監(jiān)查計(jì)劃、監(jiān)查報(bào)告、研究者信件等。7.稽查文件：稽查計(jì)劃、稽查報(bào)告、缺陷整改記錄等。8.總結(jié)文件：臨床試驗(yàn)總結(jié)報(bào)告、年度總結(jié)報(bào)告等。9.其他文件：如培訓(xùn)記錄、會議紀(jì)要、來往信函等與臨床研究相關(guān)的文件。（二）文件編號為便于文件的識別和管理，對各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[年份縮寫][項(xiàng)目編號][文件類別縮寫][流水號]例如：23CR001PM001，其中“23”代表2023年，“CR001”為項(xiàng)目編號，“PM”表示項(xiàng)目管理文件類別，“001”為該類別下的流水號。三、文件的產(chǎn)生與收集（一）文件產(chǎn)生職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織制定項(xiàng)目相關(guān)文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、研究方案等，并確保其符合法規(guī)和公司要求。2.研究者：按照臨床試驗(yàn)方案實(shí)施研究工作，如實(shí)記錄患者信息、研究數(shù)據(jù)等，并及時(shí)填寫病例報(bào)告表等文件。3.數(shù)據(jù)管理人員：負(fù)責(zé)建立數(shù)據(jù)管理流程，指導(dǎo)數(shù)據(jù)錄入與審核，生成數(shù)據(jù)管理相關(guān)文件。4.監(jiān)查員：對臨床試驗(yàn)進(jìn)行定期監(jiān)查，記錄監(jiān)查情況，撰寫監(jiān)查報(bào)告等文件。5.倫理委員會秘書：負(fù)責(zé)與倫理委員會溝通，準(zhǔn)備倫理審查相關(guān)文件，記錄審查結(jié)果。6.其他相關(guān)人員：根據(jù)各自職責(zé)，在臨床研究過程中產(chǎn)生相應(yīng)的文件，如培訓(xùn)記錄、會議紀(jì)要等。（二）文件收集要求1.文件產(chǎn)生后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將文件提交至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定的文件管理員。2.提交的文件應(yīng)確保內(nèi)容完整，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.文件管理員應(yīng)定期對收集到的文件進(jìn)行整理和核對，確保文件無遺漏、無缺失。四、文件的審核與批準(zhǔn)（一）審核流程1.項(xiàng)目管理文件：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.研究方案文件：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)專家進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見修改完善后，報(bào)醫(yī)學(xué)部負(fù)責(zé)人審核，最終由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.病例報(bào)告表：研究者填寫完成后，先由研究科室內(nèi)部審核，再提交數(shù)據(jù)管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入前的審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.數(shù)據(jù)管理文件：數(shù)據(jù)管理人員編制完成后，由數(shù)據(jù)管理負(fù)責(zé)人審核，確保數(shù)據(jù)管理流程的合規(guī)性和文件的準(zhǔn)確性。5.倫理文件：倫理委員會秘書整理準(zhǔn)備好后，提交倫理委員會進(jìn)行審查，倫理委員會給出審查意見后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)意見進(jìn)行修改完善，再次提交倫理委員會備案。6.監(jiān)查文件：監(jiān)查員撰寫完成后，先由監(jiān)查組長審核，再報(bào)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人審核，確保監(jiān)查工作的質(zhì)量和文件的規(guī)范性。7.稽查文件：稽查員完成稽查報(bào)告后，提交質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人審核，如有必要，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。8.總結(jié)文件：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織撰寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)醫(yī)學(xué)部負(fù)責(zé)人審核，最終由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）批準(zhǔn)權(quán)限1.一般文件由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；重大項(xiàng)目文件或涉及公司戰(zhàn)略決策的文件，可能需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.文件審核過程中，審核人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出明確的審核意見，對于不符合要求的文件，應(yīng)退回修改。五、文件的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)文件：設(shè)立專門的文件檔案室，按照文件類別和編號順序進(jìn)行分類存放，建立紙質(zhì)文件目錄索引，便于查找。2.電子文件：采用電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲，按照項(xiàng)目和文件類別建立文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件的有序存放。同時(shí)，定期對電子文件進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對紙質(zhì)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失等情況及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.定期對電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。4.對涉及保密的文件，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格限制查閱人員范圍，并做好查閱登記。六、文件的查閱與借閱（一）查閱流程1.因工作需要查閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，審核是否符合查閱權(quán)限，如符合要求，指定專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱文件名稱及編號、查閱目的等信息。（二）借閱流程1.如需借閱文件，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.文件管理部門應(yīng)對借閱文件進(jìn)行跟蹤，確保文件按時(shí)歸還，并檢查文件是否完好無損。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱與借閱權(quán)限1.項(xiàng)目相關(guān)人員根據(jù)工作需要，可查閱和借閱與其職責(zé)相關(guān)的文件。2.質(zhì)量管理部門、醫(yī)學(xué)部等對項(xiàng)目有監(jiān)督、審查職責(zé)的人員，可查閱和借閱項(xiàng)目相關(guān)的各類文件。3.涉及外部合作、監(jiān)管機(jī)構(gòu)檢查等特殊情況，需查閱和借閱文件的，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程辦理審批手續(xù)。4.嚴(yán)格限制文件的查閱和借閱范圍，無關(guān)人員不得查閱和借閱臨床研究文件。七、文件的修改與廢止（一）修改流程1.文件在執(zhí)行過程中如需修改，由文件的起草部門或提出修改建議的部門填寫《文件修改申請表》，說明修改的原因、內(nèi)容、涉及文件名稱及編號等。2.《文件修改申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至原文件批準(zhǔn)人審批。3.批準(zhǔn)修改后，由起草部門負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行修改，并更新文件版本號。修改后的文件應(yīng)重新按照審核與批準(zhǔn)流程進(jìn)行處理，確保文件的合規(guī)性。4.文件管理部門應(yīng)及時(shí)對修改后的文件進(jìn)行標(biāo)識和替換，同時(shí)更新相關(guān)的文件目錄索引和電子文檔管理系統(tǒng)。（二）廢止流程1.當(dāng)文件因法律法規(guī)變更、項(xiàng)目結(jié)束、文件內(nèi)容不再適用等原因需要廢止時(shí)，由文件管理部門提出廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，說明廢止原因、涉及文件名稱及編號等。2.《文件廢止申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至原文件批準(zhǔn)人審批。3.批準(zhǔn)廢止后，文件管理部門應(yīng)將廢止文件從文件檔案室和電子文檔管理系統(tǒng)中移除，并做好記錄。4.對于已廢止文件的紙質(zhì)版本，應(yīng)進(jìn)行妥善封存或銷毀處理，確保文件信息不會泄露。八、文件的歸檔（一）歸檔范圍臨床研究項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員對項(xiàng)目文件進(jìn)行全面清理，將符合歸檔條件的文件進(jìn)行歸檔。歸檔范圍包括項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的所有文件，如研究方案、病例報(bào)告表、數(shù)據(jù)文件、監(jiān)查報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整，簽字、蓋章等手續(xù)完備，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。2.按照文件類別和編號順序進(jìn)行整理，編制歸檔文件清單，清單應(yīng)包括文件名稱、編號、日期、來源等信息。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并確保電子文件格式的可讀性和兼容性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行歸檔保存。4.歸檔文件應(yīng)移交至公司檔案管理部門統(tǒng)一保管，并辦理交接手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對臨床研究文件管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保文件管理符合本制度的要求。（二）檢查內(nèi)容1.文件的產(chǎn)生、收集、審核、批準(zhǔn)、存儲、保管、查閱、借閱、修改、廢止、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、合法性。3.文件管理流程的合規(guī)性和有效性。4.文件的保密措施落實(shí)情況。（三）檢查方式1.定期檢查：質(zhì)量管理部門每季度對文件管理工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果形成報(bào)告，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對特定項(xiàng)目或文件管理環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對文件管理中出現(xiàn)的重大問題或整改情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保問題得到徹底解決。（四