產(chǎn)品購銷合同管理制度一、總則1.目的為加強公司產(chǎn)品購銷合同的規(guī)范化管理，維護公司合法權益，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與供應商、經(jīng)銷商及其他客戶之間簽訂的產(chǎn)品購銷合同的管理。3.基本原則依法簽訂合同，保證合同的合法性、真實性、有效性。切實履行合同，確保合同的全面履行，維護公司信譽。加強合同管理，提高合同管理水平，防范合同風險。二、合同簽訂前的準備1.市場調研業(yè)務部門應定期進行市場調研，收集有關產(chǎn)品的市場價格、供求情況、競爭對手信息等資料，為合同簽訂提供依據(jù)。關注市場動態(tài)，及時掌握市場變化趨勢，以便在合同簽訂中爭取有利條件。2.客戶資信調查對于新客戶，業(yè)務部門應在簽訂合同前進行資信調查，了解其經(jīng)營狀況、財務狀況、信用記錄等?？梢酝ㄟ^查閱客戶的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、財務報表、銀行信用評級等方式獲取相關信息，也可委托專業(yè)機構進行調查。根據(jù)資信調查結果，評估客戶的信用風險，對于信用風險較高的客戶，應謹慎簽訂合同或采取相應的風險防范措施。3.合同條款協(xié)商業(yè)務部門在與客戶進行合同條款協(xié)商時，應明確雙方的權利和義務，確保合同條款公平合理、明確具體。重點協(xié)商產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質量標準、違約責任等條款。對于合同中的特殊條款或要求，應進行詳細記錄，并與相關部門溝通協(xié)調，確保公司能夠履行合同義務。三、合同簽訂1.合同起草業(yè)務部門負責合同的起草工作，合同文本應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式。合同內容應符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權利和義務，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。在起草合同過程中，應充分考慮公司的利益和風險，對于可能影響公司權益的條款，應進行重點審查和修改。2.合同審核合同起草完成后，應提交給相關部門進行審核。審核部門包括法務部門、財務部門、業(yè)務部門等。法務部門負責審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同不違反法律法規(guī)的強制性規(guī)定。財務部門負責審核合同的付款方式、結算條款等，確保公司的資金安全和財務利益。業(yè)務部門負責審核合同的業(yè)務條款，確保合同能夠滿足業(yè)務需求，切實可行。各審核部門應在規(guī)定的時間內完成審核工作，并提出審核意見。業(yè)務部門應根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，直至審核通過。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章。簽訂合同前，應確保簽字人具有合法的授權，簽字蓋章手續(xù)應齊全、規(guī)范。合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門履行各自的職責。四、合同履行1.合同執(zhí)行計劃制定業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節(jié)點等。合同執(zhí)行計劃應報公司領導審批后實施，并定期向公司領導匯報合同執(zhí)行情況。2.產(chǎn)品交付生產(chǎn)部門應按照合同約定的時間、規(guī)格、數(shù)量等要求組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質量符合合同標準。物流部門應負責產(chǎn)品的運輸和交付工作，確保產(chǎn)品按時、安全送達客戶指定地點。在產(chǎn)品交付過程中，應及時與客戶溝通協(xié)調，辦理交付手續(xù)，取得客戶的簽收憑證。3.貨款結算財務部門應按照合同約定的付款方式和結算時間，及時與客戶進行貨款結算。對于貨到付款的合同，應在收到客戶簽收憑證后，及時辦理收款手續(xù)；對于分期付款的合同，應按照合同約定的時間節(jié)點，及時向客戶催收貨款。在貨款結算過程中，應嚴格遵守財務管理制度，確保資金安全，防范財務風險。4.合同變更在合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與客戶協(xié)商溝通，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應報公司相關部門審核批準后實施，確保變更后的合同合法有效，不影響公司的利益。五、合同監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司應定期對合同履行情況進行檢查，檢查內容包括合同執(zhí)行進度、產(chǎn)品質量、貨款結算、售后服務等方面。業(yè)務部門應每月對合同履行情況進行自查，并形成自查報告報公司領導。公司每季度組織一次全面的合同履行情況檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。2.專項檢查對于重大合同或涉及公司核心利益的合同，公司應組織專項檢查，確保合同的順利履行。專項檢查可以由公司領導帶隊，相關部門人員參加，對合同履行的各個環(huán)節(jié)進行深入檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.監(jiān)督考核公司建立合同履行監(jiān)督考核機制，對合同履行情況進行量化考核，將考核結果與部門和個人的績效掛鉤。對于合同履行情況良好的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于合同履行不力，給公司造成損失的部門和個人，進行批評教育，并追究相應的責任。六、合同糾紛處理1.糾紛預警業(yè)務部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象，應及時向公司領導匯報，并采取相應的措施進行防范。法務部門應定期對合同履行情況進行分析評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風險，并提出預警建議。2.糾紛處理流程當合同糾紛發(fā)生時，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)，與對方進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時將糾紛情況報公司領導，并提交給法務部門處理。法務部門應根據(jù)糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案，采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，業(yè)務部門和法務部門應密切配合，及時向公司領導匯報糾紛處理進展情況，確保糾紛得到妥善解決。3.糾紛案例分析公司應定期對合同糾紛案例進行分析總結，查找糾紛產(chǎn)生的原因，總結經(jīng)驗教訓，完善合同管理制度。通過糾紛案例分析，加強對員工的法律意識教育，提高員工的風險防范能力，避免類似糾紛的再次發(fā)生。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同正本及相關附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來信函、交付憑證、結算憑證等資料收集整理，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對合同資料進行分類、編號、裝訂，建立合同檔案。2.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查，確保檔案的完整性和安全性。對于破損、變質的檔案，應及時進行修復或更換。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借合同檔案。如需復印合同檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關手續(xù)。4.檔案銷毀合同檔案保管期限屆滿后，檔案