合同規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，對(duì)合同條款的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并提出法律意見和建議。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律支持。負(fù)責(zé)處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向公司匯報(bào)。負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。參與合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督，對(duì)合同款項(xiàng)的收付進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)提供與合同相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析，為合同管理提供財(cái)務(wù)支持。（二）合同管理人員職責(zé)1.熟悉國(guó)家法律法規(guī)及公司合同管理制度，掌握合同管理流程。2.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等具體工作。3.跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告合同履行中的問題。4.協(xié)助處理合同糾紛，提供相關(guān)資料和信息。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)，填寫《合同簽訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、對(duì)方信息、合同主要條款等內(nèi)容。2.部門審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同簽訂申請(qǐng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，條款是否清晰明確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，風(fēng)險(xiǎn)是否可控等，并簽署審核意見。法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，合同文本格式是否規(guī)范等，并出具法律審查意見。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等是否合理合規(guī)，是否符合公司財(cái)務(wù)制度要求，并簽署審核意見。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核通過的合同簽訂申請(qǐng)，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等因素進(jìn)行審批，并簽署審批意見。4.合同簽訂：合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方進(jìn)行簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本內(nèi)容與審批通過的內(nèi)容一致，雙方簽字蓋章齊全，合同生效。（二）合同文本要求1.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，特殊情況需使用非標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核同意。2.合同內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。3.合同條款應(yīng)明確具體，避免模糊不清或歧義性表述，確保雙方權(quán)利義務(wù)明確，便于履行和監(jiān)督。4.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用生僻字、錯(cuò)別字、繁體字等，確保合同文本的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。（三）合同印章管理1.公司合同專用章由法務(wù)部門統(tǒng)一保管，專人負(fù)責(zé)使用。2.使用合同專用章時(shí)，應(yīng)填寫《合同專用章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。3.合同專用章使用人應(yīng)在合同文本上加蓋合同專用章，并確保印章清晰、端正，不得在空白合同文本上加蓋合同專用章。4.合同簽訂完畢后，合同專用章使用人應(yīng)及時(shí)將合同專用章交回法務(wù)部門保管，并做好使用記錄。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，指定專人負(fù)責(zé)合同履行情況的監(jiān)控，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.合同履行跟蹤人員應(yīng)定期與合同相對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，了解合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)或問題，合同履行跟蹤人員應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并提出相應(yīng)的解決方案。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并提交法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核。2.法務(wù)部門對(duì)合同變更的合法性進(jìn)行審查，財(cái)務(wù)部門對(duì)合同變更的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同變更經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并確保變更后的合同文本符合法律法規(guī)規(guī)定和公司合同管理制度要求。（三）合同解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同解除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明解除合同的原因、依據(jù)、對(duì)公司的影響等，并提交法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門審核。2.法務(wù)部門對(duì)合同解除的合法性進(jìn)行審查，財(cái)務(wù)部門對(duì)合同解除后的財(cái)務(wù)處理進(jìn)行審核，審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同解除經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，并確保解除后的合同文本符合法律法規(guī)規(guī)定和公司合同管理制度要求。4.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行情況，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，確保公司權(quán)益不受損失。五、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同簽訂前的調(diào)查和審查，了解合同相對(duì)方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營(yíng)能力等情況，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。2.嚴(yán)格按照合同管理制度簽訂合同，確保合同條款明確、具體、合法合規(guī)，避免因合同條款不清或違法違規(guī)導(dǎo)致合同糾紛。3.加強(qiáng)合同履行過程中的跟蹤管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免問題積累導(dǎo)致合同糾紛。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并會(huì)同法務(wù)部門制定糾紛處理方案。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理與合同糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，分析糾紛的法律性質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)，提出法律意見和建議。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，通過仲裁、訴訟等方式解決糾紛。4.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門應(yīng)密切配合，及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)糾紛處理進(jìn)展情況，確保糾紛得到妥善解決。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)收集合同文本及相關(guān)附件，包括合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、補(bǔ)充協(xié)議等。2.合同文本及相關(guān)附件應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要資料。（二）檔案整理1.合同管理人員應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等順序進(jìn)行分類歸檔。2.每份合同檔案應(yīng)建立獨(dú)立的文件夾，文件夾內(nèi)按照合同文本、審批表、相關(guān)附件等順序進(jìn)行排列，并標(biāo)注清晰的頁(yè)碼。3.合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒進(jìn)行存放，檔案盒上應(yīng)標(biāo)注合同類別、年份、月份等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管1.合同檔案由公司檔案室統(tǒng)一保管，檔案室應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲等保管條件，確保合同檔案的安全完整。2.合同檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。3.合同檔案保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行審批和銷毀，并做好銷毀記錄。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將合同檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄合同檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并做好登記。3.查閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失合同檔案，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)將合同檔案歸還檔案室。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門及合同管理人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)