合同與印鑒管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同與印鑒管理，規(guī)范合同簽訂、履行及印鑒使用流程，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬子公司在經(jīng)營活動(dòng)中涉及的各類合同簽訂、變更、解除以及印鑒的使用與管理。3.基本原則合同管理遵循依法合規(guī)、審慎嚴(yán)謹(jǐn)、公平公正、全程監(jiān)控的原則。印鑒管理遵循專人保管、審批使用、登記備案、確保安全的原則。二、合同管理合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要發(fā)起合同立項(xiàng)申請，詳細(xì)說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、履行期限等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評估。2.合同起草法務(wù)部門根據(jù)立項(xiàng)申請及法律風(fēng)險(xiǎn)評估意見，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款，確保內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰準(zhǔn)確、表述嚴(yán)謹(jǐn)完整。3.合同審核合同起草完成后，依次提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況；財(cái)務(wù)部門審核合同的付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用預(yù)算等財(cái)務(wù)條款；法務(wù)部門從法律角度對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行全面審查，并提出修改意見。審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核并簽署意見，反饋給起草部門進(jìn)行修改完善。4.合同審批經(jīng)各部門審核通過的合同，按照公司的審批權(quán)限提交相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對合同的真實(shí)性、合法性、可行性負(fù)責(zé)，并簽署審批意見。重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)公司管理層集體決策。5.合同簽署合同經(jīng)審批通過后，由授權(quán)代表與對方當(dāng)事人簽署合同。簽署前，應(yīng)仔細(xì)核對合同文本與審批意見是否一致，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。合同簽署過程應(yīng)進(jìn)行記錄，留存相關(guān)影像資料。合同履行管理1.任務(wù)分解與責(zé)任落實(shí)合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人員及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并將履行計(jì)劃報(bào)送至相關(guān)部門備案。2.跟蹤與監(jiān)控業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。定期向公司管理層匯報(bào)合同履行情況，遇有重大問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并提出解決方案。3.變更與解除合同履行過程中如需變更或解除合同，應(yīng)按照原合同簽訂流程重新進(jìn)行審批，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)等事項(xiàng)。合同檔案管理1.歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關(guān)資料，包括合同文本、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來信函、履行記錄等均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行歸檔管理。2.歸檔要求合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料完整、清晰、有序。每份合同檔案應(yīng)建立獨(dú)立的檔案編號，便于查詢和管理。3.保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。重要合同及涉及重大權(quán)益的合同檔案應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。4.查閱與借閱因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》或《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。查閱或借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、印鑒管理印鑒種類與范圍1.公司公章用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的文書。2.合同專用章專門用于公司簽訂合同，不得用于其他用途。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)活動(dòng)。4.法定代表人章用于公司特定的財(cái)務(wù)文件、授權(quán)委托書等。印鑒保管1.專人負(fù)責(zé)公司設(shè)立印鑒保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)印鑒的保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印鑒管理規(guī)定。2.保管場所印鑒應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印鑒保管箱內(nèi)，并放置在公司指定的保管場所。保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮等安全設(shè)施。3.離崗交接印鑒保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因離崗時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印鑒交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對印鑒數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，并在《印鑒交接清單》上簽字確認(rèn)。交接過程應(yīng)有監(jiān)交人在場監(jiān)督，確保交接手續(xù)完整、準(zhǔn)確。印鑒使用1.審批流程使用印鑒時(shí)，應(yīng)填寫《印鑒使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到印鑒保管人員處用印。重大事項(xiàng)用印需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。2.用印登記印鑒保管人員應(yīng)建立《印鑒使用登記簿》，對每次印鑒使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息。登記內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和追溯。3.用印要求用印時(shí)，應(yīng)確保用印文件與審批內(nèi)容一致，用印位置準(zhǔn)確、清晰。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印鑒。因特殊情況確需在空白紙張上加蓋印鑒的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制空白紙張的使用數(shù)量和流向。印鑒廢止與銷毀1.廢止程序因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，需要廢止印鑒的，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，辦理印鑒廢止手續(xù)。印鑒廢止后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和單位，停止使用廢止印鑒。2.銷毀處理廢止印鑒應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀，防止印鑒被非法使用。銷毀印鑒時(shí)，應(yīng)由印鑒保管人員、監(jiān)銷人員共同在場，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并在《印鑒銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查核。四、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對合同與印鑒管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查合同簽訂、履行、檔案管理及印鑒使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.法務(wù)監(jiān)督法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同簽訂、履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全程監(jiān)控，對重大合同進(jìn)行專項(xiàng)法律審查，確保合同的合法性和有效性。對印鑒使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)用印行為及時(shí)制止并依法處理。3.考核評價(jià)將合同與印鑒管理工作納入公司各部門及相關(guān)人員的