酒店設(shè)備采購與驗(yàn)收規(guī)定

酒店設(shè)備采購與驗(yàn)收規(guī)定一、總則1.目的：為規(guī)范酒店設(shè)備采購與驗(yàn)收流程，確保所采購設(shè)備符合酒店經(jīng)營與管理需求，保證設(shè)備質(zhì)量，控制采購成本，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店所有設(shè)備的采購與驗(yàn)收活動，包括但不限于客房設(shè)備、餐飲設(shè)備、廚房設(shè)備、工程設(shè)備、辦公設(shè)備等。3.職責(zé)分工-采購部門：負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行，尋找供應(yīng)商，進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度等工作。-使用部門：提出設(shè)備采購需求，參與采購過程，協(xié)助制定技術(shù)規(guī)格和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)設(shè)備的初步驗(yàn)收和使用培訓(xùn)等。-財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核，資金的安排與支付，對采購價格進(jìn)行監(jiān)督與審核。-質(zhì)量驗(yàn)收小組：由采購部門、使用部門、工程技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)對采購設(shè)備進(jìn)行全面驗(yàn)收，確保設(shè)備質(zhì)量和性能符合要求。二、采購流程1.采購需求提出-使用部門根據(jù)酒店經(jīng)營、業(yè)務(wù)發(fā)展或設(shè)備更新需求，填寫《設(shè)備采購申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時間等信息。-《設(shè)備采購申請表》需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。2.采購預(yù)算審核-采購部門收到《設(shè)備采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行初步評估，結(jié)合市場價格信息，估算采購預(yù)算。-將包含采購預(yù)算的《設(shè)備采購申請表》提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)酒店年度預(yù)算和資金狀況進(jìn)行審核。審核通過后，申請表返回采購部門。3.供應(yīng)商選擇-采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加展會等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。-對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、售后服務(wù)能力等方面。-邀請符合資格的供應(yīng)商提供設(shè)備報價、技術(shù)方案和樣品（如有需要）。采購部門對供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案進(jìn)行比較和評估，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)入采購談判環(huán)節(jié)。4.采購談判-采購部門組織使用部門、工程技術(shù)人員等與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括設(shè)備價格、技術(shù)規(guī)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。-在談判過程中，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的承諾和雙方達(dá)成的共識。談判結(jié)束后，形成《采購談判紀(jì)要》，由參與談判的各方代表簽字確認(rèn)。5.采購合同簽訂-根據(jù)采購談判結(jié)果，采購部門起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款。-采購合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商代表簽字蓋章，正式簽訂合同。-采購部門將簽訂好的合同副本分發(fā)給使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。三、采購過程跟蹤1.訂單下達(dá)與確認(rèn)：采購合同簽訂后，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)正式采購訂單，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、設(shè)備信息、交貨期、交貨地點(diǎn)等關(guān)鍵信息。2.進(jìn)度跟蹤-采購部門定期與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸安排，及時掌握采購過程中的動態(tài)信息。-對于大型設(shè)備或定制設(shè)備，要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度報告，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決可能出現(xiàn)的問題。3.異常情況處理-若供應(yīng)商因不可抗力或其他原因?qū)е陆回浧谘舆t、設(shè)備規(guī)格變更等異常情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并將情況通報給使用部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。-根據(jù)協(xié)商結(jié)果，如需變更采購合同條款，采購部門應(yīng)按照合同變更流程辦理相關(guān)手續(xù)。四、驗(yàn)收準(zhǔn)備1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定-在采購合同簽訂后，使用部門、工程技術(shù)人員等根據(jù)設(shè)備技術(shù)規(guī)格和實(shí)際使用需求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確設(shè)備的性能指標(biāo)、質(zhì)量要求、外觀要求、包裝要求等內(nèi)容。-驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需經(jīng)采購部門、質(zhì)量驗(yàn)收小組審核通過后，作為設(shè)備驗(yàn)收的依據(jù)。2.驗(yàn)收小組組建-采購部門在設(shè)備預(yù)計(jì)到貨前，組建質(zhì)量驗(yàn)收小組。驗(yàn)收小組由采購部門、使用部門、工程技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等組成，明確各成員的職責(zé)分工。-驗(yàn)收小組應(yīng)熟悉驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，做好驗(yàn)收前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。3.驗(yàn)收場地與工具準(zhǔn)備-使用部門負(fù)責(zé)提供合適的驗(yàn)收場地，確保場地具備設(shè)備安裝、調(diào)試和測試的條件。-工程技術(shù)人員準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和儀器，如檢測設(shè)備、量具、工具套件等，確保工具和儀器的準(zhǔn)確性和可靠性。五、到貨驗(yàn)收1.到貨通知與檢查-供應(yīng)商在設(shè)備發(fā)貨前，應(yīng)提前通知采購部門預(yù)計(jì)到貨時間、運(yùn)輸方式等信息。-設(shè)備到貨時，采購部門、使用部門和物流人員共同對設(shè)備的外包裝進(jìn)行檢查，查看包裝是否完好，有無破損、變形、受潮等情況。若發(fā)現(xiàn)包裝異常，應(yīng)及時拍照記錄，并與供應(yīng)商溝通處理。2.數(shù)量與規(guī)格核對-打開設(shè)備包裝后，驗(yàn)收小組按照采購合同和送貨清單，對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行逐一核對，確保設(shè)備與合同要求一致。-檢查設(shè)備的隨機(jī)附件、配件、工具、說明書、合格證等是否齊全，其規(guī)格和數(shù)量是否符合合同約定。3.外觀質(zhì)量檢查-對設(shè)備的外觀進(jìn)行詳細(xì)檢查，查看設(shè)備表面有無劃痕、磕碰、變形、銹蝕等缺陷，油漆涂層是否均勻、牢固。-檢查設(shè)備的標(biāo)識、銘牌是否清晰、準(zhǔn)確，安裝孔、連接部位等是否符合設(shè)計(jì)要求。六、安裝與調(diào)試驗(yàn)收1.安裝調(diào)試安排-若設(shè)備需要安裝調(diào)試，采購部門協(xié)調(diào)供應(yīng)商安排專業(yè)技術(shù)人員到酒店進(jìn)行安裝調(diào)試工作。安裝調(diào)試工作應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，盡量減少對酒店正常經(jīng)營的影響。-在安裝調(diào)試過程中，酒店工程技術(shù)人員應(yīng)積極配合供應(yīng)商技術(shù)人員，提供必要的協(xié)助和支持。2.安裝質(zhì)量驗(yàn)收-安裝工作完成后，驗(yàn)收小組按照安裝圖紙和技術(shù)要求，對設(shè)備的安裝質(zhì)量進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的安裝位置是否正確、固定是否牢固、連接是否緊密、布線是否規(guī)范等。-對設(shè)備的管道、線路連接進(jìn)行壓力測試、絕緣測試等，確保安裝質(zhì)量符合安全和使用要求。3.調(diào)試運(yùn)行驗(yàn)收-設(shè)備安裝完成后，進(jìn)行調(diào)試運(yùn)行。在調(diào)試過程中，觀察設(shè)備的運(yùn)行狀況，檢查設(shè)備的各項(xiàng)性能指標(biāo)是否達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。-對設(shè)備的啟動、停止、運(yùn)行參數(shù)調(diào)整等操作進(jìn)行測試，檢查設(shè)備的操作是否簡便、靈活，控制系統(tǒng)是否正常。-按照設(shè)備的設(shè)計(jì)負(fù)荷和運(yùn)行時間要求，進(jìn)行連續(xù)運(yùn)行測試，檢驗(yàn)設(shè)備的穩(wěn)定性和可靠性。七、性能與功能驗(yàn)收1.性能測試-根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對設(shè)備的各項(xiàng)性能指標(biāo)進(jìn)行測試，如設(shè)備的功率、轉(zhuǎn)速、壓力、溫度、精度等。使用專業(yè)的檢測工具和儀器，確保測試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。-將測試結(jié)果與設(shè)備技術(shù)規(guī)格要求進(jìn)行對比，判斷設(shè)備性能是否符合要求。若性能指標(biāo)不符合標(biāo)準(zhǔn)，要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或更換設(shè)備。2.功能驗(yàn)證-對設(shè)備的各項(xiàng)功能進(jìn)行逐一驗(yàn)證，檢查設(shè)備是否具備合同約定的各項(xiàng)功能，功能的實(shí)現(xiàn)是否符合設(shè)計(jì)要求。-通過實(shí)際操作和模擬使用場景，檢驗(yàn)設(shè)備功能的實(shí)用性和有效性。對于功能不完善或無法實(shí)現(xiàn)的情況，要求供應(yīng)商進(jìn)行改進(jìn)。3.兼容性測試（如有需要）-對于與其他系統(tǒng)或設(shè)備有接口或協(xié)同工作要求的設(shè)備，進(jìn)行兼容性測試。檢查設(shè)備與相關(guān)系統(tǒng)或設(shè)備之間的連接是否正常，數(shù)據(jù)傳輸是否準(zhǔn)確，協(xié)同工作是否順暢。-確保設(shè)備在酒店現(xiàn)有的系統(tǒng)環(huán)境和工作流程中能夠正常運(yùn)行，不會對其他設(shè)備和系統(tǒng)產(chǎn)生不良影響。八、資料與培訓(xùn)驗(yàn)收1.資料驗(yàn)收-供應(yīng)商應(yīng)提供設(shè)備的完整資料，包括設(shè)備說明書、操作手冊、維護(hù)手冊、電路圖、裝配圖、合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報告等。-驗(yàn)收小組對供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和清晰度。確保資料能夠滿足設(shè)備的操作、維護(hù)和管理需求。2.培訓(xùn)驗(yàn)收-供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定，為酒店使用部門和相關(guān)人員提供設(shè)備操作和維護(hù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備的基本原理、操作方法、日常維護(hù)、常見故障排除等。-驗(yàn)收小組對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，通過現(xiàn)場操作考核、理論知識測試等方式，檢驗(yàn)培訓(xùn)人員對設(shè)備的掌握程度。確保培訓(xùn)人員能夠熟練操作設(shè)備，具備基本的維護(hù)能力。九、驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格-設(shè)備經(jīng)過到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試驗(yàn)收、性能與功能驗(yàn)收以及資料與培訓(xùn)驗(yàn)收后，各項(xiàng)指標(biāo)均符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收小組出具《設(shè)備驗(yàn)收合格報告》，由驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)。-采購部門根據(jù)驗(yàn)收合格報告，按照合同約定的付款方式，辦理設(shè)備款項(xiàng)支付手續(xù)。2.驗(yàn)收不合格-若設(shè)備在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題、性能不達(dá)標(biāo)、功能不完善等情況，驗(yàn)收小組出具《設(shè)備驗(yàn)收不合格報告》，詳細(xì)說明不合格項(xiàng)目和問題所在。-采購部門及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)提出整改方案，并進(jìn)行整改。整改完成后，重新組織驗(yàn)收。-若供應(yīng)商無法在規(guī)定時間內(nèi)完成整改或整改后仍不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，采購部門根據(jù)合同約定，采取退貨、換貨、扣除貨款等措施，維護(hù)酒店的合法權(quán)益。十、售后服務(wù)驗(yàn)收1.售后服務(wù)條款確認(rèn)-在采購合同中，應(yīng)明確供應(yīng)商的售后服務(wù)條款，包括質(zhì)保期、維修響應(yīng)時間、維修方式、配件供應(yīng)等內(nèi)容。-設(shè)備驗(yàn)收合格后，采購部門與供應(yīng)商再次確認(rèn)售后服務(wù)條款的具體內(nèi)容和執(zhí)行方式。2.質(zhì)保期跟蹤-在設(shè)備質(zhì)保期內(nèi)，使用部門負(fù)責(zé)對設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行跟蹤，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或質(zhì)量問題，及時通知采購部門和供應(yīng)商。-采購部門督促供應(yīng)商按照售后服務(wù)條款，及時提供維修服務(wù)。對供應(yīng)商的維修服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和評估，確保設(shè)備能夠及時恢復(fù)正常運(yùn)行。3.售后服務(wù)評價-質(zhì)保期結(jié)束后，采購部門組織使用部門對供應(yīng)商的售后服務(wù)進(jìn)行評價。評價內(nèi)容包括維修響應(yīng)速度、維修質(zhì)量、配件供應(yīng)及時性、技術(shù)支持水平等方面。-根據(jù)售后服務(wù)評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵和合作機(jī)會，對售后服務(wù)不達(dá)標(biāo)者，在后續(xù)采購中進(jìn)行相應(yīng)的限制。十一、檔案管理1.采購檔案建立-采購部門負(fù)責(zé)建立設(shè)備采購檔案，檔案內(nèi)容包括采購申請、采購預(yù)算、供應(yīng)商選擇資料、采購談判紀(jì)要、采購合同、設(shè)備驗(yàn)收報告、售后服務(wù)記錄等。-對采購檔案進(jìn)行分類整理，按照設(shè)備類別、采購時間等進(jìn)行編號歸檔，便于查詢和管理。2.驗(yàn)收檔案管理-質(zhì)量驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)整理設(shè)備驗(yàn)收檔案，包括驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收記錄、測試數(shù)據(jù)、驗(yàn)收報告等資料。-將驗(yàn)收檔案與采購檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。驗(yàn)收檔案應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。十二、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)-酒店內(nèi)部審計(jì)部門定期對設(shè)備采購與驗(yàn)收工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否符合規(guī)定，采購合同的簽訂與執(zhí)行情況，驗(yàn)收工作是否嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行等。-對審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，督