紙質(zhì)文檔保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司紙質(zhì)文檔的保密管理，確保公司機密信息的安全，防止公司信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及涉及公司紙質(zhì)文檔處理的外部人員。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則建立健全保密防護措施，加強員工保密教育，提高保密意識，預(yù)防信息泄露事件的發(fā)生。2.分級管理原則根據(jù)文檔的重要性和敏感性，對紙質(zhì)文檔進行分級管理，采取相應(yīng)的保密措施。3.誰使用、誰負責(zé)原則使用紙質(zhì)文檔的人員對文檔的保密安全負責(zé)，嚴格遵守本制度的各項規(guī)定。二、保密文檔的定義與分類（一）保密文檔的定義涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等，一旦泄露可能給公司造成經(jīng)濟損失、聲譽損害或其他不利影響的紙質(zhì)文檔。（二）保密文檔的分類1.絕密級文檔公司核心技術(shù)資料、未公開的產(chǎn)品研發(fā)計劃、關(guān)鍵工藝文件等。公司財務(wù)戰(zhàn)略、年度預(yù)算、重大投資決策等財務(wù)信息。公司高層會議紀要涉及重大決策、人事任免等關(guān)鍵內(nèi)容的?？蛻舻暮诵纳虡I(yè)機密、特殊需求及未公開的合作協(xié)議等。2.機密級文檔重要技術(shù)文檔、產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)改進措施等。公司重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、市場調(diào)研報告等。公司內(nèi)部管理制度、流程規(guī)范、組織架構(gòu)等涉及公司運營的重要文件。與合作伙伴簽訂的重要合同、協(xié)議等，涉及雙方重要權(quán)利義務(wù)的。3.秘密級文檔一般性技術(shù)資料、產(chǎn)品說明書、操作手冊等。公司一般性業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表等。部門內(nèi)部工作文件、會議紀要等不涉及公司核心機密但仍需保密的文檔。三、文檔的產(chǎn)生與收集（一）文檔的產(chǎn)生1.各部門在工作過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔，應(yīng)明確專人負責(zé)記錄、整理和保管。2.員工在撰寫文檔時，應(yīng)根據(jù)文檔內(nèi)容確定密級，并在文檔首頁左上角標明相應(yīng)密級標識。3.嚴禁在未采取保密措施的情況下，在公共場所討論、起草涉及公司保密信息的文檔。（二）文檔的收集1.各部門應(yīng)定期對本部門產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔進行收集、整理，確保文檔的完整性和準確性。2.對于涉及多個部門的協(xié)作項目產(chǎn)生的文檔，由牽頭部門負責(zé)統(tǒng)一收集，并按照規(guī)定進行分類、整理和保管。3.收集過程中，應(yīng)嚴格檢查文檔的密級標識是否正確，對于標識不清或未標識的文檔，應(yīng)及時與文檔產(chǎn)生人員核實并補充標識。四、文檔的存儲與保管（一）存儲場所1.公司設(shè)立專門的保密文檔存儲室，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保存儲場所的安全性。2.保密文檔存儲室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合文檔存儲要求。3.不同密級的文檔應(yīng)分區(qū)存放，絕密級文檔應(yīng)存放在專門的保險柜或加密存儲設(shè)備中，并設(shè)置雙人管理。（二）保管人員1.保密文檔存儲室應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的保密意識和責(zé)任心，經(jīng)過嚴格的背景審查和保密培訓(xùn)。2.保管人員應(yīng)定期對存儲的文檔進行盤點、核對，確保文檔數(shù)量準確、存儲狀態(tài)良好。3.保管人員不得擅自將保密文檔帶出存儲室，如有特殊情況需要帶出，應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批流程，并采取必要的保密措施。（三）存儲方式1.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照分類、編號順序進行存放，便于查找和管理。2.對于重要的保密文檔，應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始文檔分開存放，并采取相應(yīng)的保密措施。3.存儲的文檔應(yīng)建立詳細的電子臺賬，記錄文檔的名稱、密級、存儲位置、出入庫時間、借閱情況等信息，以便于查詢和追溯。五、文檔的借閱與使用（一）借閱申請1.公司員工因工作需要借閱保密文檔，應(yīng)填寫《紙質(zhì)文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、密級、借閱用途、預(yù)計歸還時間等信息。2.《紙質(zhì)文檔借閱申請表》應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審批，對于絕密級文檔，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.審批人員應(yīng)根據(jù)借閱申請的內(nèi)容，嚴格審查借閱的必要性和安全性，對于不符合借閱條件的申請，應(yīng)予以駁回。2.審批通過后，借閱人員應(yīng)到保密文檔存儲室辦理借閱手續(xù)，保管人員應(yīng)根據(jù)審批意見，將借閱的文檔發(fā)放給借閱人員，并在文檔借閱臺賬上進行登記。（三）借閱期限1.保密文檔的借閱期限應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還借閱的文檔，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向保管人員說明情況，并辦理延期手續(xù)。（四）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的保密文檔，不得擅自復(fù)印、掃描、拍照、傳播或轉(zhuǎn)借他人。2.使用保密文檔時，應(yīng)在符合保密要求的場所進行，不得在公共場所隨意擺放或使用。3.使用完畢后，借閱人員應(yīng)及時將文檔歸還保管人員，并在文檔借閱臺賬上簽字確認。（五）歸還與注銷1.借閱人員歸還保密文檔時，保管人員應(yīng)認真檢查文檔的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞、丟失或泄露等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。2.文檔歸還后，保管人員應(yīng)在文檔借閱臺賬上注銷該文檔的借閱記錄。六、文檔的傳遞與郵寄（一）內(nèi)部傳遞1.公司內(nèi)部部門之間傳遞保密文檔，應(yīng)通過專門的機要通道進行，如機要文件交換站或?qū)Ｈ怂瓦_。2.傳遞保密文檔時，應(yīng)填寫《紙質(zhì)文檔傳遞登記表》，注明傳遞文檔的名稱、密級、傳遞部門、接收部門、傳遞時間等信息。3.傳遞人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保文檔在傳遞過程中的安全，不得擅自將文檔交予無關(guān)人員。（二）外部郵寄1.如需通過郵寄方式傳遞保密文檔，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)的快遞公司，并采取加密包裝等保密措施。2.在郵寄保密文檔前，應(yīng)填寫《紙質(zhì)文檔郵寄申請表》，注明郵寄文檔的名稱、密級、收件人信息、郵寄用途等，經(jīng)部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理郵寄手續(xù)。3.郵寄人員應(yīng)妥善保管郵寄憑證，以備查詢和追溯。同時，應(yīng)跟蹤?quán)]件的投遞情況，確保文檔安全送達收件人。七、文檔的銷毀（一）銷毀申請1.對于已失去保存價值的保密文檔，由使用部門提出銷毀申請，填寫《紙質(zhì)文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《紙質(zhì)文檔銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審批，對于涉及重要信息的銷毀申請，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀審批1.審批人員應(yīng)根據(jù)銷毀申請的內(nèi)容，審查銷毀的必要性和安全性，確保銷毀過程符合保密要求。2.審批通過后，方可組織實施文檔銷毀工作。（三）銷毀方式1.保密文檔的銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行，確保文檔信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，由專人負責(zé)記錄銷毀文檔的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并形成銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年以上，以備查詢和審計。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立保密管理工作小組，負責(zé)對公司紙質(zhì)文檔保密管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。保密管理工作小組辦公室設(shè)在[具體部門]，負責(zé)日常監(jiān)督檢查工作的組織和協(xié)調(diào)。（二）檢查內(nèi)容1.保密制度的執(zhí)行情況，包括文檔的產(chǎn)生、收集、存儲、保管、借閱、使用、傳遞、郵寄、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.保密設(shè)施設(shè)備的配備和運行情況，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、保險柜等是否正常運行。3.員工的保密意識和保密行為，是否存在違規(guī)操作或泄露公司機密信息的情況。（三）檢查方式1.定期檢查：保密管理工作小組定期對公司各部門的紙質(zhì)文檔保密管理情況進行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：保密管理工作小組不定期對部分部門或重點環(huán)節(jié)進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對公司重要項目、重大活動或出現(xiàn)的保密問題，開展專項檢查，確保保密工作落實到位。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密管理工作小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對存在的問題，制定具體的整改措施，并在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改。整改完成后，應(yīng)向保密管理工作小組提交整改報告。3.對于違反保密制度的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀律處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃公司人力資源部門應(yīng)制定年度保密培訓(xùn)計劃，將紙質(zhì)文檔保密管理知識納入培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織員工進行培訓(xùn)。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.保密法律法規(guī)和公司保密制度，使員工了解保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.紙質(zhì)文檔保密管理的流程和方法，包括文檔的分類、標識、存儲、保管、借閱、使用、傳遞、郵寄、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。3.保密意識和保密技能的培養(yǎng)，提高員工的保密防范能力。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司保密管理工作小組成員或邀請外部專家進行授課，對員工進行集中培訓(xùn)。2.在線學(xué)習(xí)：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供保密培訓(xùn)課程，供員工自主學(xué)習(xí)。3.案例分析：選取典型的保密案例進行分析講解，使員工深刻認識保密工作的嚴肅性。十、獎勵與處罰（一）獎勵1.對于在紙質(zhì)文檔保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金等。2.獎勵標準根據(jù)實際貢獻大小確定，具體獎勵辦法由公司另行制定。（二）處罰1.對于違反紙質(zhì)文檔保密管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)