財富管理物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司財富管理物料的規(guī)范化管理，確保物料的合理采購、存儲、使用和處置，提高物料使用效率，降低運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財富管理相關(guān)的各類物料，包括但不限于宣傳資料、辦公用品、投資工具模型、客戶禮品等的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門部門或崗位對財富管理物料進行統(tǒng)一規(guī)劃、采購、調(diào)配和監(jiān)督，確保物料管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.按需采購原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際工作需要，合理確定物料的采購數(shù)量和種類，避免積壓和浪費。3.成本控制原則在保證物料質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，通過優(yōu)化采購流程、集中采購、合理庫存管理等措施，降低物料采購和使用成本。4.使用規(guī)范原則明確各類物料的使用標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保員工正確、合理使用物料，避免違規(guī)操作和浪費現(xiàn)象。二、職責(zé)分工（一）物料管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善財富管理物料管理制度及相關(guān)流程，并組織實施。2.定期對公司各部門的物料需求進行統(tǒng)計和分析，制定物料采購計劃。3.組織開展物料采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟進采購進度和到貨情況。4.負(fù)責(zé)物料的驗收、入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保物料的安全和完整。5.定期對庫存物料進行盤點，及時清理積壓物料和報廢物料，做好庫存管理工作。6.對物料的使用情況進行跟蹤和監(jiān)督，定期收集使用部門的反饋意見，不斷優(yōu)化物料管理工作。（二）使用部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提前向物料管理部門提交物料需求申請，詳細(xì)說明所需物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物料的使用和管理，確保物料的合理使用和妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或浪費物料。3.配合物料管理部門進行物料盤點工作，提供相關(guān)使用記錄和資料。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購預(yù)算和費用報銷，確保采購資金的合理使用。2.對物料采購、庫存管理等環(huán)節(jié)的成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。（四）審計部門定期對財富管理物料的采購、使用、庫存等情況進行審計監(jiān)督，確保物料管理工作符合公司制度和法律法規(guī)要求。三、物料采購管理（一）采購計劃制定1.物料管理部門應(yīng)定期（每月/每季度）收集各使用部門的物料需求信息，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和歷史使用數(shù)據(jù)，進行綜合分析，制定物料采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息，并根據(jù)實際情況進行動態(tài)調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價、供應(yīng)商推薦等方式，篩選出具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等情況，調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。（三）采購流程1.使用部門填寫物料需求申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至物料管理部門。2.物料管理部門對需求申請表進行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，如與采購計劃相符，則直接進入采購環(huán)節(jié)；如超出采購計劃或存在其他問題，應(yīng)與使用部門溝通協(xié)調(diào)，重新確定采購需求。3.物料管理部門根據(jù)審核通過的需求申請表，選擇合適的供應(yīng)商，發(fā)送采購詢價單或招標(biāo)邀請函，獲取供應(yīng)商報價。4.對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，簽訂采購合同。5.采購合同簽訂后，物料管理部門應(yīng)跟蹤采購進度，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)和發(fā)貨情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。6.物料到貨前，物料管理部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量檢驗人員做好驗收準(zhǔn)備。到貨時，由質(zhì)量檢驗人員按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物料進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退貨、換貨等事宜。四、物料入庫管理（一）驗收1.物料到貨后，質(zhì)量檢驗人員應(yīng)按照采購合同要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物料進行嚴(yán)格驗收，包括物料的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀、質(zhì)量證明文件等。2.驗收合格的物料，質(zhì)量檢驗人員應(yīng)在送貨單或驗收單上簽字確認(rèn)，并注明驗收情況；驗收不合格的物料，應(yīng)填寫不合格報告，注明不合格原因，及時通知供應(yīng)商處理。（二）入庫1.驗收合格的物料，倉庫管理人員根據(jù)送貨單或驗收單進行入庫操作，填寫入庫單，詳細(xì)記錄物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息。2.倉庫管理人員應(yīng)按照物料的類別、特性、用途等進行分類存放，確保物料擺放整齊、標(biāo)識清晰、便于查找和管理。同時，應(yīng)做好防潮、防火、防盜、防蟲等措施，保證物料的質(zhì)量安全。（三）入庫手續(xù)1.入庫單一式三聯(lián)，倉庫管理人員留存一聯(lián)，交物料管理部門一聯(lián)，交財務(wù)部門一聯(lián)。物料管理部門應(yīng)及時將入庫信息錄入物料管理系統(tǒng)，更新庫存臺賬。2.財務(wù)部門根據(jù)入庫單和采購發(fā)票進行賬務(wù)處理，記錄采購成本和庫存增加情況。五、物料存儲管理（一）倉庫設(shè)置1.根據(jù)公司物料存儲需求，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、宣傳資料區(qū)、投資工具模型區(qū)、客戶禮品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。2.倉庫應(yīng)配備必要的倉儲設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤、搬運工具、消防器材、溫濕度控制設(shè)備等，確保物料存儲安全和環(huán)境適宜。（二）庫存盤點1.倉庫管理人員應(yīng)定期（每月/每季度）對庫存物料進行盤點，確保賬實相符。盤點前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。2.盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存儲位置等信息，如實記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查找原因，并填寫盤點差異報告，說明差異情況、產(chǎn)生原因及處理建議。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制盤點報表，報送物料管理部門和財務(wù)部門。物料管理部門應(yīng)根據(jù)盤點差異報告進行分析和處理，調(diào)整庫存臺賬；財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點報表進行賬務(wù)核對和調(diào)整。（三）庫存預(yù)警1.物料管理部門應(yīng)根據(jù)各類物料的歷史使用情況、采購周期、安全庫存等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存水平低于或高于預(yù)警指標(biāo)時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息。2.倉庫管理人員收到庫存預(yù)警信息后，應(yīng)及時通知物料管理部門，物料管理部門根據(jù)預(yù)警情況，及時安排采購或調(diào)整物料使用計劃，確保庫存處于合理水平。（四）庫存安全管理1.加強倉庫的安全管理，制定倉庫安全管理制度，明確倉庫管理人員的安全職責(zé)，定期進行安全培訓(xùn)和教育，提高安全意識。2.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和消防器材，如煙霧報警器、滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.嚴(yán)格執(zhí)行倉庫門禁制度，限制無關(guān)人員進入倉庫。倉庫管理人員離開倉庫時，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源、水源等，確保倉庫安全。六、物料發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.嚴(yán)格按照“先進先出”原則發(fā)放物料，確保物料的質(zhì)量和有效期。2.堅持按需發(fā)放原則，使用部門領(lǐng)用物料時，必須說明用途和數(shù)量，不得超量領(lǐng)用或挪作他用。（二）發(fā)放流程1.使用部門填寫物料領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至倉庫管理人員。2.倉庫管理人員根據(jù)審批通過的領(lǐng)用申請表，核對庫存情況，確認(rèn)有足夠庫存后，辦理物料發(fā)放手續(xù)，填寫出庫單，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、發(fā)放日期等信息。3.出庫單一式三聯(lián)，倉庫管理人員留存一聯(lián)，交物料管理部門一聯(lián)，交使用部門一聯(lián)。倉庫管理人員應(yīng)及時更新庫存臺賬，減少相應(yīng)物料的庫存數(shù)量。4.使用部門領(lǐng)用人在出庫單上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取物料。倉庫管理人員應(yīng)對發(fā)放的物料進行跟蹤，確保物料正確使用，避免浪費和丟失。（三）特殊物料發(fā)放對于貴重物料、限量物料、有特殊保管要求的物料等，應(yīng)制定專門的發(fā)放管理規(guī)定，嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量和使用范圍，并要求領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，確保物料的安全和有效使用。七、物料使用管理（一）使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)教育和引導(dǎo)員工正確、合理使用財富管理物料，遵守物料使用規(guī)定，不得隨意丟棄、損壞或擅自更改物料的用途和標(biāo)識。2.宣傳資料的使用應(yīng)符合公司品牌形象和宣傳策略，不得用于非法或違規(guī)宣傳活動。辦公用品應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費，對于可重復(fù)使用的辦公用品，應(yīng)提倡循環(huán)利用。3.投資工具模型應(yīng)妥善保管，不得隨意拆卸、轉(zhuǎn)借他人，使用后應(yīng)及時歸還倉庫，并確保模型的完整性和準(zhǔn)確性?？蛻舳Y品應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程進行贈送，不得私自截留或挪用。（二）使用監(jiān)督1.物料管理部門應(yīng)定期對各使用部門的物料使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并督促使用部門進行整改。2.公司鼓勵員工對物料使用過程中的浪費、違規(guī)等行為進行舉報，對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，將按照公司規(guī)定進行嚴(yán)肅處理。八、物料處置管理（一）報廢處理1.對于因損壞、過期、不再使用等原因需要報廢的物料，使用部門應(yīng)填寫物料報廢申請表，詳細(xì)說明報廢原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至物料管理部門。2.物料管理部門對報廢申請表進行審核，核實報廢物料的情況后，組織相關(guān)人員進行鑒定和評估。對于價值較高的報廢物料，應(yīng)邀請專業(yè)機構(gòu)或人員進行評估，確保報廢處理的合理性和公正性。3.經(jīng)審核批準(zhǔn)的報廢物料，由倉庫管理人員負(fù)責(zé)集中清理和處置。報廢物料的處置方式包括出售給廢品回收公司、捐贈給公益機構(gòu)等，處置過程中應(yīng)做好記錄，確保處置收入足額上繳公司財務(wù)。4.財務(wù)部門根據(jù)報廢申請表和處置記錄，進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，核銷報廢物料的賬面價值。（二）廢舊物料回收利用1.對于可回收利用的廢舊物料，如紙張、塑料、金屬等，倉庫管理人員應(yīng)進行分類收集和存放，并定期聯(lián)系有資質(zhì)的回收公司進行回收處理。2.在廢舊物料回收利用過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括回收物料的名稱、數(shù)量、回收公司、回收價格等信息，確?；厥者^程的規(guī)范和透明。九、信息管理（一）物料管理系統(tǒng)1.建立完善的物料管理系統(tǒng)，對物料的采購、入庫、存儲、發(fā)放、使用、處置等全過程進行信息化管理，實現(xiàn)物料信息的實時查詢、統(tǒng)計分析和動態(tài)監(jiān)控。2.物料管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如財務(wù)管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等）進行有效集成，確保信息的共享和協(xié)同，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.物料管理部門應(yīng)定期對物料管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進