設(shè)備施工合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司設(shè)備施工合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部單位簽訂的各類設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維修等合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門提出簽訂合同申請，填寫《設(shè)備施工合同申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況，包括合同名稱、合同對方、合同標(biāo)的、合同金額、付款方式、交貨時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。2.法務(wù)部門對合同申請進(jìn)行合法性審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門對合同申請進(jìn)行財務(wù)審查，重點審查合同金額、付款方式、結(jié)算方式等是否符合公司財務(wù)制度的規(guī)定，是否存在財務(wù)風(fēng)險。4.分管領(lǐng)導(dǎo)對合同申請進(jìn)行審批，根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估，決定是否批準(zhǔn)簽訂合同。5.總經(jīng)理對合同申請進(jìn)行最終審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，合同方可簽訂。6.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同對方進(jìn)行充分溝通，確保雙方對合同條款達(dá)成一致意見。合同簽訂時，應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)加蓋公司公章和法定代表人或授權(quán)代表的簽字。（二）合同對方的選擇與管理1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同對方名錄，對合同對方的基本情況、信用狀況、經(jīng)營業(yè)績等進(jìn)行調(diào)查和評估。2.優(yōu)先選擇具有良好信用記錄、經(jīng)營業(yè)績穩(wěn)定、技術(shù)實力雄厚的合同對方。對于新合作的合同對方，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和信用調(diào)查。3.與合同對方簽訂合作協(xié)議時，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。4.定期對合同對方的履行情況進(jìn)行評估，對于履行合同不力的合同對方，應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、追究違約責(zé)任等。（三）合同條款的審查與確定1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。合同條款應(yīng)包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、付款方式、交貨時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.對于合同中的重要條款，如價格條款、付款方式條款、違約責(zé)任條款等，應(yīng)進(jìn)行重點審查和協(xié)商。3.合同條款應(yīng)符合公司的利益和要求，不得損害公司的合法權(quán)益。同時，合同條款應(yīng)具有可操作性，便于雙方履行合同。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時組織合同交底會議，向相關(guān)部門和人員傳達(dá)合同的主要內(nèi)容和要求。2.合同交底的內(nèi)容應(yīng)包括合同的基本情況、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、履行方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。3.通過合同交底，使相關(guān)部門和人員了解合同的內(nèi)容和要求，明確各自的職責(zé)和任務(wù)，確保合同的順利履行。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，對合同的履行情況進(jìn)行實時跟蹤和記錄。2.定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理報告。3.合同執(zhí)行過程中，如需要變更合同條款，應(yīng)按照合同變更的程序進(jìn)行審批和簽訂。（三）合同驗收管理1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時組織驗收工作。驗收工作應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保設(shè)備的質(zhì)量和性能符合要求。2.驗收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《設(shè)備施工合同驗收單》，經(jīng)相關(guān)部門和人員簽字確認(rèn)后，作為合同結(jié)算的依據(jù)。3.如驗收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商解決，要求合同對方采取措施進(jìn)行整改或重新提供設(shè)備，直至驗收合格為止。四、合同變更與解除管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《設(shè)備施工合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容和對合同履行的影響。2.法務(wù)部門對合同變更申請進(jìn)行合法性審查，重點審查變更條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門對合同變更申請進(jìn)行財務(wù)審查，重點審查變更金額、付款方式、結(jié)算方式等是否符合公司財務(wù)制度的規(guī)定，是否存在財務(wù)風(fēng)險。4.分管領(lǐng)導(dǎo)對合同變更申請進(jìn)行審批，根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估，決定是否批準(zhǔn)變更合同。5.總經(jīng)理對合同變更申請進(jìn)行最終審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，合同方可變更。6.合同變更后，應(yīng)簽訂書面的變更協(xié)議，變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《設(shè)備施工合同解除申請表》，詳細(xì)說明解除合同的原因和依據(jù)。2.法務(wù)部門對合同解除申請進(jìn)行合法性審查，重點審查解除合同的原因和依據(jù)是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險。3.財務(wù)部門對合同解除申請進(jìn)行財務(wù)審查，重點審查解除合同后雙方的財務(wù)結(jié)算情況，是否存在財務(wù)風(fēng)險。4.分管領(lǐng)導(dǎo)對合同解除申請進(jìn)行審批，根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估，決定是否批準(zhǔn)解除合同。5.總經(jīng)理對合同解除申請進(jìn)行最終審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，合同方可解除。6.合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，如因解除合同給對方造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。五、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算流程1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集合同履行過程中的相關(guān)資料，如發(fā)票、驗收單、付款憑證等，填寫《設(shè)備施工合同結(jié)算申請表》，提交財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。2.財務(wù)部門對合同結(jié)算申請進(jìn)行審核，重點審核合同履行情況、結(jié)算金額、付款方式等是否符合合同約定和公司財務(wù)制度的規(guī)定。3.審核通過后，財務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)，按照合同約定的付款方式支付合同款項。4.結(jié)算完成后，財務(wù)部門應(yīng)將結(jié)算情況反饋給業(yè)務(wù)部門，并將相關(guān)資料歸檔保存。（二）結(jié)算爭議處理1.如合同雙方在結(jié)算過程中發(fā)生爭議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，可按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理，如申請仲裁或提起訴訟。3.在爭議處理期間，雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同約定的其他義務(wù)，不得影響合同的正常履行。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集整理，移交公司檔案室存檔。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各種文件、資料，如變更協(xié)議、驗收單、付款憑證等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期收集整理，移交公司檔案室存檔。（二）檔案整理與保管1.公司檔案室應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、上架等整理工作。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.建立合同檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和查閱手續(xù)。查閱合同檔案時，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）檔案銷毀1.合同檔案保管期滿后，公司檔案室應(yīng)按照檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和規(guī)范。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，重點關(guān)注合同對方的信用風(fēng)險、合同條款的法律風(fēng)險、合同履行過程中的操作風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低合同風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于合同對方的信用風(fēng)險，應(yīng)加強對合同對方的信用調(diào)查和評估，選擇信用良好的合同對方合作，并在合同中約定相應(yīng)的擔(dān)保條款或違約責(zé)任條款。2.對于合同條款的法律風(fēng)險，應(yīng)加強對合同條款的審查和把關(guān)，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免出現(xiàn)法律漏洞。3.對于合同履行過程中的操作風(fēng)險，應(yīng)建立健全合同執(zhí)行跟蹤制度，加強對合同履行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門應(yīng)定期對合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價