藥品采購業(yè)務(wù)管理制度一、總則1.目的為加強公司藥品采購業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購行為，確保藥品質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥品采購業(yè)務(wù)活動，包括藥品的采購計劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂、采購執(zhí)行與驗收、付款等環(huán)節(jié)。3.基本原則質(zhì)量第一原則：確保所采購藥品符合國家法律法規(guī)、藥品標準及公司質(zhì)量要求，保障用藥安全有效。合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，依法簽訂采購合同，確保采購行為合法合規(guī)。公開、公平、公正原則：在采購過程中，應(yīng)公開采購信息，公平對待所有供應(yīng)商，公正評價和選擇供應(yīng)商，確保采購過程透明、公正。成本效益原則：在保證藥品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金使用效益。二、采購計劃管理1.需求預(yù)測銷售部門應(yīng)定期收集、分析市場銷售數(shù)據(jù)，結(jié)合歷史銷售情況、季節(jié)因素、政策變化等，對藥品的市場需求進行預(yù)測，并及時反饋給采購部門。臨床科室根據(jù)臨床用藥需求，每月向采購部門提交藥品需求計劃，詳細列出所需藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)銷售部門的需求預(yù)測和臨床科室的需求計劃，結(jié)合庫存狀況，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。在制定采購計劃時，應(yīng)充分考慮藥品的有效期、季節(jié)性需求、市場供應(yīng)情況等因素，合理安排采購數(shù)量和時間，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3.采購計劃審批采購計劃編制完成后，需經(jīng)采購部門負責人審核，確保計劃的合理性和準確性。審核通過后的采購計劃報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后的采購計劃方可執(zhí)行。三、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)經(jīng)營范圍、質(zhì)量保證體系、信譽狀況、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。根據(jù)公司藥品采購需求和質(zhì)量要求，對供應(yīng)商信息庫中的供應(yīng)商進行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括企業(yè)生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、生產(chǎn)工藝、設(shè)備設(shè)施、人員資質(zhì)等方面。對供應(yīng)商提供的樣品進行質(zhì)量檢驗，確保其符合公司質(zhì)量標準。根據(jù)考察和評估結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商準入合格供應(yīng)商經(jīng)公司審批通過后，納入公司供應(yīng)商名錄，并簽訂《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及質(zhì)量標準、驗收方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部門負責為新準入供應(yīng)商建立檔案，記錄其基本信息、評估情況、合作歷史等內(nèi)容，以便進行后續(xù)管理。4.供應(yīng)商日常管理采購部門定期對供應(yīng)商進行跟蹤評估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量控制情況、價格變動情況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決合作過程中出現(xiàn)的問題。要求供應(yīng)商定期提供藥品質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)批次信息等資料，確保所采購藥品質(zhì)量可追溯。根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策，對于不符合要求的供應(yīng)商及時進行淘汰。四、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)根據(jù)批準的采購計劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。采購合同簽訂前，應(yīng)進行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風險。2.合同執(zhí)行采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇合同變更或解除等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議或解除合同協(xié)議，確保雙方權(quán)益得到保障。3.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件進行歸檔，建立合同檔案，以便查閱和管理。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來函件、驗收報告、付款憑證等資料，確保合同執(zhí)行過程中的所有文件資料完整保存。五、采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行采購部門根據(jù)采購合同要求，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購藥品的具體要求和交貨時間等信息。采購訂單發(fā)出后，采購人員應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保藥品按時、按質(zhì)、按量交付。2.到貨驗收藥品到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量驗收部門做好驗收準備工作。藥品到貨時，質(zhì)量驗收部門應(yīng)按照國家藥品標準、合同約定的質(zhì)量標準及公司相關(guān)驗收規(guī)定，對藥品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等進行逐批驗收。驗收合格的藥品，質(zhì)量驗收部門應(yīng)出具驗收報告，并在藥品入庫單上簽字確認；驗收不合格的藥品，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨等手續(xù)，并做好記錄。3.驗收記錄質(zhì)量驗收部門應(yīng)建立完善的驗收記錄檔案，詳細記錄每批藥品的驗收情況，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗收日期、驗收結(jié)果、驗收人員等信息。驗收記錄應(yīng)保存至超過藥品有效期一年，但不得少于三年。六、付款管理1.付款申請采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商發(fā)票及驗收合格的藥品入庫單后，按照合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)注明采購合同編號、供應(yīng)商名稱、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證。2.付款審批付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核付款申請單的真實性、準確性、合法性及相關(guān)憑證的完整性，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和合同約定進行審批，批準后的付款申請單交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.付款執(zhí)行財務(wù)部門按照審批后的付款申請單，及時安排資金支付給供應(yīng)商。付款方式可根據(jù)合同約定選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式。財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，定期與采購部門核對付款情況，確保付款信息準確無誤。七、采購風險管理1.風險識別采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如質(zhì)量風險、供應(yīng)風險、價格風險、合同風險、法律風險等。針對不同的風險因素，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.質(zhì)量風險控制加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴格審核供應(yīng)商資質(zhì)，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量評估和現(xiàn)場考察，確保所采購藥品質(zhì)量符合要求。嚴格執(zhí)行藥品驗收制度，加強對到貨藥品的質(zhì)量檢驗，確保不合格藥品不入庫、不使用。3.供應(yīng)風險控制建立供應(yīng)商多元化管理機制，與多家供應(yīng)商保持良好合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。關(guān)注市場供應(yīng)動態(tài)，及時掌握藥品供應(yīng)信息，提前做好應(yīng)對供應(yīng)短缺等突發(fā)情況的準備工作。4.價格風險控制定期收集市場價格信息，分析價格走勢，與供應(yīng)商進行價格談判，爭取合理的采購價格。建立價格預(yù)警機制，當市場價格波動較大時，及時調(diào)整采購策略，降低價格風險。5.合同風險控制加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、條款明確、權(quán)利義務(wù)對等。定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免合同糾紛的發(fā)生。6.法律風險控制采購業(yè)務(wù)活動應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)，加強法律知識培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識。在采購合同簽訂、執(zhí)行等過程中，如有法律問題，及時咨詢公司法律顧問，確保采購行為合法合規(guī)。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對藥品采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、驗收情況、付款情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善采購業(yè)務(wù)流程和管理制度。2.考核機制建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自