案例2

電子采購(e-Procurement)實例:通用電氣(GE)背景1982~1992,GE的原材料成本

16%,而產品價格連年持平甚至下跌.GE竭力改善其采購系統(tǒng).分析其采購過程發(fā)現(xiàn)采購效率低下,涉及的交易過多,管理成本也很高,不能利用GE的采購量獲得較好的價格.由于采購訂單/收據(jù)/發(fā)票不匹配,1.25百萬發(fā)票的1/4以上還需重做.為獲得低值機器零部件,GE照明部的工廠往往每天要將數(shù)以百計的申請書RFQ(RequisitionsForQuotations)送到公司的外包部對每一份申請書,需將與其相關的設計圖紙從庫房要出來,拿到處理中心進行復印,折疊,附件到申請書上,裝到信封并寄出.這一過程至少需要7天,相當復雜費時,而且外包部通常一次只將競標書郵寄給2~3個供應商Source:Turban(2000),ElectronicCommerce:AManagerialPerspective,Prentice-Hall,pp.198-200實例:通用電氣(GE)GE公司的措施1996,GE開發(fā)出在線采購系統(tǒng)(,TPN,TradingProcessNetwork).電子競標,無紙化.外包部以電子方式收到內部顧客的申請,并通過因特網(wǎng)將競標書發(fā)布到世界各地的供應商.兩個小時收到.要求7天準備標書并寄回照明部.系統(tǒng)會自動將圖紙抽取出來并附加到電子申請表上.評標工作也在網(wǎng)上進行.實例:通用電氣(GE)TPN的好處從事采購的60%的員工被重新安置了工作.外包部每月至少有6~8天時間空余從事戰(zhàn)略性工作而不是紙面工作/復印/裝信封.從事采購的勞動力下降了30%.同時,原材料成本下降了5%-20%,原因來自在線的更廣泛的供應商.過去常常需要18-23天來確認供應商,準備競標需求,談判價格,并與一供應商簽約.現(xiàn)在只需9-11天.電子化交易從開始到結束,發(fā)票會自動同采購訂單相一致,反映相應的修改.GE遍布世界的采購部現(xiàn)在可以共享其最佳供應商的信息了.實例:通用電氣(GE)電子采購的流程采購商準備競標項目資料.采購商將競標項目公布到因特網(wǎng)上.采購商辨識潛在供應商.采購商邀請供應商競標.供應商從因特網(wǎng)上下載項目資料.供應商以電子方式提交競標書.采購商評標并在線談判以得到最佳條款.供應商接受滿足其需求的項目.實例:通用電氣(GE)加入TPN網(wǎng)絡的好處對采購商辨識并建立世界范圍的新的供應商伙伴關系.強化與現(xiàn)有供應商的關系,并使采購流程合理化.向商業(yè)伙伴快速發(fā)布信息和需求.同時向多個供應商發(fā)送電子化圖紙.縮短外包周期,降低外包商品成本.快速收到大量供應商的標書并對其進行評估.實例:通用電氣(GE)加入TPN網(wǎng)絡的好處對供應商提高銷售.擴展市場范圍降低銷售和營銷活動的成本.縮短銷售周期.改善銷售效率.使競標過程合理化.實例:福特和通用汽車網(wǎng)絡的開放性和全球性密切跟蹤交易的每個步驟.更容易貨比三家,挑選性能和價格最佳的產品.據(jù)估計,僅此一項,這兩家公司每年就能夠節(jié)省20%左右的成本.分散支付制度運營需要采購,采購需要資金像鐵路等部門為了維持運營,每年要花費大量的資金采購生產資料、生產設備以及其它非生產性物資和服務(稱之為MRO,即維護、修理和運行).分散支付制度就是將預算確定的各部門、各下屬單位年度支出總額按期撥付到其在各商業(yè)銀行開設的帳戶上,由各單位自行支付使用.分散支付制度存在的問題缺乏嚴格的預算監(jiān)督機制,容易滋生腐敗行為.預算資金一旦撥付到各部門和下屬單位,就脫離了財務的監(jiān)督,各種克扣、截留、挪用資金的現(xiàn)象無法得到有效的抑制.由于大量預算資金沉淀在各部門和下屬單位,資金使用效率低下,資金成本也很高.無法建立起與改革相適應的預算管理制度.預算執(zhí)行是預算管理的關鍵,這一環(huán)節(jié)管理不好,預算管理就不可能作到科學、規(guī)范、高效.電子采購系統(tǒng)運作模式第一,在電子商務平臺上為各認證的供應商提供網(wǎng)頁空間,要求各供應商及時提交/更新自己的產品目錄,由電子采購中心輸入到此網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫中;為各部門和下屬單位提供網(wǎng)頁空間,要求其提供經過部門領導批準后的采購計劃,由電子采購中心輸入到此網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫中.此輸入功能也可交給各供應商、各部門和下屬單位上網(wǎng)自己輸入、更新.電子采購系統(tǒng)運作模式第二,各部門和下屬單位上報采購計劃,所有的采購依據(jù)審核批準的采購計劃.在具體采購時,各部門和下屬單位將本部門負責人批準的采購申請通過網(wǎng)站發(fā)送到電子采購系統(tǒng)中;電子采購中心經過審核(與采購計劃核對)后,為其選擇滿足一定條件的供應商,如價格最便宜、供貨最及時、質量最好等.電子采購系統(tǒng)運作模式第三,電子采購系統(tǒng)向相應的供應商下達采購訂單.供應商如期發(fā)貨.貨到達采購的部門和下屬單位經過驗收后,發(fā)送指令到達電子采購中心.后者向內部銀行發(fā)送付款指令.內部銀行具體執(zhí)行付款功能.交易完成.電子采購系統(tǒng)集中支付制度各部門和下屬部門采購的支付方式是集中支付.所謂集中支付制度就是對從預算計劃到資金撥付、資金使用、銀行結算等,直到資金到達商品和服務供應商所在銀行的帳戶的全過程的監(jiān)控制度.電子采購系統(tǒng)集中支付制度:具體作法內部銀行設立一統(tǒng)一的銀行帳戶,各下屬單位的預算資金統(tǒng)一在該帳戶下集中管理;預算資金不再撥付給各下屬單位分散保存；各下屬單位可根據(jù)自身履行職能的需要,在批準的預算項目和額度內自行決定購買何種商品和勞務,但支付款項由內部銀行來進行;除了特殊用途外,資金都要通過內部銀行直接支付給商品和勞務供應商.電子采購系統(tǒng)好處/優(yōu)勢集中支付制度雖不改變各部門和下屬單位的支出權限,但其作用在于建立起了預算執(zhí)行的監(jiān)督管理機制.財務部門掌握資金支付權,可根據(jù)資金的使用是否符合預算的規(guī)定而決定是否給予支付;將資金直接支付給商品和勞務供應商,而不再通過任何中間環(huán)節(jié),可以掌握每筆資金的最終去向,為從根本上杜絕在預算執(zhí)行中的克扣、截留、挪用資金的現(xiàn)象打下良好的基礎.電子采購系統(tǒng)好處/優(yōu)勢電子采購系統(tǒng)可以節(jié)省大量的采購費用、提高采購效率.各部門和下屬單位不需要再維持有很多人的采購隊伍,精簡后的采購隊伍將注意力從日常的采購業(yè)務轉向戰(zhàn)略性采購以及供應商的評價和選擇上了.電子采購系統(tǒng)好處/優(yōu)勢電子采購系統(tǒng)可以節(jié)省大量的采購成本、提高采購商品的質量.由于是采購信息是集中的,相同的貨物可以統(tǒng)一或集中采購,增加了采購時同供應商討價還價的能力,有一定的批量就可以有較大的折扣.此外,在集中的信息平臺上,可以營造各供應商相互競價的條件,這對鐵路局是非常有利的.電子采購系統(tǒng)好處/優(yōu)勢由于各供應商的供貨歷史記錄是保存完好而且透明的,可以據(jù)以對其進行評價、跟蹤、選擇,迫使供應商提高產品的質量.討論/爭鳴既然電子采購系統(tǒng)