股份公司物資管理制度總則1.目的為加強股份公司物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、存儲、使用及處置等環(huán)節(jié)的行為，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行，降低物資成本，提高物資使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于股份公司總部及所屬各分公司、子公司的物資管理活動。3.基本原則集中管理原則：對重要物資實行集中采購、統(tǒng)一調(diào)配，提高物資管理的規(guī)模效益。成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，努力降低物資采購、存儲和使用成本。歸口管理原則：明確各職能部門在物資管理中的職責(zé)，實行歸口管理，確保物資管理工作的有序進(jìn)行。規(guī)范透明原則：物資管理各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，做到公開、公平、公正，接受監(jiān)督。物資管理職責(zé)分工1.物資管理部門負(fù)責(zé)制定和完善物資管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織物資采購計劃的編制、審核和執(zhí)行。建立物資供應(yīng)商管理體系，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇、評估和管理。組織物資的驗收、存儲、發(fā)放和盤點等工作。協(xié)調(diào)處理物資管理中的問題和糾紛。2.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資需求計劃。負(fù)責(zé)本部門物資的領(lǐng)用、使用和保管，合理控制物資消耗。協(xié)助物資管理部門做好物資的驗收和盤點工作。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)物資采購資金的預(yù)算安排和審核。對物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)的成本進(jìn)行核算和控制。參與物資采購合同的審核，監(jiān)督物資采購資金的支付。4.審計部門對物資采購、存儲、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況。對物資采購項目進(jìn)行專項審計，防范物資管理中的風(fēng)險。物資采購管理1.采購計劃編制使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況等，提前編制物資需求計劃，明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等。物資需求計劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報物資管理部門。物資管理部門匯總各使用部門的需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制物資采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物資的明細(xì)、采購時間、預(yù)計采購金額等。采購計劃應(yīng)經(jīng)物資管理部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。對于重大采購項目，還需報總經(jīng)理辦公會或董事會審批。2.供應(yīng)商選擇與管理物資管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等信息。根據(jù)采購物資的類別和特點，制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評估辦法。采購物資時，應(yīng)按照供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，通過招標(biāo)、詢價、邀請報價等方式，從合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商。對于重要物資的采購，應(yīng)采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格供應(yīng)商。3.采購執(zhí)行物資管理部門應(yīng)按照采購計劃和合同要求，及時組織物資采購。在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制采購成本，確保采購物資的質(zhì)量和交貨期。對于緊急采購項目，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并及時采購，確保生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行。采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。物資驗收管理1.驗收準(zhǔn)備物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗收。質(zhì)量檢驗部門應(yīng)準(zhǔn)備好必要的檢驗工具和設(shè)備。2.驗收程序物資到貨后，采購人員應(yīng)及時通知物資管理部門、使用部門和質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對和檢驗。對于重要物資或有特殊要求的物資，應(yīng)進(jìn)行抽樣檢驗或委托專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行檢驗。驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨或索賠等手續(xù)。3.驗收記錄物資管理部門應(yīng)建立物資驗收記錄檔案，記錄物資的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等。驗收記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。物資存儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)物資的類別、特性和使用頻率，合理規(guī)劃倉庫的存儲空間，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)等。倉庫應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明物資的類別、存放位置等信息。倉庫應(yīng)配備必要的倉儲設(shè)備，如貨架、貨柜、托盤、叉車、搬運車等，確保物資的存儲安全和便于管理。2.物資入庫驗收合格的物資應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，入庫人員應(yīng)按照物資的類別和存放位置，將物資準(zhǔn)確無誤地存放到相應(yīng)的倉庫區(qū)域。物資入庫時，應(yīng)填寫入庫單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫時間等信息。入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由物資管理部門、倉庫、財務(wù)部門等留存。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)入庫單，對物資進(jìn)行核對和清點，確保物資的數(shù)量和質(zhì)量與入庫單一致。3.物資存儲保管倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進(jìn)行巡查，檢查物資的存儲狀況，如物資是否完好無損、是否受潮、是否變質(zhì)等。對于易受潮、易變質(zhì)、易燃易爆等特殊物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮、防火、防爆等。倉庫應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，確保物資的存儲安全。建立物資庫存臺賬，及時記錄物資的出入庫情況，做到賬物相符。4.物資盤點定期對倉庫物資進(jìn)行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進(jìn)行一次全面盤點。盤點前，物資管理部門應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員等。盤點人員應(yīng)按照盤點計劃，對倉庫物資進(jìn)行逐一清點和核對，記錄實際庫存數(shù)量。盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，說明盤點結(jié)果，包括賬實相符情況、盤盈盤虧情況及原因分析等。對于盤盈盤虧的物資，應(yīng)查明原因，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。物資使用管理1.領(lǐng)用審批使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。物資領(lǐng)用申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報物資管理部門審批。物資管理部門根據(jù)庫存情況和審批意見，決定是否批準(zhǔn)領(lǐng)用申請。對于限量領(lǐng)用的物資，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。2.領(lǐng)用發(fā)放經(jīng)批準(zhǔn)的物資領(lǐng)用申請，倉庫管理人員應(yīng)按照領(lǐng)用申請表的要求，及時發(fā)放物資。發(fā)放物資時，應(yīng)填寫物資出庫單，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間等信息。出庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由物資管理部門、倉庫、財務(wù)部門等留存。倉庫管理人員應(yīng)核對物資的數(shù)量和質(zhì)量，確保發(fā)放的物資與領(lǐng)用申請表一致。3.使用監(jiān)督使用部門應(yīng)合理使用物資，避免浪費和濫用。物資管理部門應(yīng)定期對使用部門的物資使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。對于大型設(shè)備、貴重物資等，應(yīng)建立使用臺賬，記錄物資的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況等。使用部門應(yīng)按照規(guī)定的操作規(guī)程使用物資，確保物資的安全和正常運行。如發(fā)現(xiàn)物資損壞或出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告物資管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行維修或處理。物資處置管理1.報廢處理對于已損壞、無法使用或已超過使用期限的物資，使用部門應(yīng)填寫物資報廢申請表，說明報廢物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息。物資報廢申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報物資管理部門審批。對于價值較大的物資報廢，還需報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。經(jīng)批準(zhǔn)報廢的物資，物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定和評估，確認(rèn)報廢物資的價值。報廢物資應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處置，如變賣、拍賣、捐贈等。處置收入應(yīng)及時上繳財務(wù)部門。2.廢舊物資回收公司應(yīng)建立廢舊物資回收制度，對生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的廢舊物資進(jìn)行回收和管理。使用部門應(yīng)將廢舊物資及時清理并交至指定的回收地點。物資管理部門負(fù)責(zé)對回收的廢舊物資進(jìn)行分類、整理和登記，定期組織變賣或處理。廢舊物資回收處理的收入應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核算和管理。物資信息化管理1.建立物資管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、驗收、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋物資基礎(chǔ)信息管理、采購管理、庫存管理、使用管理、報表統(tǒng)計等功能模塊，提高物資管理的工作效率和準(zhǔn)確性。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)物資管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確和完整。定期對物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息共享與查詢物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)與財務(wù)、生產(chǎn)、銷售等部門的信息共享，為各部門提供及時、準(zhǔn)確的物資信息支持。相關(guān)人員可根據(jù)權(quán)限在物資管理信息系統(tǒng)中查詢物資采購、庫存、使用等情況，便于工作決策和管理。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物資管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。物資管理部門應(yīng)定期對物資采購、驗收、存儲、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。公司應(yīng)接受上級主管部門、審計機關(guān)等的監(jiān)督檢查，對提出的問題應(yīng)認(rèn)真整改。2.考核評價建立物