社區(qū)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)內(nèi)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映社區(qū)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集社區(qū)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的規(guī)范化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門社區(qū)設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)社區(qū)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)接收社區(qū)各部門和人員移交的檔案，核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.檔案利用：根據(jù)工作需要，為社區(qū)各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。5.檔案統(tǒng)計(jì)：定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類社區(qū)檔案分為以下幾大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)工作等方面的檔案。2.社區(qū)建設(shè)類：涵蓋社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生等相關(guān)檔案。3.社區(qū)服務(wù)類：如社區(qū)救助、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)等檔案。4.社區(qū)文化類：包含社區(qū)文化活動(dòng)、教育科普、體育健身等方面的檔案。5.社區(qū)治安類：涉及社區(qū)安全保衛(wèi)、綜合治理、人民調(diào)解等檔案。6.財(cái)務(wù)管理類：包括社區(qū)財(cái)務(wù)收支、資產(chǎn)清查等相關(guān)檔案。7.人事管理類：社區(qū)工作人員的招聘、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等檔案。8.其他類：不屬于以上各類的其他檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.每大類檔案給予一個(gè)代碼，如黨群工作類代碼為“A”，社區(qū)建設(shè)類代碼為“B”等。2.每大類下的二級(jí)類目再分別給予兩位數(shù)字編號(hào)，如黨群工作類下的黨組織建設(shè)編號(hào)為“A01”，黨員管理編號(hào)為“A02”等。3.二級(jí)類目下的具體檔案案卷號(hào)按照順序依次編寫，采用四位數(shù)字編號(hào)。例如，一份關(guān)于社區(qū)黨組織換屆選舉的檔案，其編號(hào)為“A010001”，其中“A”代表黨群工作類，“01”代表黨組織建設(shè)，“0001”為該檔案在黨組織建設(shè)類中的案卷號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)各部門在履行職能過(guò)程中形成的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像等。2.社區(qū)開(kāi)展各類活動(dòng)形成的文件材料。3.社區(qū)與上級(jí)主管部門、其他社區(qū)及相關(guān)單位往來(lái)的文件材料。4.社區(qū)工作人員個(gè)人在工作中形成的重要文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期將辦理完畢的文件材料整理后移交檔案管理室。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式保存，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，同時(shí)注明電子文件的形成時(shí)間、來(lái)源等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物等，保持檔案整齊。3.編號(hào)：按照編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映社區(qū)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)社區(qū)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)社區(qū)工作有重要查考價(jià)值，保管期限為16年至50年的檔案，列為長(zhǎng)期保管。3.短期保管：對(duì)社區(qū)工作具有一般查考價(jià)值，保管期限為1年至15年的檔案，列為短期保管。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度保持在45%60%。5.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的利用（一）利用范圍社區(qū)各部門和人員因工作需要，可查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息。檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱檔案借閱人員除填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》外，還應(yīng)提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意的借閱申請(qǐng)。檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)，確定借閱期限和借閱范圍，并辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要必須復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人員、檔案名稱及編號(hào)、查閱（借閱）目的等信息。每月末對(duì)本月檔案利用情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定、社區(qū)工作的實(shí)際需要及檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值等，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出銷毀意見(jiàn)，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可組織銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期，并將銷毀清冊(cè)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化對(duì)具有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案同步管理。數(shù)字化檔案應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保圖像清晰、完整。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全保護(hù)、權(quán)限管理等功能，