石油外部協(xié)調管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司石油外部協(xié)調工作，確保公司在石油業(yè)務相關的外部溝通、合作與協(xié)調等方面高效、有序進行，維護公司合法權益，促進公司石油業(yè)務的順利開展，提升公司整體運營效率和市場競爭力。適用范圍本制度適用于公司內部涉及石油業(yè)務的所有部門及人員與外部相關單位（包括但不限于政府部門、合作伙伴、供應商、客戶等）之間的協(xié)調管理工作。基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)政策以及相關地方規(guī)定，確保公司石油業(yè)務外部協(xié)調活動合法合規(guī)。2.誠信合作原則：秉持誠信理念，與外部單位建立良好的合作關系，積極履行合作承諾，共同推動石油業(yè)務發(fā)展。3.高效溝通原則：建立快速、準確、有效的溝通機制，及時傳遞信息，解決問題，避免因溝通不暢導致的工作延誤或誤解。4.責任明確原則：明確各部門及人員在外部協(xié)調工作中的職責和權限，確保各項工作有人負責、有人落實。5.利益平衡原則：在維護公司利益的前提下，充分考慮外部單位的合理訴求，尋求雙方利益的平衡點，實現互利共贏。管理職責公司高層管理職責1.戰(zhàn)略決策：負責制定公司石油業(yè)務外部協(xié)調的總體戰(zhàn)略和方針政策，指導公司外部協(xié)調工作的開展。2.資源支持：協(xié)調公司內部資源，為外部協(xié)調工作提供必要的人力、物力和財力支持。3.重大事項決策：對涉及公司石油業(yè)務外部協(xié)調的重大事項進行決策，如重要合作協(xié)議的簽訂、重大政策問題的應對等。相關部門職責1.業(yè)務部門信息收集：負責收集與本部門石油業(yè)務相關的外部信息，包括政策動態(tài)、市場變化、競爭對手情況等，并及時反饋給公司相關部門。日常協(xié)調：承擔與外部單位日常業(yè)務溝通與協(xié)調工作，如與合作伙伴的業(yè)務對接、與供應商的采購協(xié)調、與客戶的銷售溝通等，確保業(yè)務流程順暢。問題反饋：及時發(fā)現并反饋石油業(yè)務外部協(xié)調過程中出現的問題，提出解決方案或建議，協(xié)助公司相關部門共同解決問題。2.法務部門法律合規(guī)審查：對公司石油業(yè)務外部協(xié)調涉及的合同、協(xié)議、文件等進行法律合規(guī)審查，確保公司行為合法合規(guī)，防范法律風險。法律咨詢服務：為公司石油業(yè)務外部協(xié)調工作提供法律咨詢和支持，解答相關法律問題，處理法律糾紛。3.財務部門預算管理：參與制定公司石油業(yè)務外部協(xié)調工作的預算計劃，負責預算的執(zhí)行和監(jiān)控，確保經費使用合理合規(guī)。成本核算：對石油業(yè)務外部協(xié)調過程中的費用支出進行成本核算和分析，為公司決策提供財務數據支持。資金保障：根據公司石油業(yè)務外部協(xié)調工作的需要，合理安排資金，確保資金及時到位，保障工作順利開展。4.行政部門溝通協(xié)調：協(xié)助公司高層及相關部門進行對外溝通協(xié)調工作，負責安排會議、接待來訪等事宜，維護公司良好的外部形象。文件管理：負責公司石油業(yè)務外部協(xié)調相關文件、資料的收發(fā)、歸檔和保管工作，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。后勤保障：為公司石油業(yè)務外部協(xié)調工作提供必要的后勤保障服務，如辦公設施、交通車輛等。外部溝通管理溝通計劃制定1.各業(yè)務部門應根據公司石油業(yè)務發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，結合本部門工作實際，制定年度外部溝通計劃。溝通計劃應明確溝通目標、溝通對象、溝通方式、溝通時間安排等內容。2.年度外部溝通計劃需報公司分管領導審核批準后實施。在實施過程中，如遇重大變化或調整，應及時報公司分管領導審批，并對溝通計劃進行相應調整。溝通方式選擇1.會議溝通定期會議：根據工作需要，定期組織召開與外部單位的溝通會議，如月度工作例會、季度業(yè)務研討會等。會議應提前確定主題、議程、參會人員等，并做好會議記錄。臨時會議：針對突發(fā)問題或緊急事項，及時組織召開臨時溝通會議。會議應明確討論重點，迅速達成共識，推動問題解決。2.文件溝通正式文件：涉及重要事項、合作協(xié)議、政策文件等，應采用正式文件形式進行溝通。正式文件應嚴格按照公司公文格式和審批流程起草、審核、簽發(fā)。電子郵件：對于一般性信息傳遞、工作通知等，可采用電子郵件方式進行溝通。電子郵件應主題明確、內容簡潔，重要郵件需進行備份存檔。3.實地拜訪：對于重要合作伙伴、關鍵客戶或需要深入溝通的事項，可安排實地拜訪。實地拜訪前應制定詳細的拜訪計劃，明確拜訪目的、內容、行程安排等。拜訪過程中應注意溝通效果，及時記錄拜訪情況，并形成拜訪報告。4.電話溝通：對于一些緊急、簡單的問題或日常工作的溝通協(xié)調，可采用電話方式進行。電話溝通應注意語言表達清晰、準確，及時記錄溝通內容。溝通流程規(guī)范1.溝通發(fā)起：公司內部人員如需與外部單位進行溝通，應填寫《外部溝通申請表》，詳細說明溝通事項、溝通對象、溝通方式、預期效果等內容，并提交所在部門負責人審核。2.部門審核：部門負責人對《外部溝通申請表》進行審核，重點審核溝通事項的必要性、溝通方式的合理性以及預期效果的可行性等。審核通過后，報公司分管領導審批。3.領導審批：公司分管領導根據溝通事項的重要程度和影響范圍進行審批。對于重大溝通事項，需報公司主要領導審批。審批通過后，由發(fā)起部門負責組織實施溝通工作。4.溝通實施：溝通人員按照批準的溝通計劃和方式與外部單位進行溝通。在溝通過程中，應注意收集反饋信息，及時調整溝通策略，確保溝通效果。5.溝通記錄與反饋：溝通結束后，溝通人員應及時整理溝通記錄，形成《外部溝通記錄單》，詳細記錄溝通時間、地點、參與人員、溝通內容、達成共識等信息，并提交所在部門存檔。同時，將溝通結果及時反饋給相關部門和人員。合作項目管理合作項目篩選與立項1.市場調研：各業(yè)務部門應加強對石油市場的調研分析，關注行業(yè)動態(tài)和市場需求，收集潛在合作項目信息。2.項目篩選：根據公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，對收集到的合作項目信息進行篩選評估。評估內容包括項目的可行性、盈利能力、風險程度、合作方信譽等。3.立項申請：經篩選確定的合作項目，由業(yè)務部門填寫《合作項目立項申請表》，詳細說明項目背景、合作方情況、合作內容、預期目標、實施計劃、風險評估及應對措施等內容，并提交公司相關部門審核。4.審核立項：公司相關部門（包括業(yè)務部門、法務部門、財務部門等）對《合作項目立項申請表》進行聯(lián)合審核。審核通過后，報公司分管領導審批立項。合作項目談判與簽約1.談判準備：立項后的合作項目，由業(yè)務部門牽頭組織成立談判小組。談判小組應包括業(yè)務、法務、財務等相關專業(yè)人員，明確各成員職責。談判小組應收集合作方資料，分析雙方優(yōu)勢劣勢，制定談判策略和方案。2.談判實施：談判小組與合作方進行談判，就合作項目的具體條款進行協(xié)商。談判過程中應堅持原則，靈活應對，充分維護公司利益。同時，注意收集合作方的意見和訴求，尋求雙方利益的平衡點。3.合同起草與審核：談判達成一致后，由法務部門根據談判結果起草合作項目合同。合同應明確雙方權利義務、合作內容、項目實施計劃、費用支付方式、違約責任等條款。合同起草完成后，提交法務部門進行法律合規(guī)審查，同時送財務部門進行財務條款審核。4.簽約審批：經法律合規(guī)審查和財務條款審核通過的合同，報公司分管領導審批。對于重大合作項目合同，需報公司主要領導審批。審批通過后，由授權代表與合作方簽訂合同。合作項目實施與監(jiān)控1.項目啟動：合作項目簽約后，由業(yè)務部門負責組織項目啟動會議，明確項目團隊成員職責，制定項目實施計劃和時間表。2.項目執(zhí)行：項目團隊按照項目實施計劃組織開展工作，確保合作項目順利推進。在項目執(zhí)行過程中，應加強溝通協(xié)調，及時解決出現的問題。3.進度監(jiān)控：業(yè)務部門應定期對合作項目進度進行監(jiān)控，及時掌握項目進展情況。對于項目進度滯后的情況，應分析原因，采取有效措施加以解決，并及時向公司分管領導匯報。4.質量控制：業(yè)務部門應建立合作項目質量控制機制，對項目實施過程中的關鍵環(huán)節(jié)和重要成果進行質量檢查和驗收。確保合作項目達到預期質量標準。5.風險管理：項目團隊應密切關注合作項目實施過程中的風險變化，及時識別、評估和應對風險。對于重大風險事項，應及時向公司分管領導報告，并提出風險應對建議。合作項目驗收與結算1.項目驗收：合作項目完成后，由業(yè)務部門組織相關部門和人員對項目進行驗收。驗收內容包括項目成果、質量標準、實施進度、費用支出等方面。驗收合格后，出具《合作項目驗收報告》。2.費用結算：財務部門根據合同約定和項目驗收情況，對合作項目費用進行結算。結算過程中應嚴格審核費用支出憑證，確保費用支付合理合規(guī)。3.總結評估：合作項目結束后，業(yè)務部門應組織對項目進行總結評估，分析項目實施過程中的經驗教訓，提出改進建議?？偨Y評估報告應報公司相關部門存檔。供應商管理供應商選擇與準入1.供應商篩選：采購部門應根據公司石油業(yè)務需求，通過市場調研、供應商推薦、行業(yè)協(xié)會介紹等方式，收集潛在供應商信息。對潛在供應商進行初步篩選，確定入圍供應商名單。2.供應商評估：采購部門組織相關部門（包括業(yè)務部門、質量部門、法務部門等）對入圍供應商進行綜合評估。評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。3.準入審批：經評估合格的供應商，由采購部門填寫《供應商準入申請表》，詳細說明供應商基本情況、評估情況、合作意向等內容，并提交公司相關部門審核。審核通過后，報公司分管領導審批準入。供應商日常管理1.合同簽訂：采購部門與準入供應商簽訂采購合同，明確雙方權利義務、采購產品規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，送法務部門進行法律合規(guī)審查。2.訂單下達：采購部門根據公司石油業(yè)務需求，向供應商下達采購訂單。訂單應明確采購產品規(guī)格、數量、交貨期等內容，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.交貨驗收：供應商交貨時，采購部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括產品規(guī)格、數量、質量等方面。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的產品，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。4.供應商評價：采購部門定期對供應商進行評價，評價內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。評價結果作為供應商后續(xù)合作的重要依據。對于評價不合格的供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、取消準入等。供應商激勵與淘汰1.供應商激勵：公司建立供應商激勵機制，對表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵。獎勵方式包括增加采購份額、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等。通過激勵措施，提高供應商的合作積極性和服務質量。2.供應商淘汰：對于出現嚴重質量問題、交貨期延誤、售后服務不到位等情況的供應商，采購部門應及時提出淘汰建議。經公司相關部門審核批準后，取消其準入資格，并停止與其合作?？蛻絷P系管理客戶信息收集與整理1.信息收集渠道：業(yè)務部門通過市場調研、銷售活動、客戶反饋等多種渠道收集客戶信息?？蛻粜畔蛻艋举Y料、購買需求、購買歷史、信用狀況等方面。2.信息整理分析：業(yè)務部門對收集到的客戶信息進行整理分析，建立客戶檔案。通過客戶檔案，了解客戶需求特點和行為模式，為客戶關系管理提供數據支持?？蛻舴诸惻c分級管理1.客戶分類：根據客戶的行業(yè)屬性、規(guī)模大小、購買頻率等因素，對客戶進行分類。常見的客戶分類方式包括行業(yè)分類、規(guī)模分類、價值分類等。2.客戶分級：根據客戶對公司石油業(yè)務的貢獻程度、合作潛力等因素，對客戶進行分級。分級標準可設定為重要客戶、主要客戶、一般客戶等。不同級別的客戶享受不同的服務待遇和資源配置。客戶溝通與服務1.定期溝通：業(yè)務部門定期與客戶進行溝通，了解客戶需求變化和使用產品情況，及時提供相關信息和服務。溝通方式可采用電話、郵件、拜訪等多種形式。2.客戶投訴處理：建立客戶投訴處理機制，及時受理客戶投訴。對于客戶投訴，業(yè)務部門應認真調查核實，分析原因，采取有效措施加以解決，并及時將處理結果反饋給客戶。3.客戶關懷活動：開展客戶關懷活動，增強客戶對公司的認同感和忠誠度?？蛻絷P懷活動形式包括節(jié)日問候、生日祝福、客戶答謝會、產品培訓等。客