自營商品采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司自營商品采購流程，確保采購活動(dòng)的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，保障公司利益，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對商品的需求，提高公司市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司所有自營商品的采購活動(dòng)，包括但不限于各類商品的采購、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購成本控制等相關(guān)環(huán)節(jié)。3.基本原則合規(guī)性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度。效益性原則：在確保商品質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明化，對所有供應(yīng)商一視同仁，通過公平競爭選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和商品，以滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)營和客戶需求。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和市場情況，合理安排采購任務(wù)。開發(fā)、選擇、評估和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同有效履行。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和協(xié)調(diào)，及時(shí)處理采購過程中的問題和異常情況。收集、分析市場信息，掌握商品價(jià)格動(dòng)態(tài)，為采購決策提供依據(jù)。參與公司商品庫存管理，協(xié)助控制庫存水平，避免積壓或缺貨。人員分工采購經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部門的日常管理工作，制定采購部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)采購團(tuán)隊(duì)完成采購任務(wù)，監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況，確保采購工作的順利進(jìn)行。參與重大采購項(xiàng)目的決策，協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，解決采購過程中的重大問題。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，提出改進(jìn)采購工作的建議和措施。采購專員根據(jù)采購計(jì)劃和預(yù)算，負(fù)責(zé)具體采購任務(wù)的執(zhí)行，包括供應(yīng)商聯(lián)系、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。協(xié)助采購經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商開發(fā)、評估和管理，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行跟蹤，確保合同條款符合公司要求，合同有效履行。及時(shí)處理采購過程中的訂單變更、交貨延遲等問題，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并向采購經(jīng)理匯報(bào)。協(xié)助進(jìn)行采購成本控制，參與市場調(diào)研，分析價(jià)格走勢，為降低采購成本提供建議。2.需求部門職責(zé)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的商品采購需求，包括商品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。參與采購供應(yīng)商的評估和選擇，提供專業(yè)意見和建議。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的評審，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求。負(fù)責(zé)接收采購的商品，對商品的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，并及時(shí)反饋驗(yàn)收結(jié)果。對采購商品的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，為后續(xù)采購提供參考依據(jù)。人員分工部門負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)本部門采購需求的審核和匯總，確保需求的合理性和準(zhǔn)確性。參與采購供應(yīng)商的評估和選擇，從業(yè)務(wù)角度提供專業(yè)意見，確保采購商品符合部門業(yè)務(wù)需求。協(xié)調(diào)本部門與采購部門之間的溝通與協(xié)作，解決采購過程中涉及本部門的問題。需求專員根據(jù)部門業(yè)務(wù)需要，及時(shí)準(zhǔn)確地提出商品采購需求，詳細(xì)填寫采購申請單。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商評估和選擇，提供與采購商品相關(guān)的技術(shù)、質(zhì)量等方面的信息。參與采購合同的評審，對合同中涉及業(yè)務(wù)需求的條款進(jìn)行審核，確保合同符合部門實(shí)際需求。負(fù)責(zé)采購商品的初步驗(yàn)收，及時(shí)反饋驗(yàn)收情況，協(xié)助處理驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的問題。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《采購申請單》，詳細(xì)注明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間、用途等信息?！恫少徤暾垎巍沸杞?jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購申請，還需提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購計(jì)劃制定采購部門收到經(jīng)審批的《采購申請單》后，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況和采購預(yù)算，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購商品的種類、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容，并報(bào)采購經(jīng)理審核。3.供應(yīng)商選擇與評估采購專員根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其公司資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面的信息，建立供應(yīng)商信息庫。采購部門組織相關(guān)人員（如需求部門代表、質(zhì)量控制人員等）對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)口碑等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并將其列入合格供應(yīng)商名單。對于重要商品或長期合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)評，確保供應(yīng)商持續(xù)滿足公司要求。4.采購談判與合同簽訂采購專員與選定的供應(yīng)商就采購商品的價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判。談判過程中應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、清晰。采購合同經(jīng)采購部門審核后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.采購訂單下達(dá)采購合同簽訂后，采購專員根據(jù)合同條款，及時(shí)下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購商品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等內(nèi)容。采購訂單下達(dá)后，采購專員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通訂單進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同。6.商品驗(yàn)收采購商品到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門組織相關(guān)人員（如質(zhì)量檢驗(yàn)人員、倉庫管理人員等）按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。驗(yàn)收合格的商品，由需求部門在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。對于驗(yàn)收不合格的商品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決方案，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。7.付款結(jié)算采購商品驗(yàn)收合格且入庫后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、合同、驗(yàn)收單等資料，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款申請。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，對付款申請進(jìn)行審核。審核通過后，按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付貨款。采購部門應(yīng)跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款，并與供應(yīng)商保持良好的溝通，維護(hù)公司的信譽(yù)。四、采購成本控制1.預(yù)算控制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，制定采購預(yù)算，并嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)。在采購過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批，確保采購成本在可控范圍內(nèi)。2.價(jià)格管理采購專員應(yīng)定期收集市場價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢，建立價(jià)格檔案。通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。對于常用商品，采購部門應(yīng)建立價(jià)格比較機(jī)制，定期與不同供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對比，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購談判中，采購專員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，運(yùn)用談判技巧，爭取降低采購價(jià)格。同時(shí)，要避免單純追求低價(jià)而忽視商品質(zhì)量和供應(yīng)商服務(wù)。3.成本分析與優(yōu)化采購部門應(yīng)定期對采購成本進(jìn)行分析，對比不同時(shí)期、不同供應(yīng)商的采購價(jià)格和成本構(gòu)成，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和優(yōu)化空間。根據(jù)成本分析結(jié)果，采購部門可以采取以下措施優(yōu)化采購成本：優(yōu)化采購批量，通過合理確定采購數(shù)量，享受批量折扣，降低單位采購成本。優(yōu)化采購渠道，拓展供應(yīng)商資源，引入競爭機(jī)制，降低采購價(jià)格。優(yōu)化采購流程，簡化不必要的環(huán)節(jié)，提高采購效率，降低采購費(fèi)用。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和采購需求，主動(dòng)尋找潛在供應(yīng)商。通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、客戶介紹等多種渠道，收集供應(yīng)商信息。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，評估其基本資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面是否符合公司要求。對于符合初步篩選條件的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、倉庫管理等方面。實(shí)地考察后，填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果和《供應(yīng)商考察報(bào)告》，采購部門決定是否將該供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名單。如決定納入，應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄其基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、評估情況等內(nèi)容。2.供應(yīng)商評估采購部門定期（每年至少一次）對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。采購部門組織相關(guān)人員（如需求部門代表、質(zhì)量控制人員、倉庫管理人員等）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商采取相應(yīng)的管理措施：對于評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購、增加采購量、延長付款期限等。對于評估結(jié)果為良好的供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作關(guān)系，定期溝通，督促其改進(jìn)不足之處。對于評估結(jié)果為合格的供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，考慮淘汰。對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，立即終止合作關(guān)系，并從合格供應(yīng)商名單中刪除。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束激勵(lì)措施建立供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)、增加合作機(jī)會(huì)等。與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過簽訂長期合作協(xié)議、提供預(yù)付款等方式，激勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，降低成本。約束措施在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，如交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、售后服務(wù)不到位等情況下應(yīng)承擔(dān)的賠償責(zé)任。對于違反合同約定或多次出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，采取警告、罰款、暫停合作、終止合作等措施進(jìn)行約束。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。針對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)收集市場價(jià)格、供求關(guān)系等信息，加強(qiáng)市場分析和預(yù)測，制定靈活的采購策略，降低市場波動(dòng)對采購成本和供應(yīng)的影響。與多個(gè)供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商壟斷或供應(yīng)中斷帶來的風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和審核，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的生產(chǎn)能力、良好的質(zhì)量控制體系和信譽(yù)。在采購合同中約定供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束。同時(shí)，建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)能夠及時(shí)采取替代措施，保證供應(yīng)的連續(xù)性。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格把控采購商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在采購合同中明確質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購商品符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量不合格的商品及時(shí)進(jìn)行退換貨處理，并追究供應(yīng)商的責(zé)任。合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購合同的起草、審核和簽訂管理，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、清晰，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于合同變更或解除，嚴(yán)格按照合同約定和公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。法律風(fēng)險(xiǎn)采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保采購行為合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，避免合同存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。對于重大采購項(xiàng)目，可聘請專業(yè)法律顧問提供法律支持。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等。審計(jì)部門有權(quán)調(diào)閱采購相關(guān)文件、資料，對采購人員和相關(guān)部門進(jìn)行詢問和調(diào)查。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購部門自我監(jiān)督采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾。采購經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督采購專員的工作，確保采購流程規(guī)范執(zhí)行，采購任務(wù)按時(shí)完成。采購專員應(yīng)定期對自己的采購工作進(jìn)行總結(jié)和反思，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。同時(shí)，采購部門內(nèi)部應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，形成相互監(jiān)督、相互制約的工作氛圍。3.考核機(jī)制建立采購部門和采購人員考核制度，對采購部門的工作業(yè)績和采購人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)?？己酥笜?biāo)采購任務(wù)完成率：考核采購部門是否按照采購計(jì)劃按時(shí)完成采購任務(wù)。采購成本控制：考核采購部門是否有效控制采購成本，實(shí)際采購價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異率。商品質(zhì)量合格率：考核采購商品的質(zhì)量是否符合要求，驗(yàn)收合格的商品數(shù)量占采購商品總數(shù)量的比例。供應(yīng)商管理：考核采購部門對供應(yīng)商的開發(fā)、評估、管理情況，供應(yīng)商滿意度等