藥業(yè)采購流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范藥業(yè)公司采購流程，確保采購活動(dòng)的公正、透明、高效，保障公司生產(chǎn)運(yùn)營所需物資的及時(shí)供應(yīng)，同時(shí)控制采購成本，保證物資質(zhì)量，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于藥業(yè)公司所有采購活動(dòng)，包括原材料采購、包裝材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等各類物資及服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益性原則：在滿足公司需求的前提下，力求實(shí)現(xiàn)采購成本最小化，提高采購效益。公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求。二、采購職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)、銷售及庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的合作關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同順利履行。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)及到貨驗(yàn)收等工作，處理采購過程中的各種問題。2.需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，及時(shí)向采購部門提交物資采購申請(qǐng)，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。參與采購合同的評(píng)審，對(duì)采購物資的技術(shù)條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等提出專業(yè)意見。協(xié)助采購部門進(jìn)行到貨驗(yàn)收，負(fù)責(zé)對(duì)驗(yàn)收合格的物資進(jìn)行領(lǐng)用和使用。3.質(zhì)量控制部門制定物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，參與采購合同中質(zhì)量條款的評(píng)審。負(fù)責(zé)對(duì)采購到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。對(duì)不合格物資的處理提出意見和建議，跟蹤不合格物資的整改情況。4.財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購費(fèi)用的支出，確保采購資金的合理使用。參與采購合同的評(píng)審，對(duì)合同付款條款進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付，對(duì)采購發(fā)票進(jìn)行審核、報(bào)銷等財(cái)務(wù)處理。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、銷售預(yù)測(cè)等，編制采購預(yù)算草案。采購預(yù)算應(yīng)涵蓋各類物資及服務(wù)的采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額等詳細(xì)信息。采購預(yù)算草案應(yīng)提交各相關(guān)部門進(jìn)行審核，各部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求及費(fèi)用控制目標(biāo)提出意見和建議。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購預(yù)算草案進(jìn)行匯總、平衡和審核，綜合考慮公司資金狀況、成本效益等因素后，報(bào)公司管理層審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制及審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期分析采購費(fèi)用支出與預(yù)算的差異，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.預(yù)算調(diào)整在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、生產(chǎn)計(jì)劃變更、政策調(diào)整等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實(shí)際需求時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、內(nèi)容、金額等，并附相關(guān)證明材料。經(jīng)需求部門、財(cái)務(wù)部門審核，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。四、采購流程1.采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《物資采購申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后提交采購部門。對(duì)于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣，并說明緊急原因及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間要求，以便采購部門優(yōu)先處理。2.采購審批采購部門收到《物資采購申請(qǐng)表》后，首先對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查申請(qǐng)信息是否完整、準(zhǔn)確，采購需求是否合理。對(duì)于金額較小的常規(guī)采購申請(qǐng)，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大或重要物資的采購申請(qǐng)，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格合理性、供應(yīng)商選擇等，評(píng)審?fù)ㄟ^后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。超過一定金額的重大采購項(xiàng)目，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過后實(shí)施。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門根據(jù)采購物資的類別和特點(diǎn)，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。采購部門組織相關(guān)人員對(duì)符合初步篩選條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品評(píng)審，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)際情況。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員狀況等。根據(jù)考察和評(píng)審結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，淘汰不合格供應(yīng)商，及時(shí)補(bǔ)充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。4.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物資的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等條款進(jìn)行談判，爭(zhēng)取有利的采購條件。在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，掌握供應(yīng)商的成本和利潤(rùn)情況，合理運(yùn)用談判策略，維護(hù)公司利益。談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保條款清晰、準(zhǔn)確、合法。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章生效。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同編制采購訂單，采購訂單應(yīng)包含合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨地點(diǎn)、交貨期等信息。采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)回傳。采購部門將采購訂單副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門及時(shí)跟進(jìn)采購進(jìn)度。6.采購跟蹤與催貨采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)定期跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。對(duì)于即將逾期交貨的訂單，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解原因，并督促供應(yīng)商采取措施確保按時(shí)交貨。如供應(yīng)商因不可抗力等特殊原因無法按時(shí)交貨，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通協(xié)商解決方案，調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃或?qū)ふ姨娲镔Y。7.到貨驗(yàn)收物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，采購部門負(fù)責(zé)組織需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。質(zhì)量控制部門對(duì)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。如檢驗(yàn)合格，在《物資到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如檢驗(yàn)不合格，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，處理方式包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等。需求部門對(duì)驗(yàn)收合格的物資進(jìn)行領(lǐng)用，并在《物資到貨驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)驗(yàn)收不合格且無法使用的物資，應(yīng)及時(shí)辦理退貨手續(xù)。8.采購付款采購物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)將《物資到貨驗(yàn)收單》、采購發(fā)票等相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)提交的資料進(jìn)行審核，審核無誤后按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在采購合同約定的預(yù)付款條件滿足后，根據(jù)采購部門提交的預(yù)付款申請(qǐng)及相關(guān)審批文件支付預(yù)付款。對(duì)于貨到付款或分期付款的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到采購部門提交的付款申請(qǐng)及相關(guān)驗(yàn)收資料、發(fā)票后，按照合同約定及時(shí)支付貨款。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資價(jià)格波動(dòng)情況，通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式降低市場(chǎng)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。定期對(duì)市場(chǎng)供應(yīng)情況進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，提前做好應(yīng)對(duì)供應(yīng)短缺或中斷的預(yù)案，確保公司生產(chǎn)運(yùn)營不受影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚、合作穩(wěn)定的供應(yīng)商。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、違規(guī)違約等情況的供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、終止合同等措施。建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，如經(jīng)營狀況惡化、重大訴訟糾紛等，并采取相應(yīng)的防范措施。3.合同風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格按照合同評(píng)審程序簽訂采購合同，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、嚴(yán)謹(jǐn)，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對(duì)采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或解除，應(yīng)按照合同約定及相關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)，確保公司權(quán)益不受損失。4.廉潔風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購人員的廉潔教育，提高采購人員的廉潔意識(shí)和職業(yè)道德水平，杜絕采購過程中的腐敗行為。建立健全采購廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、采購績(jī)效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)采購成本：評(píng)估采購價(jià)格與預(yù)算的差異率、采購成本降低率等指標(biāo)，衡量采購部門在控制采購成本方面的績(jī)效。采購質(zhì)量：以到貨物資的合格率、退貨率等指標(biāo)評(píng)估采購物資的質(zhì)量狀況。采購效率：通過采購訂單處理周期、交貨期準(zhǔn)時(shí)率等指標(biāo)考核采購部門的工作效率。供應(yīng)商管理：考察供應(yīng)商的投訴率、合作滿意度等指標(biāo)，評(píng)估采購部門在供應(yīng)商管理方面的成效。內(nèi)部滿意度：收集需求部門對(duì)采購工作的滿意度評(píng)價(jià)，作為評(píng)估采購績(jī)效的參考。2.評(píng)估周期采購績(jī)效評(píng)估每季度進(jìn)行一次，由采購部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，填寫《采購績(jī)效評(píng)估表》，并提交給公司管理層及相關(guān)部門。3.評(píng)估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)采購績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員或采購團(tuán)隊(duì)進(jìn)行表