空客采購訂單管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范空客采購訂單的管理流程，確保采購活動的順利進行，提高采購效率，保障公司利益，滿足公司生產(chǎn)運營需求。（二）適用范圍本制度適用于公司與空客相關的所有采購訂單管理活動，包括訂單的下達、執(zhí)行、變更、驗收及結算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購訂單管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定及相關行業(yè)標準。2.準確性原則：訂單信息應準確無誤，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等，避免因信息錯誤導致的損失。3.及時性原則：各環(huán)節(jié)應按照規(guī)定的時間節(jié)點操作，確保訂單按時下達、執(zhí)行、交付和結算，避免延誤影響生產(chǎn)。4.責任明確原則：明確各部門及人員在采購訂單管理中的職責，做到責任到人，便于監(jiān)督和考核。二、采購訂單的下達（一）需求提出1.公司內(nèi)部各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況等，提出對空客相關物資或服務的采購需求。需求應詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計交貨時間等信息，并填寫《采購需求申請表》。2.《采購需求申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購需求申請表》后，對需求的合理性、必要性進行初步審核。審核內(nèi)容包括需求是否與生產(chǎn)計劃相符、庫存能否滿足需求、采購預算是否充足等。2.對于金額較大或重要的采購需求，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審。評審內(nèi)容包括技術可行性、經(jīng)濟合理性、供應商選擇等方面。3.經(jīng)審核或評審通過的采購需求，按照公司的審批流程進行審批。審批流程一般包括采購部門負責人、財務部門負責人、分管領導、總經(jīng)理等層級的審批。審批通過后，采購部門方可下達采購訂單。（三）訂單下達1.采購部門根據(jù)審批通過的《采購需求申請表》，選擇合適的供應商，并向其發(fā)送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇鞔_采購物品或服務的詳細信息，包括名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.《采購訂單》需經(jīng)供應商確認簽字后生效。采購部門應留存一份原件，并將復印件分發(fā)給相關部門，如生產(chǎn)部門、財務部門等，以便各部門跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.在訂單下達過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，確保供應商充分理解訂單要求，并能夠按時、按質(zhì)、按量履行訂單義務。三、采購訂單的執(zhí)行（一）供應商管理1.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質(zhì)證明、合作歷史、信用狀況等。定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務水平、價格等方面。2.根據(jù)供應商的評估結果，對供應商進行分類管理。對于優(yōu)質(zhì)供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作關系，定期召開供應商會議，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，共同促進采購訂單的順利執(zhí)行。（二）訂單跟蹤1.采購部門應指定專人負責采購訂單的跟蹤工作。跟蹤人員應定期與供應商溝通，了解訂單的執(zhí)行進度，包括原材料采購情況、生產(chǎn)加工進度、包裝運輸情況等。2.跟蹤人員應及時掌握訂單執(zhí)行過程中的異常情況，如供應商原材料短缺、生產(chǎn)設備故障、交貨期延誤等，并及時向采購部門負責人匯報。采購部門負責人應根據(jù)情況采取相應的措施，如與供應商協(xié)商解決問題、調(diào)整交貨期、尋求替代供應商等。3.生產(chǎn)部門應根據(jù)采購訂單的交貨期，合理安排生產(chǎn)計劃，確保在訂單交貨期前完成生產(chǎn)任務。同時，生產(chǎn)部門應與采購部門保持密切溝通，及時反饋生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，以便采購部門協(xié)調(diào)解決。（三）交貨驗收1.采購訂單到達交貨期前，采購部門應提前通知相關部門做好驗收準備工作。驗收人員應包括質(zhì)量檢驗人員、倉庫管理人員等。2.供應商交貨時，應提供送貨單、質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品合格證等相關文件。驗收人員應按照訂單要求和相關標準，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對和檢驗。3.對于驗收合格的采購物品，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》?！度霂靻巍窇⒚鞑少徲唵尉幪?、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商名稱等信息。4.對于驗收不合格的采購物品，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。如因供應商原因?qū)е虏少徫锲凡缓细?，給公司造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的責任。四、采購訂單的變更（一）變更申請1.在采購訂單執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃調(diào)整、設計變更、市場需求變化等原因，需要對采購訂單進行變更的，需求部門應填寫《采購訂單變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對訂單執(zhí)行的影響。2.《采購訂單變更申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）變更審批1.采購部門收到《采購訂單變更申請表》后，對變更的合理性、必要性進行初步審核。審核內(nèi)容包括變更是否會影響訂單的交貨期、質(zhì)量、成本等方面。2.對于金額較大或重要的采購訂單變更，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審。評審內(nèi)容包括技術可行性、經(jīng)濟合理性、供應商意見等方面。3.經(jīng)審核或評審通過的采購訂單變更，按照公司的審批流程進行審批。審批流程一般包括采購部門負責人、財務部門負責人、分管領導、總經(jīng)理等層級的審批。審批通過后，采購部門方可與供應商協(xié)商變更事宜。（三）變更執(zhí)行1.采購部門與供應商協(xié)商一致后，簽訂《采購訂單變更協(xié)議》?！恫少徲唵巫兏鼌f(xié)議》應明確變更的內(nèi)容、交貨期調(diào)整、價格變動、雙方責任等條款。2.《采購訂單變更協(xié)議》需經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應將變更協(xié)議分發(fā)給相關部門，如生產(chǎn)部門、財務部門等，以便各部門及時調(diào)整工作安排。3.在采購訂單變更執(zhí)行過程中，采購部門應按照變更協(xié)議的要求，跟蹤供應商的執(zhí)行情況，確保變更后的訂單按時、按質(zhì)、按量完成。五、采購訂單的結算（一）發(fā)票管理1.供應商交貨并驗收合格后，應按照合同約定及時開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應與采購訂單一致，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額等信息。2.采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，應進行認真審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性等方面。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與供應商溝通，要求其重新開具發(fā)票。3.采購部門應建立發(fā)票登記臺賬，記錄發(fā)票的開具日期、號碼、金額、供應商名稱等信息。發(fā)票登記臺賬應定期進行核對，確保賬實相符。（二）付款申請1.采購部門根據(jù)采購訂單的付款方式和合同約定，在規(guī)定的付款期限前，填寫《付款申請表》?！陡犊钌暾埍怼窇⒚鞑少徲唵尉幪?、供應商名稱、發(fā)票號碼、付款金額、付款方式等信息。2.《付款申請表》需經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、訂單執(zhí)行情況、付款金額是否準確等方面。3.經(jīng)財務部門審核通過的付款申請，按照公司的審批流程進行審批。審批流程一般包括財務部門負責人、分管領導、總經(jīng)理等層級的審批。審批通過后，財務部門方可辦理付款手續(xù)。（三）付款執(zhí)行1.財務部門根據(jù)審批通過的《付款申請表》，按照合同約定的付款方式，及時向供應商支付款項。付款方式一般包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。2.在付款執(zhí)行過程中，財務部門應確保付款信息的準確無誤，避免因付款錯誤導致的糾紛。同時，財務部門應及時記錄付款情況，更新應付賬款臺賬。3.采購部門應跟蹤付款執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)供應商未按時收到款項或存在付款異常情況，應及時與財務部門溝通，查明原因并采取相應的措施。六、采購訂單的檔案管理（一）檔案收集1.采購訂單管理過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括采購需求申請表、采購訂單、采購訂單變更申請表、采購訂單變更協(xié)議、送貨單、質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品合格證、發(fā)票、付款申請表等，均應作為采購訂單檔案進行收集。2.檔案收集人員應及時、準確地收集各類文件和資料，并確保其完整性和真實性。（二）檔案整理1.采購部門應指定專人負責采購訂單檔案的整理工作。整理人員應按照檔案管理的要求，對收集到的文件和資料進行分類、編號、裝訂等處理。2.采購訂單檔案應按照采購訂單編號進行分類，每個采購訂單的相關文件和資料應集中在一起，并按照時間順序進行排列。同時，應編制檔案目錄，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.采購訂單檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室中。檔案保管環(huán)境應保持干燥、通風、安全，防止檔案損壞、丟失或泄露。2.檔案保管人員應定期對采購訂單檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應及時采取措施進行處理。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購訂單檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的原因、內(nèi)容、時間等信息。2.《檔案查閱申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門根據(jù)申請情況，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復印、抽取檔案資料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案保管人員。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立采購訂單管理監(jiān)督小組，成員包括采購部門負責人、財務部門負責人、審計部門人員等。監(jiān)督小組負責對采購訂單管理活動進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購訂單的下達、執(zhí)行、變更、驗收、結算等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準確性、及時性等方面。監(jiān)督小組應及時發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改意見，督促相關部門進行整改。（二）考核制度1.建立采購訂單管理考核制度，對采購部門及相關人員在采購訂單管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己酥笜税ㄓ唵伟磿r交付率、采購成本控制、供應商管理、訂單變更管理、付款準確率等方面。2.考核周期為季度或年度。采購部門應在考核周期結束后，提交采購訂單管理工作報告，總結