研發(fā)中心文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)研發(fā)中心文檔管理，確保研發(fā)過程中各類文檔的規(guī)范生成、妥善保管、有效利用和安全流轉(zhuǎn)，提高研發(fā)工作效率，保障公司知識產(chǎn)權(quán)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司研發(fā)中心全體員工，涵蓋研發(fā)項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過程所涉及的各類文檔。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：文檔的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文檔的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則：全面收集研發(fā)過程中產(chǎn)生的各類文檔，保證文檔資料的完整性，能夠準(zhǔn)確反映研發(fā)工作全貌。3.準(zhǔn)確性原則：文檔內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免虛假信息和錯誤記錄。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機(jī)密的文檔進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.及時性原則：各類文檔應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)及時生成、整理、歸檔，確保文檔的時效性。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.項(xiàng)目立項(xiàng)文檔：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書等。2.需求文檔：需求規(guī)格說明書、用戶需求報(bào)告、市場需求分析等。3.設(shè)計(jì)文檔：總體設(shè)計(jì)方案、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)文檔等。4.代碼文檔：源代碼注釋、代碼結(jié)構(gòu)說明、接口文檔等。5.測試文檔：測試計(jì)劃、測試用例、測試報(bào)告等。6.項(xiàng)目進(jìn)度文檔：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目周報(bào)、項(xiàng)目月報(bào)、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。7.技術(shù)文檔：技術(shù)研究報(bào)告、技術(shù)解決方案、技術(shù)創(chuàng)新成果等。8.知識產(chǎn)權(quán)文檔：專利申請文件、軟件著作權(quán)登記文件、商標(biāo)申請文件等。9.其他文檔：與研發(fā)項(xiàng)目相關(guān)的會議紀(jì)要、往來郵件、合同協(xié)議等。（二）編號規(guī)則文檔編號采用“研發(fā)中心項(xiàng)目名稱文檔類別版本號序號”的格式。例如：研發(fā)中心智能安防系統(tǒng)研發(fā)項(xiàng)目需求文檔V1.001。1.研發(fā)中心：固定標(biāo)識，代表公司研發(fā)中心。2.項(xiàng)目名稱：具體研發(fā)項(xiàng)目的名稱。3.文檔類別：根據(jù)上述文檔分類確定的類別簡稱。4.版本號：文檔的版本標(biāo)識，格式為“Vx.y”，x代表主版本號，y代表次版本號，每次文檔有較大修改時更新版本號。5.序號：同一類別文檔的順序編號，從01開始。三、文檔生成與撰寫（一）職責(zé)分工1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)項(xiàng)目文檔的生成工作，明確各階段文檔撰寫任務(wù)和責(zé)任人。對項(xiàng)目文檔的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核。2.文檔撰寫人員根據(jù)項(xiàng)目要求和任務(wù)安排，按時、高質(zhì)量完成所負(fù)責(zé)文檔的撰寫工作。確保文檔內(nèi)容符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，與項(xiàng)目實(shí)際情況相符。3.相關(guān)部門人員配合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供所需的資料和信息，協(xié)助完成相關(guān)文檔的撰寫。對涉及本部門業(yè)務(wù)的文檔進(jìn)行審核和確認(rèn)。（二）撰寫要求1.內(nèi)容要求文檔應(yīng)主題明確，邏輯清晰，內(nèi)容詳實(shí)，能夠準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)信息。語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。對于技術(shù)類文檔，應(yīng)準(zhǔn)確描述技術(shù)方案、算法原理、實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)等，確保技術(shù)內(nèi)容的可理解性和可操作性。2.格式要求文檔格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，一般采用公司規(guī)定的模板進(jìn)行撰寫。字體、字號、行距、頁邊距等應(yīng)符合模板要求，保持文檔的整體美觀。文檔中的圖表、公式、代碼等應(yīng)排版整齊，標(biāo)注清晰，與正文內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。3.版本管理文檔撰寫過程中應(yīng)及時保存不同版本，以便在需要時進(jìn)行回溯和對比。每次版本更新應(yīng)記錄更新內(nèi)容和時間，明確版本變更的原因和責(zé)任人。四、文檔審核與審批（一）審核流程1.初稿完成后：文檔撰寫人員首先進(jìn)行自我審核，檢查文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和格式規(guī)范性。2.部門內(nèi)審核：自我審核通過后，將文檔提交給所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度和整體項(xiàng)目需求出發(fā)，對文檔進(jìn)行全面審查，提出修改意見和建議。3.跨部門審核：對于涉及多個部門的文檔，需組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。各部門審核人員應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，對文檔中涉及本部門的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審核，確保文檔的一致性和協(xié)調(diào)性。4.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核：經(jīng)過部門內(nèi)審核和跨部門審核后，文檔提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審核。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對文檔的整體質(zhì)量進(jìn)行把控，確保文檔符合項(xiàng)目要求和公司制度。（二）審批權(quán)限1.一般文檔：經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核通過后即可生效。2.重要文檔：如涉及公司戰(zhàn)略、重大技術(shù)決策、知識產(chǎn)權(quán)等重要內(nèi)容的文檔，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對文檔進(jìn)行嚴(yán)格審查，提出審批意見。（三）審核與審批記錄建立文檔審核與審批記錄臺賬，詳細(xì)記錄文檔名稱、版本號、撰寫人、審核人、審核意見、審批人、審批結(jié)果等信息。審核與審批記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。五、文檔存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立公司統(tǒng)一的研發(fā)文檔管理系統(tǒng)，所有研發(fā)文檔應(yīng)及時上傳至該系統(tǒng)進(jìn)行存儲。按照文檔分類和編號規(guī)則，在系統(tǒng)中建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，方便文檔的查找和管理。定期對文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如外部硬盤、磁帶等，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試。2.紙質(zhì)存儲對于一些重要的、需要長期保存的紙質(zhì)文檔，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂成冊，并建立紙質(zhì)文檔檔案庫。在紙質(zhì)文檔檔案庫中，按照文檔類別和編號順序進(jìn)行存放，同時建立索引目錄，便于快速查找。定期對紙質(zhì)文檔進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保文檔的完好無損。（二）保管期限1.項(xiàng)目文檔項(xiàng)目立項(xiàng)文檔、需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、代碼文檔、測試文檔等項(xiàng)目過程文檔，保管期限至項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。項(xiàng)目進(jìn)度文檔、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等，保管期限至項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。2.技術(shù)文檔技術(shù)研究報(bào)告、技術(shù)解決方案等技術(shù)文檔，保管期限根據(jù)其重要性和對公司技術(shù)發(fā)展的影響確定，一般不少于[X]年。3.知識產(chǎn)權(quán)文檔專利申請文件、軟件著作權(quán)登記文件、商標(biāo)申請文件等知識產(chǎn)權(quán)文檔，保管期限至知識產(chǎn)權(quán)失效后[X]年。4.其他文檔與研發(fā)項(xiàng)目相關(guān)的會議紀(jì)要、往來郵件、合同協(xié)議等其他文檔，保管期限根據(jù)其性質(zhì)和用途確定，一般不少于[X]年。（三）保管責(zé)任1.文檔管理員負(fù)責(zé)研發(fā)文檔管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對電子文檔進(jìn)行整理、分類和備份，保證文檔存儲的規(guī)范性和安全性。對紙質(zhì)文檔檔案庫進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)文檔的裝訂、存放、借閱登記等工作。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目結(jié)束后，負(fù)責(zé)組織對項(xiàng)目文檔進(jìn)行整理和歸檔，并移交至文檔管理員。對項(xiàng)目文檔的保管情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保文檔的完整性和保密性。六、文檔借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱研發(fā)文檔的人員，應(yīng)填寫《研發(fā)文檔借閱申請表》，注明借閱文檔名稱、版本號、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《研發(fā)文檔借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至文檔管理員。（二）借閱審批1.文檔管理員收到《研發(fā)文檔借閱申請表》后，應(yīng)根據(jù)文檔的保密級別和借閱用途進(jìn)行審批。2.對于一般文檔的借閱申請，文檔管理員可直接批準(zhǔn)；對于涉及公司機(jī)密的重要文檔，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。（三）借閱期限1.一般情況下，文檔借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向文檔管理員提出申請，并說明原因。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借文檔，如因特殊原因無法按時歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文檔內(nèi)容。2.在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時向文檔管理員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人員使用完文檔后，應(yīng)及時將文檔歸還至文檔管理員，并辦理歸還手續(xù)。文檔管理員應(yīng)對歸還的文檔進(jìn)行檢查，確認(rèn)文檔完好無損后予以簽收。七、文檔變更與廢止（一）變更管理1.當(dāng)研發(fā)項(xiàng)目發(fā)生需求變更、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)變更等情況時，相關(guān)文檔應(yīng)及時進(jìn)行變更。2.文檔變更應(yīng)遵循以下流程：變更提出：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員提出文檔變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。變更評估：對變更申請進(jìn)行評估，分析變更對項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面的影響，并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。變更實(shí)施：根據(jù)評估結(jié)果，由文檔撰寫人員對相關(guān)文檔進(jìn)行修改和更新。修改后的文檔應(yīng)按照審核與審批流程進(jìn)行審核和審批。變更記錄：詳細(xì)記錄文檔變更的過程，包括變更時間、變更內(nèi)容、變更原因、變更責(zé)任人等信息。（二）廢止管理1.當(dāng)研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束、文檔不再使用或已被新的文檔替代時，應(yīng)及時對相關(guān)文檔進(jìn)行廢止處理。2.文檔廢止應(yīng)遵循以下流程：廢止申請：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員提出文檔廢止申請，說明廢止的原因和文檔名稱、版本號等信息。廢止審批：文檔廢止申請經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至文檔管理員。文檔管理員根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后將廢止的文檔從文檔管理系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案庫中刪除或標(biāo)記為廢止?fàn)顟B(tài)。廢止記錄：記錄文檔廢止的時間、原因、審批人等信息，以便日后查詢和追溯。八、文檔安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)文檔管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)文檔。2.定期對文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.對存儲文檔的服務(wù)器和存儲設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保硬件設(shè)備的正常運(yùn)行。4.限制外部設(shè)備接入公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，如需接入，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的安全檢查和病毒查殺。（二）保密要求1.研發(fā)中心員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機(jī)密的文檔予以保密。2.在文檔的生成、審核、存儲、借閱、使用等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得將公司研發(fā)文檔提供給外部單位或個人。4.離職員工應(yīng)在辦理離職手續(xù)時，將所保管的研發(fā)文檔全部歸還公司，并簽訂保密承諾書，承諾離職后仍對公司機(jī)密信息予以保密。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立文檔管理監(jiān)督小組，定期對研發(fā)中心文檔管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查文檔的生成、審核、存儲、保管、借閱等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況