管理規(guī)范記錄管理制度總則目的為加強公司管理規(guī)范記錄工作，確保記錄的真實性、完整性、準確性和可追溯性，滿足公司內(nèi)部管理、外部監(jiān)管及其他相關(guān)方的需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在各項業(yè)務(wù)活動中所產(chǎn)生的管理規(guī)范記錄。職責分工1.公司行政部負責制定、修訂和完善管理規(guī)范記錄管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負責對各部門的記錄管理工作進行指導、培訓和檢查。負責公司重要記錄的集中保管和定期歸檔工作。2.各部門負責本部門管理規(guī)范記錄的收集、整理、保管和定期歸檔工作，并指定專人負責記錄管理工作。按照公司記錄管理制度的要求，規(guī)范本部門記錄的格式、內(nèi)容和填寫方法。積極配合公司行政部的記錄管理工作，接受行政部的指導和監(jiān)督檢查。記錄的分類與編號記錄的分類1.行政類記錄：包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、行政辦公事務(wù)記錄等。2.人事類記錄：包括員工檔案、考勤記錄、培訓記錄、績效考核記錄等。3.財務(wù)類記錄：包括會計憑證、財務(wù)報表、審計報告、預算與成本記錄等。4.業(yè)務(wù)類記錄：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型進行分類，如銷售業(yè)務(wù)記錄、采購業(yè)務(wù)記錄、生產(chǎn)業(yè)務(wù)記錄、質(zhì)量控制記錄等。記錄的編號1.為便于記錄的識別、查詢和管理，對各類記錄進行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號規(guī)則如下：編號由字母和數(shù)字組成，共[X]位。第一位字母表示記錄所屬類別，如“A”表示行政類記錄，“P”表示人事類記錄，“F”表示財務(wù)類記錄，“O”表示業(yè)務(wù)類記錄。第二位至第[X1]位數(shù)字為順序號，按照記錄產(chǎn)生的時間先后順序依次編號。最后一位數(shù)字為校驗位，用于驗證編號的準確性。校驗位的計算方法為：將編號中除校驗位外的其他數(shù)字依次乘以權(quán)重系數(shù)（從左到右依次為2、3、4、5、6、7、8、9），然后將所得結(jié)果相加，再除以11，取余數(shù)作為校驗位。若余數(shù)為0，則校驗位為0；若余數(shù)為1，則校驗位為X。記錄的填寫與要求填寫規(guī)范1.記錄應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，確保字跡清晰、工整、易于辨認。2.填寫內(nèi)容應(yīng)完整、準確、真實，不得遺漏或篡改。如有錯誤需要更正，應(yīng)在錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并加蓋更正人印章或簽名。3.記錄中的日期應(yīng)填寫完整，具體到年、月、日；時間應(yīng)填寫到時分。填寫要求1.明確填寫責任人：各項記錄的填寫應(yīng)由具體負責該工作的人員進行，確保記錄內(nèi)容的準確性和可靠性。2.及時填寫：記錄應(yīng)在業(yè)務(wù)活動發(fā)生或完成后及時填寫，不得拖延。如因特殊情況不能及時填寫，應(yīng)在事后盡快補填，并注明原因。3.字跡清晰：填寫的字跡應(yīng)符合公司文檔管理的要求，易于查閱和保存。記錄的收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時收集本部門產(chǎn)生的各類記錄。2.收集的記錄應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要信息。整理方法1.分類整理：按照記錄的類別進行分類，同類記錄應(yīng)集中放置在一起。2.順序排列：對每一類記錄，應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，以便于查閱和管理。3.裝訂成冊：對于一些零散的記錄，應(yīng)進行裝訂成冊，并在封面注明記錄的類別、時間段和編號等信息。記錄的保管保管期限1.各類記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定以及公司實際情況確定。2.一般記錄的保管期限為[X]年，重要記錄的保管期限為[X]年或永久保存。保管方式1.紙質(zhì)記錄各部門應(yīng)設(shè)置專門的記錄保管柜，對紙質(zhì)記錄進行分類存放。公司行政部應(yīng)設(shè)立檔案庫，集中保管公司重要的紙質(zhì)記錄。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保記錄的安全保存。2.電子記錄電子記錄應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。對電子記錄應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和修改記錄內(nèi)容。保管期間的維護1.定期對紙質(zhì)記錄進行檢查，發(fā)現(xiàn)有損壞、霉變等情況應(yīng)及時采取修復或更換措施。2.定期對電子記錄進行維護，檢查存儲設(shè)備的運行狀況，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如有數(shù)據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時進行恢復和修復。記錄的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄，應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱的記錄名稱、編號、查閱原因和查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到指定地點查閱。2.查閱記錄時，應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進行，不得擅自將記錄帶出查閱地點。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還記錄，并在《記錄查閱登記表》上簽字確認。3.涉及公司機密或敏感信息的記錄，查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度的規(guī)定，不得泄露記錄內(nèi)容。借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱記錄，應(yīng)填寫《記錄借閱申請表》，注明借閱的記錄名稱、編號、借閱原因和借閱時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后，報公司行政部審核批準。2.借閱記錄的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱申請手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在記錄上涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還記錄，并在《記錄借閱登記表》上簽字確認。4.如因特殊情況需要將記錄帶出公司借閱，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進行登記和保管。記錄的銷毀銷毀條件1.記錄的保管期限已滿，且已無繼續(xù)保存價值的，可以進行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因，相關(guān)記錄不再需要保存的，可以進行銷毀。銷毀程序1.提出申請：各部門如需銷毀記錄，應(yīng)填寫《記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的名稱、編號、數(shù)量、保管期限和銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報公司行政部審批。2.審核批準：公司行政部對各部門提交的《記錄銷毀申請表》進行審核，確認記錄符合銷毀條件后，報公司主管領(lǐng)導批準。3.實施銷毀：經(jīng)批準后，由公司行政部指定專人負責記錄的銷毀工作。銷毀記錄時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保記錄信息無法恢復。如紙質(zhì)記錄可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；電子記錄可采用格式化、刪除等方式銷毀。4.記錄備案：銷毀記錄過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并填寫《記錄銷毀登記表》，注明銷毀記錄的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間