礦業(yè)公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)礦業(yè)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于礦業(yè)公司及其所屬各部門、分公司、子公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、勞務(wù)合同、技術(shù)合同、運(yùn)輸合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行審核。2.參與合同的談判、起草、簽訂等工作，提供法律意見和建議。3.負(fù)責(zé)處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。4.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見和建議。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草等工作，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。2.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負(fù)責(zé)合同的變更、終止等事項(xiàng)的提出和辦理，及時(shí)向法務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。4.配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，確保付款方式、付款時(shí)間等符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，及時(shí)掌握合同款項(xiàng)的收付情況。3.參與合同糾紛的處理，提供財(cái)務(wù)方面的意見和建議。（四）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理是否規(guī)范。2.對(duì)合同糾紛案件進(jìn)行審計(jì)，核實(shí)相關(guān)事實(shí)和證據(jù)。3.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)評(píng)價(jià)，提出審計(jì)意見和建議。三、合同簽訂管理（一）合同談判1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和分析，了解對(duì)方的資信狀況、經(jīng)營(yíng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等情況。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，爭(zhēng)取有利的合同條款。談判過程中，應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同參與談判，確保合同條款合法、合理、可行。（二）合同起草1.合同起草由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，按照合同示范文本或公司制定的合同模板進(jìn)行起草。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。3.合同中應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或歧義的條款。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)闡述和說明。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.法務(wù)部門主要審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，是否損害公司利益等。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交法務(wù)部門審核，直至審核通過。4.合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款條款審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。5.財(cái)務(wù)部門主要審查合同的付款方式、付款時(shí)間、付款金額等是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見。6.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，修改后的合同文本再次提交財(cái)務(wù)部門審核，直至審核通過。（四）合同簽訂1.合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂合同。授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。2.合同簽訂時(shí)，應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章。合同文本一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等留存。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送相關(guān)部門備案，并跟蹤合同的履行情況。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、履行期限、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、付款情況、驗(yàn)收情況等信息，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）合同變更1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利和義務(wù)等條款。合同變更協(xié)議的簽訂程序與合同簽訂程序相同，應(yīng)經(jīng)過法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更協(xié)議送相關(guān)部門備案，并調(diào)整合同執(zhí)行臺(tái)賬。（三）合同終止1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時(shí)，合同終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方辦理合同終止手續(xù)，并對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同執(zhí)行過程中的相關(guān)資料，包括合同文本、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，整理歸檔后交檔案管理部門保存。3.對(duì)于合同終止后可能存在的后續(xù)事項(xiàng)，如質(zhì)量保證金的退還、售后服務(wù)等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和公司規(guī)定妥善處理。五、合同糾紛管理（一）糾紛處理原則1.及時(shí)處理原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免糾紛擴(kuò)大化。2.依法處理原則：合同糾紛的處理應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.協(xié)商解決原則：合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)首先通過協(xié)商的方式解決，盡量達(dá)成雙方都能接受的解決方案。4.訴訟或仲裁原則：如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)通過訴訟或仲裁的方式解決合同糾紛。（二）糾紛處理流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，了解糾紛的原因和對(duì)方的訴求。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集與合同糾紛有關(guān)的證據(jù)和資料，包括合同文本、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，為糾紛的處理提供依據(jù)。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)明確處理的目標(biāo)、策略、措施等內(nèi)容。4.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商談判，爭(zhēng)取達(dá)成和解協(xié)議。如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)訴訟或仲裁程序。5.在訴訟或仲裁過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行訴訟或仲裁活動(dòng)。6.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，完善合同管理制度。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集整理，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案庫(kù)中，確保檔案的安全。2.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格控制合同檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、出借合同檔案。3.合同檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于重要合同檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門審核通過后，應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供合同檔案，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案管理部門。3.查閱人員如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的合同檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門、審計(jì)部門等應(yīng)定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查合同的簽訂、履行、變更、終止等情況是否符合本制度的規(guī)定。2.監(jiān)督檢查可以采取查閱合同檔案、實(shí)地走訪、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知書的要求進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給法務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況、合同檔案的管理情況等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為