小煤礦采購管理制度總則1.目的為規(guī)范小煤礦采購管理工作，確保采購活動的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性，提高采購效率，降低采購成本，保證物資設(shè)備的質(zhì)量和供應(yīng)及時性，滿足煤礦生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于小煤礦生產(chǎn)經(jīng)營活動中所需的各類物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購管理。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足生產(chǎn)需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保采購工作有序進(jìn)行。采購管理組織與職責(zé)1.采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組組成：由礦長擔(dān)任組長，副礦長擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：負(fù)責(zé)審議采購管理的重大決策和制度。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。2.采購部門職責(zé)：負(fù)責(zé)制定采購計劃和采購預(yù)算。組織實(shí)施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。負(fù)責(zé)采購物資的驗收、付款等工作。建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。3.需求部門職責(zé)：提出物資設(shè)備的采購需求，明確規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。參與采購過程中的技術(shù)談判和驗收工作。對采購物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。4.財務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同。辦理采購款項的支付手續(xù)。對采購成本進(jìn)行核算和分析。采購計劃管理1.年度采購計劃每年末，各需求部門應(yīng)根據(jù)下一年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和物資消耗情況，編制本部門的年度采購需求計劃，報采購部門匯總。采購部門對各部門的年度采購需求計劃進(jìn)行審核、平衡，結(jié)合庫存情況，編制全礦年度采購計劃，報采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后執(zhí)行。2.月度采購計劃每月末，各需求部門根據(jù)次月生產(chǎn)任務(wù)和物資庫存情況，編制月度采購需求計劃，報采購部門。采購部門對月度采購需求計劃進(jìn)行審核，結(jié)合庫存和采購周期等因素，編制月度采購執(zhí)行計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等，并組織實(shí)施。3.計劃調(diào)整因生產(chǎn)任務(wù)變更、設(shè)備故障等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，報采購部門審核。采購部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，必要時組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，并報采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組備案。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購物資的類別和要求，從數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行初步評估。實(shí)地考察：對于初步評估合格的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況。資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，進(jìn)行審核。綜合評價：采購部門會同需求部門、技術(shù)部門等對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)綜合評價結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商檔案管理采購部門為每個合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、實(shí)地考察報告、合作記錄等。定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.供應(yīng)商考核采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等進(jìn)行考核。考核方式包括日常評價、定期評估、客戶反饋等。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不合格的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰。采購流程管理1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核。對于金額較大或重要物資的采購申請，采購部門應(yīng)報采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)審批通過的采購申請，進(jìn)入采購實(shí)施環(huán)節(jié)。3.采購實(shí)施采購方式選擇：根據(jù)采購物資的特點(diǎn)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等。發(fā)布采購信息：采用招標(biāo)采購方式的，采購部門應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告；采用詢價采購、競爭性談判等方式的，采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函或談判邀請。供應(yīng)商報價：供應(yīng)商按照采購部門的要求進(jìn)行報價，并提供相關(guān)證明材料。評標(biāo)或談判：采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行評審或談判，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.采購合同簽訂采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂后，報財務(wù)部門備案。5.采購驗收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，采購部門會同需求部門、技術(shù)部門等按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格的物資，由需求部門簽字確認(rèn)；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。6.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。采購部門根據(jù)采購合同約定，填寫付款申請單，附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后，按照規(guī)定的付款方式和時間辦理付款手續(xù)。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門會同相關(guān)部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險：關(guān)注市場動態(tài)，建立價格預(yù)警機(jī)制，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。質(zhì)量風(fēng)險：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，增加檢驗檢測環(huán)節(jié)，確保采購物資的質(zhì)量。供應(yīng)商違約風(fēng)險：在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期評估供應(yīng)商的履約能力，及時采取措施防范供應(yīng)商違約風(fēng)險。法律風(fēng)險：加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，征求法律顧問的意見，避免合同糾紛。采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對采購工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。審計部門定期對采購項目進(jìn)行審計，審查采購項目的預(yù)算執(zhí)行情況