小公司文檔管理制度總則目的為加強(qiáng)公司文檔管理，確保公司文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。文檔管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文檔由行政部集中管理，確保文檔的一致性和規(guī)范性。2.分類管理原則：根據(jù)文檔的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴(yán)格控制文檔的訪問權(quán)限，確保文檔信息不泄露。4.便捷高效原則：優(yōu)化文檔管理流程，提高文檔處理效率，方便員工使用。文檔分類與編號(hào)文檔分類1.行政文件：包括公司文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人資料、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、報(bào)銷憑證等。4.業(yè)務(wù)文檔：項(xiàng)目文檔、客戶資料、銷售合同等。5.技術(shù)文檔：產(chǎn)品說(shuō)明書、技術(shù)方案、研發(fā)資料等。6.其他文檔：如公司證照、榮譽(yù)證書、培訓(xùn)資料等。文檔編號(hào)1.行政文件編號(hào)：[年份][部門代碼][文件序號(hào)]，如2023AD001。2.人事檔案編號(hào)：[員工工號(hào)]。3.財(cái)務(wù)文件編號(hào)：[年份][財(cái)務(wù)類別代碼][文件序號(hào)]，如2023CF001。4.業(yè)務(wù)文檔編號(hào)：[項(xiàng)目代碼][文檔類別代碼][文件序號(hào)]，如PM202301SC001。5.技術(shù)文檔編號(hào)：[產(chǎn)品代碼][文檔類別代碼][文件序號(hào)]，如P202301TD001。6.其他文檔編號(hào)：[年份][文檔類別代碼][文件序號(hào)]，如2023OT001。文檔的形成與收集文檔形成1.各部門及員工應(yīng)及時(shí)形成各類文檔，確保文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文檔撰寫應(yīng)符合公司規(guī)定的格式和要求，語(yǔ)言規(guī)范、邏輯清晰。文檔收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門文檔的收集工作，定期將文檔提交至行政部。2.對(duì)于重要會(huì)議、活動(dòng)等產(chǎn)生的文檔，相關(guān)部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的公司文檔全部移交至行政部。文檔的整理與歸檔文檔整理1.行政部收到各部門提交的文檔后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.按照文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文檔進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)、無(wú)效的文檔。3.對(duì)文檔進(jìn)行編號(hào)、編目，建立文檔索引。文檔歸檔1.整理后的文檔應(yīng)及時(shí)歸檔至相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照類別存放在檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.電子文檔應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，命名規(guī)范，確保能夠快速檢索。文檔的借閱與使用借閱申請(qǐng)1.員工因工作需要借閱文檔，應(yīng)填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等。2.《文檔借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交行政部辦理借閱手續(xù)。借閱審批1.行政部根據(jù)文檔的密級(jí)和重要性進(jìn)行審批。2.一般文檔由行政部負(fù)責(zé)人審批；涉及公司機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱期限1.普通文檔借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。2.重要或機(jī)密文檔借閱期限不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借文檔，如需續(xù)借，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向行政部提出申請(qǐng)。2.歸還文檔時(shí)，行政部應(yīng)檢查文檔的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或遺失，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。文檔使用1.借閱人應(yīng)妥善保管所借文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。2.在文檔使用過(guò)程中，如需對(duì)文檔進(jìn)行修改或標(biāo)注，應(yīng)事先征得行政部同意。文檔的保管與維護(hù)保管環(huán)境1.行政部應(yīng)設(shè)置專門的文檔保管場(chǎng)所，確保環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止文檔受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。電子文檔保管1.建立電子文檔備份制度，定期對(duì)重要電子文檔進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止電子文檔被病毒感染或惡意攻擊。文檔維護(hù)1.定期對(duì)文檔進(jìn)行清查，核對(duì)文檔的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于破損、褪色或字跡模糊的文檔，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。文檔的保密與銷毀保密措施1.嚴(yán)格控制文檔的訪問權(quán)限，根據(jù)文檔的密級(jí)設(shè)置不同的訪問級(jí)別。2.涉及公司機(jī)密的文檔應(yīng)在顯著位置標(biāo)注“機(jī)密”字樣，并采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露文檔內(nèi)容。銷毀審批1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的文檔，由行政部提出銷毀申請(qǐng)，填寫《文檔銷毀申請(qǐng)表》。2.《文檔銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀方式1.紙質(zhì)文檔應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保文檔信息無(wú)法恢復(fù)。2.電子文檔應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除處理，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。銷毀記錄1.對(duì)文檔銷毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文檔名稱、數(shù)量等。2.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。文檔管理的監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部定期對(duì)公司文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.各部門應(yīng)配合行政部的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)文檔和資料?？己嗽u(píng)價(jià)1.將文檔管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反文檔管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給