工程檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案的科學(xué)管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和工程建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有工程項目檔案的管理，包括項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等各類與工程建設(shè)相關(guān)的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的工程檔案室，對所有工程項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，保證檔案資料的全面性。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定的規(guī)范要求。5.安全性原則采取有效措施確保工程檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、工程檔案管理職責(zé)（一）工程檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定工程檔案管理的具體實施細則。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用公司所有工程項目檔案。3.對工程項目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。4.定期對工程檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作。5.負責(zé)工程檔案信息化建設(shè)，建立和維護工程檔案數(shù)據(jù)庫。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門工程項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負責(zé)檔案管理工作。2.按照檔案管理要求，組織、協(xié)調(diào)項目各參建單位做好工程檔案的形成、積累和整理工作。3.對項目各參建單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查，確保檔案資料的質(zhì)量。4.在項目竣工驗收前，負責(zé)將整理好的工程檔案移交工程檔案室。（三）項目參建單位職責(zé)1.各參建單位應(yīng)建立健全本單位的工程檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人。2.負責(zé)收集、整理本單位在工程項目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，并按要求進行分類、組卷、編目。3.配合項目建設(shè)部門和工程檔案室做好工程檔案的移交、歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、及時。三、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.勘察設(shè)計文件工程地質(zhì)勘察報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知等。3.施工過程文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進度記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)指定專人負責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.對收集到的文件資料應(yīng)進行認真核對，確保其真實性、準(zhǔn)確性和完整性。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編目規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照工程項目的階段、專業(yè)等進行分類，一般可分為前期文件、勘察設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別。2.組卷根據(jù)文件的數(shù)量和性質(zhì)，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組成一卷或若干卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，一般按文件形成的時間先后順序排列。3.編目對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等項目。同時，編制案卷目錄，包括案卷號、題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項目。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件應(yīng)進行裱糊、修補，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊牢固。卷內(nèi)文件一般應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和利用。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時間1.項目建設(shè)部門應(yīng)在項目竣工驗收后[X]個月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交工程檔案室。2.項目參建單位應(yīng)在各自工作完成后[X]周內(nèi)，將形成的檔案資料移交項目建設(shè)部門匯總。（二）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備，簽字蓋章齊全。2.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認。3.工程檔案室應(yīng)對接收的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案應(yīng)退回整改。五、工程檔案的保管（一）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如項目立項批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、工程竣工驗收報告、工程竣工備案表等。2.長期保存的檔案凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。3.短期保存的檔案凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如工程進度記錄、監(jiān)理月報等。（二）保管條件1.工程檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找利用。（三）檔案保管期限的調(diào)整1.工程檔案保管期限的調(diào)整，由工程檔案室根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況提出意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.對保管期限已滿但仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新鑒定其保管期限，并辦理延長保管期限的手續(xù)。六、工程檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱工程檔案。外單位因特殊情況需要查閱、借閱工程檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到工程檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到工程檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在工程檔案室內(nèi)進行，如需帶出室外，須經(jīng)工程檔案室負責(zé)人同意，并限期歸還。（三）利用登記工程檔案室應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等，以便跟蹤管理。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由工程檔案室負責(zé)人、項目建設(shè)部門負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負責(zé)對到期的工程檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對保管期限已滿的工程檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《工程檔案銷毀申請表》。2.《工程檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由工程檔案室負責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、工程檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.工程檔案室應(yīng)按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將檔案信息錄入工程檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）數(shù)據(jù)庫管理1.建立健全工程檔案數(shù)據(jù)庫管理制度，加強對數(shù)據(jù)庫的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄密。2.定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，及時補充新的檔案信息，保證數(shù)據(jù)庫的時效性和準(zhǔn)確性。（四）信息檢索與利用1.利用工程檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢，為公司內(nèi)部各部門提供便捷的檔案利用服務(wù)。2.逐步建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)與公司其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，提高信息資源的綜合利用效率。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.工程檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.工程檔案信息化建設(shè)情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查工程檔案室每年對公司各部門和參建單位的工程檔案管理工作進行一次全面檢查。