工程檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的科學(xué)管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和工程建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有工程項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等各類與工程建設(shè)相關(guān)的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的工程檔案室，對(duì)所有工程項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，保證檔案資料的全面性。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定的規(guī)范要求。5.安全性原則采取有效措施確保工程檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、工程檔案管理職責(zé)（一）工程檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定工程檔案管理的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用公司所有工程項(xiàng)目檔案。3.對(duì)工程項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作。5.負(fù)責(zé)工程檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照檔案管理要求，組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參建單位做好工程檔案的形成、積累和整理工作。3.對(duì)項(xiàng)目各參建單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，確保檔案資料的質(zhì)量。4.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，負(fù)責(zé)將整理好的工程檔案移交工程檔案室。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.各參建單位應(yīng)建立健全本單位的工程檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人。2.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，并按要求進(jìn)行分類、組卷、編目。3.配合項(xiàng)目建設(shè)部門和工程檔案室做好工程檔案的移交、歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。三、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.勘察設(shè)計(jì)文件工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工過程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進(jìn)度記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)收集到的文件資料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編目規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照工程項(xiàng)目的階段、專業(yè)等進(jìn)行分類，一般可分為前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.組卷根據(jù)文件的數(shù)量和性質(zhì)，將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件組成一卷或若干卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，一般按文件形成的時(shí)間先后順序排列。3.編目對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。同時(shí)，編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件應(yīng)進(jìn)行裱糊、修補(bǔ)，使其規(guī)格統(tǒng)一、整齊牢固。卷內(nèi)文件一般應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和利用。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交工程檔案室。2.項(xiàng)目參建單位應(yīng)在各自工作完成后[X]周內(nèi)，將形成的檔案資料移交項(xiàng)目建設(shè)部門匯總。（二）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備，簽字蓋章齊全。2.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.工程檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回整改。五、工程檔案的保管（一）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保存的檔案凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表等。2.長(zhǎng)期保存的檔案凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為[X]年。如工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。3.短期保存的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如工程進(jìn)度記錄、監(jiān)理月報(bào)等。（二）保管條件1.工程檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找利用。（三）檔案保管期限的調(diào)整1.工程檔案保管期限的調(diào)整，由工程檔案室根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況提出意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.對(duì)保管期限已滿但仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新鑒定其保管期限，并辦理延長(zhǎng)保管期限的手續(xù)。六、工程檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱工程檔案。外單位因特殊情況需要查閱、借閱工程檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到工程檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到工程檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在工程檔案室內(nèi)進(jìn)行，如需帶出室外，須經(jīng)工程檔案室負(fù)責(zé)人同意，并限期歸還。（三）利用登記工程檔案室應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等，以便跟蹤管理。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由工程檔案室負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的工程檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)保管期限已滿的工程檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《工程檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《工程檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由工程檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、工程檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.工程檔案室應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息錄入工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）數(shù)據(jù)庫(kù)管理1.建立健全工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理制度，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄密。2.定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)補(bǔ)充新的檔案信息，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（四）信息檢索與利用1.利用工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢，為公司內(nèi)部各部門提供便捷的檔案利用服務(wù)。2.逐步建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與公司其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，提高信息資源的綜合利用效率。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.工程檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.工程檔案信息化建設(shè)情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查工程檔案室每年對(duì)公司各部門和參建單位的工程檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。