監(jiān)理現場資料管理制度一、總則（一）目的為加強監(jiān)理現場資料管理，確保監(jiān)理資料的真實、完整、有效和及時歸檔，提高監(jiān)理工作質量和效率，依據國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司管理要求，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有監(jiān)理項目現場資料的管理，包括但不限于工程前期文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質量驗收資料、工程進度資料、工程計量與支付資料、工程變更資料、安全監(jiān)理資料、旁站監(jiān)理記錄、監(jiān)理工作總結等。（三）管理原則1.真實性原則：資料應如實反映工程實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作全過程的各類資料，確保資料齊全。3.有效性原則：資料應符合相關標準和規(guī)范要求，具有法律效力。4.及時性原則：隨工程進度同步整理、歸檔，不得拖延。二、資料管理職責（一）項目總監(jiān)理工程師職責1.全面負責監(jiān)理項目現場資料的管理工作，確保資料管理符合本制度要求。2.組織制定監(jiān)理資料管理計劃，明確資料管理流程和責任人。3.定期檢查監(jiān)理資料的整理、歸檔情況，對存在的問題及時督促整改。4.審核重要監(jiān)理文件和資料，簽署意見。（二）專業(yè)監(jiān)理工程師職責1.負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、整理、審核工作，確保資料真實、準確、完整。2.按照監(jiān)理工作進度，及時將本專業(yè)資料提交給資料員匯總。3.協助資料員做好資料的歸檔工作，對歸檔資料的完整性負責。（三）資料員職責1.負責監(jiān)理項目現場資料的統一收集、整理、分類、歸檔和保管工作。2.建立資料臺賬，記錄資料的收發(fā)、借閱等情況。3.按照檔案管理要求，對資料進行裝訂、編目、上架，確保資料便于查閱。4.定期對資料進行清查盤點，發(fā)現問題及時報告并處理。（四）其他監(jiān)理人員職責1.按照各自工作職責，及時提供與監(jiān)理工作相關的資料。2.配合資料員做好資料的整理和歸檔工作。三、資料收集與整理（一）工程前期文件收集1.在項目監(jiān)理合同簽訂后，及時收集與工程相關的前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、初步設計文件、施工圖設計文件等。2.對收集到的前期文件進行核對、登記，確保文件的完整性和準確性。（二）監(jiān)理規(guī)劃編制與整理1.項目總監(jiān)理工程師組織專業(yè)監(jiān)理工程師根據工程特點、監(jiān)理大綱和委托監(jiān)理合同編制監(jiān)理規(guī)劃。2.監(jiān)理規(guī)劃應包括工程概況、監(jiān)理工作范圍、監(jiān)理工作內容、監(jiān)理工作目標、監(jiān)理工作依據、監(jiān)理機構組織形式、監(jiān)理人員配備及進退場計劃、監(jiān)理人員崗位職責、監(jiān)理工作程序、監(jiān)理工作方法及措施、監(jiān)理工作制度、安全生產管理的監(jiān)理工作、合同與信息管理、組織協調等內容。3.監(jiān)理規(guī)劃編制完成后，經公司技術負責人審核批準，報建設單位備案。（三）監(jiān)理實施細則編制與整理1.專業(yè)監(jiān)理工程師根據監(jiān)理規(guī)劃和本專業(yè)工程特點編制監(jiān)理實施細則。2.監(jiān)理實施細則應包括專業(yè)工程特點、監(jiān)理工作流程、監(jiān)理工作要點、監(jiān)理工作方法及措施等內容。3.監(jiān)理實施細則編制完成后，報項目總監(jiān)理工程師審核批準。（四）監(jiān)理月報編制與整理1.項目監(jiān)理機構每月向建設單位和公司報送監(jiān)理月報。2.監(jiān)理月報應包括本月工程概況、本月工程形象進度、工程進度、工程質量、工程計量與工程款支付、合同其他事項的處理情況、本月監(jiān)理工作小結、下月監(jiān)理工作重點等內容。3.監(jiān)理月報由項目總監(jiān)理工程師組織編制，經審核后加蓋項目監(jiān)理機構章報出。（五）監(jiān)理會議紀要整理1.項目監(jiān)理機構定期組織召開監(jiān)理例會、專題會議等，并做好會議記錄。2.監(jiān)理會議紀要應包括會議基本信息、會議主要內容、決議事項及負責人、下一步工作安排等內容。3.會議紀要由項目監(jiān)理機構指定專人負責整理，經項目總監(jiān)理工程師審核后發(fā)送給參會各方，并歸檔保存。（六）工程質量驗收資料整理1.專業(yè)監(jiān)理工程師負責本專業(yè)工程質量驗收資料的收集、整理工作，包括檢驗批、分項工程、分部工程質量驗收記錄等。2.工程質量驗收資料應真實反映工程質量情況，驗收結論明確，簽字蓋章齊全。3.資料員及時將工程質量驗收資料進行分類整理，歸檔保存。（七）工程進度資料整理1.專業(yè)監(jiān)理工程師負責收集、整理工程進度資料，包括工程進度計劃、實際進度記錄、進度偏差分析等。2.工程進度資料應與工程實際進度同步，能夠清晰反映工程進度情況。3.資料員將工程進度資料進行整理歸檔，為分析工程進度提供依據。（八）工程計量與支付資料整理1.專業(yè)監(jiān)理工程師負責工程計量與支付資料的審核工作，包括工程量計量單、工程款支付證書等。2.工程計量與支付資料應準確無誤，符合合同約定和相關規(guī)定。3.資料員將審核后的工程計量與支付資料進行整理歸檔，作為工程款支付的依據。（九）工程變更資料整理1.項目監(jiān)理機構對工程變更進行審核，并收集、整理相關資料，包括工程變更申請、變更方案、變更費用估算等。2.工程變更資料應齊全，能夠反映工程變更的原因、過程和結果。3.資料員將工程變更資料進行整理歸檔，作為工程結算的依據。（十）安全監(jiān)理資料整理1.安全監(jiān)理人員負責安全監(jiān)理資料的收集、整理工作，包括安全監(jiān)理規(guī)劃、安全監(jiān)理實施細則、安全檢查記錄、隱患整改通知及回復等。2.安全監(jiān)理資料應真實反映安全監(jiān)理工作情況，對安全隱患的處理應閉環(huán)管理。3.資料員將安全監(jiān)理資料進行整理歸檔，確保安全監(jiān)理資料的完整性。（十一）旁站監(jiān)理記錄整理1.旁站監(jiān)理人員按照旁站監(jiān)理方案實施旁站監(jiān)理，并做好旁站監(jiān)理記錄。2.旁站監(jiān)理記錄應包括旁站的部位、時間、施工情況、監(jiān)理情況等內容，記錄應及時、準確、完整。3.旁站監(jiān)理記錄由旁站監(jiān)理人員簽字后交資料員整理歸檔。（十二）監(jiān)理工作總結整理1.項目監(jiān)理機構在監(jiān)理工作結束后，及時編寫監(jiān)理工作總結。2.監(jiān)理工作總結應包括工程概況、監(jiān)理工作成效、監(jiān)理工作經驗與教訓、對建設單位和施工單位的評價等內容。3.監(jiān)理工作總結經項目總監(jiān)理工程師審核后，報公司存檔。四、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.監(jiān)理資料應按照分類標準進行歸檔，同一類資料應集中存放。2.歸檔資料應裝訂整齊，編目清晰，簽字蓋章齊全。3.歸檔資料應使用耐久性強的書寫材料和載體，不得使用易褪色的書寫材料。（二）保管期限1.監(jiān)理資料的保管期限應符合國家和行業(yè)相關規(guī)定，一般分為短期、長期和永久保存。2.短期保存的資料保管期限為3年，長期保存的資料保管期限為10年，永久保存的資料應長期保存。（三）保管方式1.資料員應建立資料檔案庫，對歸檔資料進行分類存放，并設置標識牌。2.資料檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保資料安全。3.對電子資料應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，定期進行檢查和維護。五、資料借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱監(jiān)理資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱時間、借閱用途等，經項目總監(jiān)理工程師批準后，方可借閱。2.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、損壞。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理延期手續(xù)。4.借閱人員歸還資料時，資料員應進行核對，如發(fā)現資料有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員責任。（二）查閱規(guī)定1.公司內部人員查閱監(jiān)理資料的，應填寫查閱申請表，經項目總監(jiān)理工程師批準后，在資料員陪同下查閱。2.外單位人員查閱監(jiān)理資料的，應持有單位介紹信，經建設單位同意后，在項目總監(jiān)理工程師和資料員陪同下查閱。3.查閱人員應愛護資料，不得在資料上標記、涂改，查閱后應及時歸還。六、資料信息化管理（一）建立資料管理信息系統1.公司應建立監(jiān)理資料管理信息系統，實現資料的電子化管理。2.資料管理信息系統應具備資料錄入、查詢、統計、分析、歸檔等功能，提高資料管理效率。（二）資料電子化錄入1.資料員應及時將監(jiān)理資料電子化錄入資料管理信息系統，確保電子資料與紙質資料一致。2.電子化錄入的資料應按照分類標準進行編碼，便于查詢和管理。（三）信息系統維護與管理1.安排專人負責資料管理信息系統的維護與管理，定期對系統進行檢查和更新，確保系統正常運行。2.加強對系統用戶的權限管理，根據用戶工作職責設置相應的操作權限，防止資料泄露。七、資料審核與監(jiān)督檢查（一）資料審核1.專業(yè)監(jiān)理工程師對本專業(yè)資料進行自審，確保資料的準確性和完整性。2.項目總監(jiān)理工程師對監(jiān)理資料進行審核，簽署審核意見。3.公司定期對監(jiān)理項目資料進行抽查審核，對發(fā)現的問題及時提出整改意見。（二）監(jiān)督檢查1.公司質量管理部門定期對監(jiān)理項目資料管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料管理制