erp業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作與管理，確保ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及ERP系統(tǒng)操作與管理的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：所有錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。2.及時(shí)性原則：各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)錄入ERP系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.完整性原則：涵蓋公司業(yè)務(wù)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的全面性。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)ERP系統(tǒng)中的商業(yè)機(jī)密和敏感信息，防止數(shù)據(jù)泄露。二、職責(zé)分工（一）ERP管理小組1.負(fù)責(zé)制定和完善ERP業(yè)務(wù)管理制度、流程和規(guī)范。2.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中的工作銜接和問(wèn)題解決。3.監(jiān)督ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況，定期評(píng)估系統(tǒng)使用效果，并提出改進(jìn)建議。（二）各部門(mén)職責(zé)1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)客戶信息的錄入與維護(hù)，包括客戶基本資料、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。及時(shí)準(zhǔn)確地錄入銷(xiāo)售訂單，記錄訂單詳情、交貨日期、價(jià)格等信息。跟蹤銷(xiāo)售訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)反饋訂單變更、發(fā)貨、收款等信息到ERP系統(tǒng)。2.采購(gòu)部門(mén)建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商信息，如供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、信用等級(jí)等。下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期等要求。跟蹤采購(gòu)訂單的到貨情況，辦理入庫(kù)手續(xù)，并在ERP系統(tǒng)中記錄相關(guān)信息。3.倉(cāng)庫(kù)部門(mén)負(fù)責(zé)庫(kù)存物資的收發(fā)、保管和盤(pán)點(diǎn)工作。準(zhǔn)確記錄庫(kù)存物資的出入庫(kù)情況，包括入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)日期、出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存余額等信息。定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，并將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果及時(shí)錄入ERP系統(tǒng)。4.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售訂單和庫(kù)存情況，制定生產(chǎn)計(jì)劃，并錄入ERP系統(tǒng)。記錄生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)時(shí)間、開(kāi)始生產(chǎn)時(shí)間、完成生產(chǎn)時(shí)間、產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等。及時(shí)反饋生產(chǎn)過(guò)程中的異常情況，如設(shè)備故障、原材料短缺等，以便相關(guān)部門(mén)及時(shí)處理。5.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核銷(xiāo)售訂單、采購(gòu)訂單等業(yè)務(wù)單據(jù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的核算，成本核算等，并將相關(guān)財(cái)務(wù)信息錄入ERP系統(tǒng)。定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和分析，為公司財(cái)務(wù)管理提供支持。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶賬號(hào)管理1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，向ERP管理小組申請(qǐng)用戶賬號(hào)。2.ERP管理小組負(fù)責(zé)為用戶創(chuàng)建賬號(hào)，并分配相應(yīng)的操作權(quán)限。3.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時(shí)通知ERP管理小組進(jìn)行處理。（二）數(shù)據(jù)錄入要求1.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)操作手冊(cè)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)清晰、規(guī)范，避免出現(xiàn)模糊、歧義或錯(cuò)誤的信息。3.對(duì)于必填項(xiàng)，必須準(zhǔn)確填寫(xiě)，不得遺漏。如遇特殊情況無(wú)法填寫(xiě)，應(yīng)在備注欄中說(shuō)明原因。4.數(shù)據(jù)錄入完成后，錄入人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保錄入數(shù)據(jù)與原始業(yè)務(wù)單據(jù)一致。（三）業(yè)務(wù)流程操作1.各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行操作，不得擅自更改流程或跳過(guò)必要的環(huán)節(jié)。2.在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時(shí)，應(yīng)及時(shí)關(guān)注系統(tǒng)提示信息，如出現(xiàn)錯(cuò)誤提示或異常情況，應(yīng)按照提示進(jìn)行處理或及時(shí)向相關(guān)人員咨詢。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，各部門(mén)之間應(yīng)密切配合，及時(shí)傳遞相關(guān)信息，確保業(yè)務(wù)操作的順利進(jìn)行。（四）系統(tǒng)查詢與報(bào)表生成1.各部門(mén)人員可根據(jù)工作需要，在ERP系統(tǒng)中查詢相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。2.查詢數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)明確查詢條件，確保查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性和針對(duì)性。3.根據(jù)公司管理要求，定期生成各類(lèi)報(bào)表，如銷(xiāo)售報(bào)表、采購(gòu)報(bào)表、庫(kù)存報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。報(bào)表生成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。四、數(shù)據(jù)維護(hù)與管理（一）數(shù)據(jù)備份1.ERP系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率至少為每周一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)或外部硬盤(pán)等，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份前，應(yīng)確保系統(tǒng)處于正常運(yùn)行狀態(tài)，避免因備份過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）數(shù)據(jù)恢復(fù)1.如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)操作時(shí)，應(yīng)按照預(yù)先制定的數(shù)據(jù)恢復(fù)方案進(jìn)行。2.在數(shù)據(jù)恢復(fù)前，應(yīng)對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.數(shù)據(jù)恢復(fù)過(guò)程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)工作的順利進(jìn)行。（三）數(shù)據(jù)清理1.定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，刪除無(wú)效或過(guò)期的數(shù)據(jù)，以提高系統(tǒng)運(yùn)行效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。2.數(shù)據(jù)清理應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定和流程，確保清理操作的準(zhǔn)確性和安全性。3.在進(jìn)行數(shù)據(jù)清理前，應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)清理計(jì)劃，并備份相關(guān)數(shù)據(jù)，以便在需要時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。2.對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸和存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，安裝必要的安全防護(hù)軟件，防止病毒、木馬等惡意軟件對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)造成破壞。4.嚴(yán)格控制對(duì)系統(tǒng)服務(wù)器的訪問(wèn)，設(shè)置防火墻和入侵檢測(cè)系統(tǒng)，防止外部非法入侵。五、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.ERP管理小組應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)人員等詳細(xì)信息。3.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程等方面，以滿足不同崗位人員的需求。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，組織開(kāi)展ERP系統(tǒng)培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種形式。2.培訓(xùn)講師應(yīng)具備豐富的ERP系統(tǒng)操作經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)能力，能夠生動(dòng)形象地講解培訓(xùn)內(nèi)容，解答學(xué)員的疑問(wèn)。3.在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)注重實(shí)踐操作，讓學(xué)員通過(guò)實(shí)際操作加深對(duì)ERP系統(tǒng)的理解和掌握。（三）技術(shù)支持1.設(shè)立ERP系統(tǒng)技術(shù)支持熱線或郵箱，及時(shí)解答員工在使用ERP系統(tǒng)過(guò)程中遇到的問(wèn)題。2.對(duì)于一般性問(wèn)題，技術(shù)支持人員應(yīng)在接到問(wèn)題后及時(shí)回復(fù)；對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)人員。3.定期收集員工對(duì)ERP系統(tǒng)的意見(jiàn)和建議，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，以提高系統(tǒng)的易用性和穩(wěn)定性。六、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：考核錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)情況的相符程度。2.數(shù)據(jù)及時(shí)性：考核各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作在規(guī)定時(shí)間內(nèi)錄入ERP系統(tǒng)的情況。3.系統(tǒng)操作規(guī)范性：考核員工是否按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。4.問(wèn)題解決能力：考核員工在使用ERP系統(tǒng)過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)的解決能力和效率。（二）考核方式1.采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)員工的ERP系統(tǒng)使用情況進(jìn)行考核。2.定期考核每季度進(jìn)行一次，由ERP管理小組組織實(shí)施；不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。3.考核結(jié)果以評(píng)分的形式進(jìn)行量化，滿分為100分。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金等。對(duì)提出合理化建議并被采納，有效提高ERP系統(tǒng)使用效率或優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的員工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。2.懲罰對(duì)于數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤、不及時(shí)或違反系統(tǒng)操作規(guī)范的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。因操作失誤