稅收資料歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司稅收資料的規(guī)范化管理，確保稅收資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司內(nèi)部查閱、審計(jì)及稅務(wù)管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)在稅收管理活動(dòng)中形成的各類資料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔資料應(yīng)如實(shí)反映公司稅收管理的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋稅收管理全過程的各類資料均應(yīng)歸檔，不得遺漏。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則和裝訂要求進(jìn)行歸檔。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的稅收資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、稅收資料分類及范圍（一）稅務(wù)登記類1.營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件2.稅務(wù)登記證副本復(fù)印件3.組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件（三證合一后為營業(yè)執(zhí)照統(tǒng)一社會(huì)信用代碼證）4.法定代表人身份證明書5.辦稅人員身份證明及授權(quán)委托書6.稅務(wù)登記變更、注銷等相關(guān)資料（二）納稅申報(bào)類1.各稅種納稅申報(bào)表及附表2.財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等）3.納稅申報(bào)電子數(shù)據(jù)備份4.稅務(wù)機(jī)關(guān)要求報(bào)送的其他納稅申報(bào)資料（三）稅款繳納類1.完稅憑證（包括稅收繳款書、電子繳稅付款憑證等）2.稅款計(jì)算過程及相關(guān)說明3.稅收優(yōu)惠備案及減免稅相關(guān)資料（四）發(fā)票管理類1.發(fā)票領(lǐng)購簿2.發(fā)票開具匯總表及明細(xì)表3.作廢發(fā)票、紅字發(fā)票相關(guān)資料4.發(fā)票繳銷清單及相關(guān)證明5.發(fā)票保管、存放情況記錄（五）稅務(wù)審計(jì)類1.稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的審計(jì)報(bào)告、檢查結(jié)論2.公司內(nèi)部稅務(wù)自查報(bào)告及相關(guān)資料3.針對(duì)稅務(wù)審計(jì)提出問題的整改情況報(bào)告（六）稅收政策法規(guī)類1.國家及地方稅收法律法規(guī)、政策文件2.稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)布的各類稅收征管規(guī)定、通知3.公司收集整理的稅收政策解讀資料（七）其他稅收資料1.稅務(wù)籌劃方案及相關(guān)分析報(bào)告2.稅務(wù)咨詢記錄及回復(fù)3.與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通協(xié)調(diào)的會(huì)議紀(jì)要、文件等三、稅收資料歸檔流程（一）資料收集1.各部門及崗位人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門在稅收管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類資料，并進(jìn)行初步整理。2.財(cái)務(wù)部門指定專人定期對(duì)各部門收集的資料進(jìn)行匯總，確保資料無遺漏。（二）資料整理1.對(duì)收集到的稅收資料進(jìn)行分類，按照本制度規(guī)定的類別進(jìn)行歸集。2.檢查資料的完整性，對(duì)缺失的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。3.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)規(guī)則如下：采用年份+類別代碼+順序號(hào)的方式。例如，2023年稅務(wù)登記類的第1份資料編號(hào)為2023SD001。類別代碼按照本制度中稅收資料分類的類別首字母縮寫確定，如稅務(wù)登記類為SD，納稅申報(bào)類為NS，以此類推。4.對(duì)資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂順序一般為封面、目錄、資料內(nèi)容、封底。封面應(yīng)注明資料名稱、年度、編號(hào)等信息。（三）資料歸檔1.整理好的稅收資料應(yīng)及時(shí)移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)稅收資料進(jìn)行妥善保管，并建立檔案目錄索引，方便查閱。四、稅收資料查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱稅收資料的，應(yīng)填寫《稅收資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料名稱及編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的稅收資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。查閱人員不得在資料上進(jìn)行涂改、標(biāo)記等操作。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門，并在《稅收資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱稅收資料的，應(yīng)填寫《稅收資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照或泄露資料內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還資料，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。五、稅收資料保管期限（一）稅務(wù)登記類長期保管，直至公司稅務(wù)登記注銷后[X]年。（二）納稅申報(bào)類1.年度納稅申報(bào)表及相關(guān)資料保管期限為[X]年。2.月度納稅申報(bào)表及相關(guān)資料保管期限為[X]年。（三）稅款繳納類完稅憑證等資料保管期限為[X]年。（四）發(fā)票管理類發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具匯總表等資料保管期限為[X]年。（五）稅務(wù)審計(jì)類稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的審計(jì)報(bào)告、公司內(nèi)部自查報(bào)告等資料長期保管。（六）稅收政策法規(guī)類長期保管，根據(jù)稅收政策法規(guī)的更新情況及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和調(diào)整。（七）其他稅收資料根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但一般不得少于[X]年。六、稅收資料保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.公司全體員工均有義務(wù)對(duì)稅收資料的保密性負(fù)責(zé)，不得泄露公司稅收信息。2.涉及稅收資料管理的相關(guān)人員，包括資料收集、整理、歸檔、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的工作人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）保密措施1.對(duì)稅收資料實(shí)行專人專管，存放于專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如門禁、監(jiān)控等。2.電子稅收資料應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.在對(duì)外提供稅收資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批，確保資料的使用符合保密要求。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反稅收資料保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因泄露公司稅收資料給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、稅收資料信息化管理（一）建立稅收資料電子檔案庫1.利用信息化技術(shù)，將紙質(zhì)稅收資料進(jìn)行掃描或數(shù)字化處理，建立電子檔案庫。2.電子檔案庫應(yīng)具備分類存儲(chǔ)、檢索查詢、備份恢復(fù)等功能，方便公司內(nèi)部人員查閱和使用。（二）電子資料的錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)電子稅收資料的錄入工作，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)電子檔案庫進(jìn)行維護(hù)，更新資料信息，清理過期或無用的資料。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)電子稅收資料的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。2.建立數(shù)據(jù)安全應(yīng)急處理機(jī)制，如發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)和處理，并向上級(jí)報(bào)告。八、稅收資料的銷毀（一）銷毀條件1.稅收資料保管期限屆滿，且已無留存價(jià)值的。2.因公司合并、分立、破產(chǎn)等原因，需要銷毀相關(guān)稅收資料的。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出稅收資料銷毀申請(qǐng)，填寫《稅收資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門的共同監(jiān)督下進(jìn)行，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。