票據(jù)中心合同管理制度一、總則（一）目的為加強票據(jù)中心合同管理，規(guī)范合同訂立、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于票據(jù)中心與公司內(nèi)部各部門、外部客戶、供應商等簽訂的各類合同，包括但不限于票據(jù)業(yè)務合同、合作協(xié)議、服務合同等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的訂立、履行、變更、終止等活動應符合國家法律法規(guī)和政策要求。2.防范風險原則：強化合同風險意識，對合同全過程進行風險評估和防控，確保公司利益不受損害。3.統(tǒng)一管理原則：合同管理工作應實行統(tǒng)一領(lǐng)導、歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理的規(guī)范化和標準化。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定，維護良好的商業(yè)信譽。二、合同管理職責分工（一）票據(jù)中心合同管理小組1.負責制定和完善票據(jù)中心合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對重大合同進行審核，提出審核意見和建議。3.協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的重大問題，對合同糾紛進行研究和決策。（二）合同承辦部門1.負責合同的發(fā)起、起草、談判、簽訂等具體工作。2.對合同履行情況進行跟蹤和管理，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.負責收集、整理、保管合同相關(guān)資料，并按規(guī)定向合同管理部門報送。（三）法務部門1.參與重大合同的談判和起草工作，提供法律意見和建議。2.對合同的合法性進行審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。3.負責處理合同糾紛的法律事務，維護公司合法權(quán)益。（四）財務部門1.負責審核合同中的財務條款，確保公司財務利益得到保障。2.對合同執(zhí)行過程中的款項收付進行監(jiān)督和管理。3.協(xié)助合同管理部門進行合同結(jié)算和財務審計工作。（五）審計部門1.對合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況。2.參與重大合同的審計工作，對合同的真實性、合法性、效益性進行評價。三、合同的訂立（一）合同相對方的選擇1.合同承辦部門應在簽訂合同前對合同相對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等進行充分調(diào)查和了解。2.選擇合同相對方時，優(yōu)先選擇具有良好信譽、較強經(jīng)濟實力和履約能力的合作伙伴。3.對于涉及重大項目或金額較大的合同，應通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式確定合同相對方。（二）合同文本的起草1.合同承辦部門應根據(jù)合同內(nèi)容和實際需要起草合同文本，確保合同條款完整、準確、清晰。2.合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。3.對于格式合同或示范文本，應結(jié)合實際情況進行修改和補充，確保合同符合公司要求。（三）合同的審核1.合同承辦部門起草的合同文本應提交合同管理小組進行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、條款完整性、風險防控等方面。2.合同管理小組應在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。3.合同承辦部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改和完善，確保合同最終文本符合公司要求。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由合同承辦部門負責與合同相對方簽訂合同。2.簽訂合同前，應確保合同相對方已在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表人簽字。3.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關(guān)部門備案。四、合同的履行（一）合同履行計劃的制定1.合同承辦部門應根據(jù)合同約定制定詳細的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)和時間節(jié)點。2.合同履行計劃應經(jīng)部門負責人審核后報合同管理部門備案。（二）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應按照合同履行計劃對合同履行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時掌握合同履行進度和質(zhì)量。2.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，合同承辦部門應及時與合同相對方溝通協(xié)商，采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。3.合同管理部門應對合同履行情況進行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促合同承辦部門整改。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同條款或解除合同，合同承辦部門應及時與合同相對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應按照合同簽訂程序進行審核和簽訂，并及時送相關(guān)部門備案。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應妥善處理相關(guān)事宜，如結(jié)算款項、清理資產(chǎn)等，確保公司利益不受損失。五、合同的結(jié)算（一）結(jié)算依據(jù)合同結(jié)算應以合同約定的條款為依據(jù)，包括合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式等。（二）結(jié)算流程1.合同承辦部門應在合同履行完畢后，及時收集整理相關(guān)結(jié)算資料，如發(fā)票、驗收報告、結(jié)算清單等。2.將結(jié)算資料提交財務部門審核，財務部門應在收到結(jié)算資料后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。3.合同承辦部門根據(jù)財務部門的審核意見與合同相對方辦理結(jié)算手續(xù)，結(jié)算款項應按照合同約定的方式和時間支付。（三）結(jié)算爭議處理1.如合同雙方在結(jié)算過程中發(fā)生爭議，合同承辦部門應及時與合同相對方溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，可按照合同約定的爭議解決方式進行處理，如仲裁或訴訟。六、合同的檔案管理（一）檔案收集合同承辦部門應在合同簽訂生效后，及時將合同正本及相關(guān)附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、結(jié)算資料等整理齊全，并移交合同管理部門存檔。（二）檔案整理合同管理部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到合同管理部門查閱。2.借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和合同管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱和借閱合同檔案時，不得擅自涂改、復印、抽取、撤換檔案資料，不得泄露檔案內(nèi)容。七、合同風險防控（一）風險識別與評估1.合同管理小組應定期對合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，制定相應的風險防控措施，明確風險防控責任人和防控期限。（二）風險防控措施1.加強合同相對方的信用管理，建立合同相對方信用檔案，定期對其信用狀況進行評估和更新。2.在合同條款中明確雙方的權(quán)利義務、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.加強合同履行過程的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，防范風險擴大。4.定期組織合同管理培訓，提高合同管理人員的風險意識和業(yè)務水平。八、合同糾紛處理（一）糾紛的發(fā)生與報告1.在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應及時向合同管理部門報告，并說明糾紛的原因、經(jīng)過和現(xiàn)狀。2.合同管理部門應立即組織相關(guān)人員對糾紛進行調(diào)查和分析，制定解決方案。（二）糾紛的處理方式1.協(xié)商解決：合同雙方應首先通過友好協(xié)商的方式解決糾紛，達成一致意見后簽訂書面協(xié)議。2.仲裁：如協(xié)商不成，可按照合同約定的仲裁條款或事后達成的仲裁協(xié)議，將糾紛提交仲裁機構(gòu)進行仲裁。3.訴訟：如協(xié)商和仲裁均無法解決糾紛，可依法向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。（三）糾紛處理的跟蹤與反饋1