工程類文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程類文件的管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，提高工程管理效率，保障工程順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目相關(guān)文件的管理，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程變更通知、竣工驗(yàn)收資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：工程類文件由公司指定的部門或?qū)Ｈ私y(tǒng)一管理，確保文件的集中存放和有效利用。2.分類管理原則：按照文件的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類，便于查找、使用和保管。3.流程規(guī)范原則：明確文件的形成、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、歸檔、保管和銷毀等環(huán)節(jié)的流程和要求，確保文件管理工作有序進(jìn)行。4.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞，確保公司商業(yè)機(jī)密和工程信息安全。二、管理職責(zé)（一）工程管理部門1.負(fù)責(zé)工程類文件的收集、整理、審核和初步分類工作。2.組織工程文件的編制、修訂和審核，確保文件內(nèi)容符合工程實(shí)際和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.協(xié)調(diào)各部門之間的文件流轉(zhuǎn)和使用，跟蹤文件的執(zhí)行情況。4.定期對工程文件進(jìn)行清理和歸檔，向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的文件。（二）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)工程類文件的集中保管和提供查閱服務(wù)。2.對接收的工程文件進(jìn)行詳細(xì)登記、分類、編號(hào)和上架存放，建立健全檔案檢索系統(tǒng)。3.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對工程文件進(jìn)行整理、編目、裝訂和保管，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.定期對工程檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（三）其他部門1.負(fù)責(zé)本部門形成的工程類文件的起草、審核和報(bào)送工作，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照規(guī)定的流程和要求，及時(shí)接收、使用和歸還工程文件，妥善保管本部門使用的文件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或丟失。3.配合工程管理部門和檔案管理部門做好工程文件的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（四）各級(jí)人員職責(zé)1.項(xiàng)目經(jīng)理全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目文件的管理工作，確保文件管理工作與工程進(jìn)度同步。組織制定和實(shí)施項(xiàng)目文件管理計(jì)劃，明確各階段文件管理的任務(wù)和要求。審核項(xiàng)目重要文件，對文件的準(zhǔn)確性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目文件管理過程中出現(xiàn)的問題。2.項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)指導(dǎo)和審核項(xiàng)目技術(shù)文件的編制，確保文件符合技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。對項(xiàng)目施工過程中的技術(shù)變更文件進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，及時(shí)處理技術(shù)問題。參與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件的審核，確保工程技術(shù)資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.文件編制人員按照規(guī)定的格式和要求，認(rèn)真起草和編制工程文件，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰。對所編制文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)，及時(shí)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改和完善。配合文件審核人員和檔案管理人員做好文件的審核、歸檔等工作。4.文件審核人員對工程文件進(jìn)行認(rèn)真審核，提出審核意見，確保文件符合相關(guān)規(guī)定和要求。對審核結(jié)果負(fù)責(zé)，對不符合要求的文件及時(shí)返回編制人員進(jìn)行修改。5.文件使用人員嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用工程文件，不得擅自修改、涂抹或損壞文件。在文件使用完畢后，及時(shí)歸還文件管理部門，不得私自留存。對文件的安全保密負(fù)責(zé)，不得泄露文件內(nèi)容。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.工程類文件應(yīng)在工程建設(shè)的各個(gè)階段同步形成，確保文件的真實(shí)性和完整性。2.文件編制人員應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，認(rèn)真起草和編制文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。3.文件編制過程中應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，引用的數(shù)據(jù)應(yīng)注明來源，并進(jìn)行必要的計(jì)算和分析。（二）文件收集1.工程管理部門應(yīng)定期組織對工程項(xiàng)目各階段形成的文件進(jìn)行收集，確保文件無遺漏。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門形成的工程文件及時(shí)報(bào)送工程管理部門。3.對于外來文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，工程管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并進(jìn)行登記和分發(fā)。四、文件的審核與批準(zhǔn)（一）文件審核1.工程文件編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審核。一般文件由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，重要文件由項(xiàng)目經(jīng)理審核，涉及公司重大利益或技術(shù)復(fù)雜的文件還需報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.文件審核人員應(yīng)認(rèn)真審查文件的內(nèi)容，包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、可行性等，提出審核意見。3.文件編制人員應(yīng)根據(jù)審核意見及時(shí)對文件進(jìn)行修改和完善，直至審核通過。（二）文件批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過的文件，由相應(yīng)的批準(zhǔn)人進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)對文件的內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，簽署批準(zhǔn)意見。2.文件批準(zhǔn)后，方可正式生效并進(jìn)行發(fā)放和使用。五、文件的發(fā)放與使用（一）文件發(fā)放1.文件管理部門應(yīng)根據(jù)文件的批準(zhǔn)情況，按照規(guī)定的范圍和份數(shù)進(jìn)行發(fā)放。2.文件發(fā)放時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，記錄文件的名稱、編號(hào)、發(fā)放日期、發(fā)放對象、份數(shù)等信息。3.文件發(fā)放對象應(yīng)在文件發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取文件后妥善保管。（二）文件使用1.文件使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的要求執(zhí)行相關(guān)工作，確保工程質(zhì)量和進(jìn)度。2.文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不適用的情況，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門反饋，以便進(jìn)行修訂或更換。3.文件使用人員不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或傳播工程文件，如需復(fù)制文件，應(yīng)按照規(guī)定的流程辦理審批手續(xù)。六、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.工程管理部門應(yīng)定期對工程項(xiàng)目文件進(jìn)行清理和歸檔，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄，注明文件的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份移交檔案管理部門保管，一份由工程管理部門留存?zhèn)洳?。（二）文件保?.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案管理部門應(yīng)對工程檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，如文件損壞、丟失等。4.對電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子文件的可讀性和可用性。七、文件的借閱與查閱（一）文件借閱1.因工作需要借閱工程文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.文件借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)文件管理部門審批。3.文件管理部門根據(jù)審批意見，辦理文件借閱手續(xù)，將文件借給借閱人，并登記借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.借閱人不得擅自將借閱的文件轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、標(biāo)記或損壞。（二）文件查閱1.因工作需要查閱工程文件的，可到檔案管理部門查閱。查閱人應(yīng)填寫文件查閱登記表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人提供的信息，提供相應(yīng)的文件供查閱，并安排專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。3.查閱人不得擅自將查閱的文件帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的流程辦理審批手續(xù)。八、文件的變更與修訂（一）文件變更1.在工程建設(shè)過程中，如因工程實(shí)際情況發(fā)生變化或其他原因需要對工程文件進(jìn)行變更的，應(yīng)填寫文件變更申請表，說明變更的原因、內(nèi)容和影響范圍。2.文件變更申請表經(jīng)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核、項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后，交文件編制人員進(jìn)行修改。3.文件編制人員修改完成后，應(yīng)按照文件審核與批準(zhǔn)的流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，確保變更后的文件符合要求。4.文件變更后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)對相關(guān)文件進(jìn)行更新，并通知文件使用人員。（二）文件修訂1.工程文件應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司制度等的變化以及工程實(shí)際情況的需要，定期進(jìn)行修訂。2.文件修訂由工程管理部門組織，相關(guān)部門和人員參與，對文件進(jìn)行全面審查和修訂。3.文件修訂完成后，應(yīng)按照文件審核與批準(zhǔn)的流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，確保修訂后的文件有效。4.文件修訂后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)對修訂情況進(jìn)行記錄，并對相關(guān)文件進(jìn)行更新。九、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的工程文件。2.因工程變更、撤銷等原因不再使用且已被新文件替代的文件。3.其他經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的文件。（二）銷毀程序1.文件管理部門應(yīng)定期對工程文件進(jìn)行清理和鑒定，確定需要銷毀的文件清單。2.文件銷毀清單經(jīng)工程管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批