上海靜默期管理制度一、總則（一）目的為積極應對上海地區(qū)可能出現(xiàn)的各類突發(fā)公共事件及特殊時期，確保公司各項工作在靜默期能夠有序開展，保障員工生命安全和身體健康，維護公司正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在上海地區(qū)的所有辦公場所、分支機構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將員工的生命安全和身體健康放在首位，采取有效措施防范各類風險，確保公司運營環(huán)境安全穩(wěn)定。2.合規(guī)有序原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、上海市相關(guān)政策以及行業(yè)規(guī)范，確保公司各項工作在靜默期依法依規(guī)、有序進行。3.靈活應對原則：根據(jù)不同的靜默期情況，靈活調(diào)整工作方式和管理策略，充分利用信息化手段，保障公司業(yè)務(wù)的連續(xù)性。4.溝通協(xié)作原則：加強公司內(nèi)部各部門之間、公司與員工之間以及與外部相關(guān)方的溝通協(xié)作，形成工作合力，共同應對靜默期挑戰(zhàn)。二、靜默期定義與分級（一）靜默期定義靜默期是指因自然災害、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等突發(fā)情況，上海市政府發(fā)布相關(guān)管控措施，導致公司正常辦公秩序受到較大影響，需要采取特殊管理措施的特定時期。（二）分級標準根據(jù)上海市發(fā)布的管控措施以及對公司運營的影響程度，將靜默期分為以下三級：1.一級靜默期：全市實施全面靜態(tài)管理，公司所有辦公場所關(guān)閉，員工全部居家辦公。此期間，公司業(yè)務(wù)主要依靠線上方式開展，部分關(guān)鍵崗位需安排專人值班，確保重要業(yè)務(wù)不受影響。2.二級靜默期：部分區(qū)域?qū)嵤┕芸?，公司部分辦公場所關(guān)閉，相應區(qū)域員工居家辦公，其他區(qū)域正常辦公。公司需加強辦公場所的防疫措施，合理安排人員輪崗，保障業(yè)務(wù)的基本運轉(zhuǎn)。3.三級靜默期：雖無全市性管控措施，但局部地區(qū)出現(xiàn)疫情傳播風險，公司所在區(qū)域防控壓力增大。公司需加強員工健康監(jiān)測，倡導非必要不聚集，鼓勵員工靈活安排工作方式，確保業(yè)務(wù)有序推進。三、組織與職責（一）應急指揮小組成立公司上海靜默期應急指揮小組（以下簡稱“指揮小組”），由公司總經(jīng)理擔任組長，副總經(jīng)理擔任副組長，各部門負責人為成員。指揮小組負責全面領(lǐng)導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司在靜默期的各項工作，制定應對策略，決策重大事項，確保公司運營的安全穩(wěn)定。（二）各部門職責1.行政部門負責制定和完善靜默期各項管理制度和應急預案，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，保障辦公場所的正常運轉(zhuǎn)。組織開展辦公場所的防疫消殺工作，儲備防疫物資，確保員工的工作環(huán)境安全衛(wèi)生。負責與政府相關(guān)部門、社區(qū)等保持溝通協(xié)調(diào)，及時了解最新政策信息，傳達給公司員工。2.人力資源部門制定員工靜默期工作安排和考勤管理辦法，統(tǒng)計員工健康狀況和工作地點信息，確保員工信息準確無誤。負責員工的心理關(guān)懷和溝通疏導工作，及時了解員工在靜默期的困難和需求，協(xié)調(diào)相關(guān)部門給予幫助。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理調(diào)配人力資源，確保關(guān)鍵崗位人員充足，保障公司業(yè)務(wù)的連續(xù)性。3.業(yè)務(wù)部門制定本部門在靜默期的業(yè)務(wù)工作計劃和執(zhí)行方案，明確工作目標和任務(wù)，確保業(yè)務(wù)工作不受影響。加強與客戶、合作伙伴的溝通協(xié)調(diào)，及時告知客戶公司在靜默期的業(yè)務(wù)處理方式和時間安排，爭取客戶的理解和支持。組織員工通過線上方式開展業(yè)務(wù)工作，確保各項業(yè)務(wù)流程順暢，及時處理業(yè)務(wù)問題和客戶反饋。4.財務(wù)部門制定靜默期財務(wù)預算和資金安排計劃，確保公司在特殊時期有足夠的資金保障運營。審核各項費用支出，嚴格控制成本，合理安排資金使用，確保公司財務(wù)狀況穩(wěn)定。協(xié)助其他部門做好財務(wù)相關(guān)工作，提供必要的財務(wù)支持和決策依據(jù)。四、靜默期工作安排（一）辦公模式調(diào)整1.居家辦公在一級靜默期和二級靜默期涉及居家辦公的員工，應按照公司規(guī)定的工作時間和要求，通過線上辦公工具（如視頻會議軟件、即時通訊工具、辦公協(xié)同平臺等）開展工作。員工應保持通訊暢通，及時接收工作任務(wù)和信息，按時完成工作匯報和審批流程。如有特殊情況無法按時完成工作，應提前向直屬上級請假并說明原因。居家辦公期間，員工應合理安排工作空間，確保工作環(huán)境安靜、整潔，避免因環(huán)境因素影響工作效率。同時，要注意保護個人隱私和公司信息安全，不得將公司機密信息泄露給無關(guān)人員。2.現(xiàn)場辦公在二級靜默期和三級靜默期，部分員工需到公司現(xiàn)場辦公。公司將嚴格控制現(xiàn)場辦公人數(shù)，實行錯峰上下班制度，避免人員聚集?，F(xiàn)場辦公人員需嚴格遵守公司辦公場所的防疫規(guī)定，佩戴口罩、測量體溫、出示健康碼和行程碼，配合做好登記和消殺工作。辦公場所應保持通風良好，加強公共區(qū)域的清潔消毒，減少人員接觸和交叉感染風險。各部門應合理安排辦公區(qū)域，保持安全社交距離，避免人員密集辦公。（二）業(yè)務(wù)工作開展1.業(yè)務(wù)流程優(yōu)化各業(yè)務(wù)部門應根據(jù)靜默期的實際情況，對業(yè)務(wù)流程進行梳理和優(yōu)化，盡量減少線下環(huán)節(jié)，增加線上操作流程，提高工作效率和協(xié)同性。對于涉及客戶簽字、蓋章等必須線下辦理的業(yè)務(wù)，應與客戶協(xié)商采用電子簽名、郵寄等替代方式，確保業(yè)務(wù)順利進行。2.客戶溝通與服務(wù)加強與客戶的溝通，及時向客戶通報公司在靜默期的業(yè)務(wù)安排和服務(wù)調(diào)整情況，爭取客戶的理解和支持。建立客戶問題快速響應機制，及時處理客戶咨詢和投訴，確?？蛻魸M意度不受影響。對于緊急客戶需求，應優(yōu)先協(xié)調(diào)資源進行處理，保障客戶利益。3.項目推進與管理各項目團隊應根據(jù)項目進度和目標，制定詳細的靜默期工作計劃，合理安排項目成員的工作任務(wù)，確保項目按計劃推進。加強項目團隊內(nèi)部的溝通協(xié)作，通過線上會議、即時通訊等方式及時解決項目中出現(xiàn)的問題。對于跨部門項目，應建立更加緊密的溝通協(xié)調(diào)機制，確保各方信息暢通，協(xié)同工作高效。（三）會議與溝通管理1.會議形式調(diào)整減少線下集中會議，盡量采用線上視頻會議、電話會議等形式召開會議。會議組織者應提前確定會議時間、參會人員范圍和會議議程，并通過郵件、即時通訊工具等方式通知參會人員。線上會議應提前測試設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，確保會議順利進行。參會人員應提前進入會議系統(tǒng)，調(diào)試好音頻、視頻設(shè)備，保持良好的會議秩序。會議過程中，參會人員應積極發(fā)言，認真討論，做好會議記錄。2.溝通渠道暢通加強公司內(nèi)部溝通渠道建設(shè)，確保員工之間、部門之間能夠及時、有效地進行信息傳遞和溝通。除常用的即時通訊工具外，可根據(jù)實際情況建立專門的靜默期溝通群組，用于發(fā)布重要通知、工作動態(tài)和交流工作經(jīng)驗。鼓勵員工通過郵件、工作匯報平臺等方式定期匯報工作進展和問題，直屬上級應及時給予反饋和指導。對于重要信息和緊急事項，應確保能夠及時傳達給相關(guān)人員，避免信息延誤。五、考勤與休假管理（一）考勤管理1.居家辦公考勤員工居家辦公期間，應按照公司規(guī)定的正常工作時間進行考勤。各部門負責人應通過線上辦公工具對員工的工作狀態(tài)進行監(jiān)督和管理，確保員工按時完成工作任務(wù)。員工需每日在規(guī)定時間內(nèi)通過考勤系統(tǒng)或其他指定方式進行簽到和簽退，如因特殊原因無法按時簽到簽退，應提前向直屬上級請假并說明情況。對于在靜默期內(nèi)表現(xiàn)優(yōu)秀、工作任務(wù)完成出色的員工，公司將在考勤方面給予適當?shù)募詈驼J可。2.現(xiàn)場辦公考勤現(xiàn)場辦公人員應嚴格遵守公司正常的考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退或曠工。公司將安排專人負責現(xiàn)場辦公人員的考勤記錄，考勤結(jié)果將作為員工績效考核和薪酬發(fā)放的重要依據(jù)。（二）休假管理1.年假與調(diào)休員工在靜默期內(nèi)如有年假需求，可按照公司年假管理規(guī)定提前申請。公司將根據(jù)工作實際情況，合理安排員工的年假申請，確保業(yè)務(wù)不受影響。對于因靜默期導致工作任務(wù)較重，無法正常安排休假的員工，公司將根據(jù)員工意愿和工作需要，安排調(diào)休或給予相應的經(jīng)濟補償。2.病假與事假員工因患病或其他特殊原因需要請假的，應按照公司病假和事假管理規(guī)定提交相關(guān)證明材料，并提前向直屬上級請假。病假期間，公司將按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定支付病假工資。事假申請應根據(jù)工作實際情況進行審批，公司將綜合考慮員工的工作任務(wù)和團隊需求，合理安排事假時間。六、員工關(guān)懷與支持（一）健康關(guān)懷1.健康監(jiān)測人力資源部門負責統(tǒng)計員工每日健康狀況，包括體溫、是否有發(fā)熱、咳嗽等癥狀以及核酸檢測結(jié)果等信息。員工應每日按時通過指定方式向公司報告?zhèn)€人健康情況。對于出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等癥狀的員工，公司將及時關(guān)心詢問病情，并建議員工按照國家防疫要求進行就醫(yī)檢查，同時做好相關(guān)信息登記和跟蹤。2.防疫培訓與指導行政部門應定期組織開展防疫知識培訓和宣傳工作，通過線上課程、宣傳資料等方式向員工普及防疫知識和技能，提高員工的自我防護意識和能力。指導員工正確佩戴口罩、勤洗手、保持社交距離等防疫措施，確保員工在工作和生活中能夠有效防范疫情風險。（二）生活關(guān)懷1.物資保障公司將根據(jù)實際情況，為員工提供必要的防疫物資和生活物資支持。如口罩、消毒液、洗手液等防疫用品，以及在條件允許的情況下，為員工配送一些基本的生活物資，幫助員工解決生活困難。加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，確保物資供應渠道暢通，及時滿足員工的需求。2.心理支持人力資源部門應關(guān)注員工在靜默期的心理狀態(tài)，通過線上心理咨詢服務(wù)、組織心理健康講座等方式，為員工提供心理支持和疏導。鼓勵員工之間相互交流和支持，分享在靜默期的生活經(jīng)驗和應對方法，營造積極向上的工作氛圍。對于出現(xiàn)心理問題較為嚴重的員工，公司將及時提供專業(yè)的心理干預和幫助。七、信息安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)安全1.網(wǎng)絡(luò)安全防護加強公司網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，確保辦公網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運行。定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器等進行安全檢查和維護，及時更新防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風險。提醒員工注意網(wǎng)絡(luò)安全，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理公司敏感信息。禁止員工私自連接不安全的無線網(wǎng)絡(luò)，防止公司信息通過無線網(wǎng)絡(luò)被竊取。2.數(shù)據(jù)備份與恢復定期對公司重要數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的位置，并定期進行檢查和測試，確保在需要時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。制定數(shù)據(jù)恢復應急預案，明確數(shù)據(jù)恢復的流程和責任人員，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下，能夠迅速采取措施進行恢復，減少對公司業(yè)務(wù)的影響。（二）信息保密管理1.保密意識教育加強員工信息保密意識教育，通過培訓、宣傳等方式，讓員工了解信息保密的重要性和相關(guān)法律法規(guī)要求。提醒員工在靜默期內(nèi)，無論是居家辦公還是現(xiàn)場辦公，都要嚴格遵守公司信息保密制度，不得將公司機密信息泄露給無關(guān)人員。2.信息訪問控制嚴格控制公司信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，合理分配信息訪問權(quán)限。定期對員工的信息訪問權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限與工作實際相符。加強對公司機密信息的管理，對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等重要信息，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督公司成立靜默期工作監(jiān)督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括人力資源部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負責對公司各部門在靜默期的工作執(zhí)行情況進行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括員工考勤、工作任務(wù)完成情況、防疫措施落實情況、信息安全管理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.員工監(jiān)督鼓勵員工對公司在靜默期的工作安排和管理情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)存在不合理或違規(guī)行為，可通過公司內(nèi)部反饋渠道向相關(guān)部門反映。對于員工的監(jiān)督反饋，公司將認真對待，及時進行調(diào)查核實，并給予相應的回復和處理。（二）考核機制1.工作業(yè)績考核在靜默期結(jié)束后，公司將對員工的工作業(yè)績進行考核?？己藘?nèi)容主要包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、團隊協(xié)作等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，對未能完成工作任務(wù)或工作表現(xiàn)不佳的員工進行相應的批評教育和績效扣分。2.防疫工作考核將員工在靜默期的防疫措施落實情況納入績效考核體系。對于嚴格遵守