上海靜默期管理制度一、總則（一）目的為積極應(yīng)對(duì)上海地區(qū)可能出現(xiàn)的各類突發(fā)公共事件及特殊時(shí)期，確保公司各項(xiàng)工作在靜默期能夠有序開(kāi)展，保障員工生命安全和身體健康，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在上海地區(qū)的所有辦公場(chǎng)所、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將員工的生命安全和身體健康放在首位，采取有效措施防范各類風(fēng)險(xiǎn)，確保公司運(yùn)營(yíng)環(huán)境安全穩(wěn)定。2.合規(guī)有序原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、上海市相關(guān)政策以及行業(yè)規(guī)范，確保公司各項(xiàng)工作在靜默期依法依規(guī)、有序進(jìn)行。3.靈活應(yīng)對(duì)原則：根據(jù)不同的靜默期情況，靈活調(diào)整工作方式和管理策略，充分利用信息化手段，保障公司業(yè)務(wù)的連續(xù)性。4.溝通協(xié)作原則：加強(qiáng)公司內(nèi)部各部門(mén)之間、公司與員工之間以及與外部相關(guān)方的溝通協(xié)作，形成工作合力，共同應(yīng)對(duì)靜默期挑戰(zhàn)。二、靜默期定義與分級(jí)（一）靜默期定義靜默期是指因自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等突發(fā)情況，上海市政府發(fā)布相關(guān)管控措施，導(dǎo)致公司正常辦公秩序受到較大影響，需要采取特殊管理措施的特定時(shí)期。（二）分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)上海市發(fā)布的管控措施以及對(duì)公司運(yùn)營(yíng)的影響程度，將靜默期分為以下三級(jí)：1.一級(jí)靜默期：全市實(shí)施全面靜態(tài)管理，公司所有辦公場(chǎng)所關(guān)閉，員工全部居家辦公。此期間，公司業(yè)務(wù)主要依靠線上方式開(kāi)展，部分關(guān)鍵崗位需安排專人值班，確保重要業(yè)務(wù)不受影響。2.二級(jí)靜默期：部分區(qū)域?qū)嵤┕芸兀静糠洲k公場(chǎng)所關(guān)閉，相應(yīng)區(qū)域員工居家辦公，其他區(qū)域正常辦公。公司需加強(qiáng)辦公場(chǎng)所的防疫措施，合理安排人員輪崗，保障業(yè)務(wù)的基本運(yùn)轉(zhuǎn)。3.三級(jí)靜默期：雖無(wú)全市性管控措施，但局部地區(qū)出現(xiàn)疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)，公司所在區(qū)域防控壓力增大。公司需加強(qiáng)員工健康監(jiān)測(cè)，倡導(dǎo)非必要不聚集，鼓勵(lì)員工靈活安排工作方式，確保業(yè)務(wù)有序推進(jìn)。三、組織與職責(zé)（一）應(yīng)急指揮小組成立公司上海靜默期應(yīng)急指揮小組（以下簡(jiǎn)稱“指揮小組”），由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。指揮小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司在靜默期的各項(xiàng)工作，制定應(yīng)對(duì)策略，決策重大事項(xiàng)，確保公司運(yùn)營(yíng)的安全穩(wěn)定。（二）各部門(mén)職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善靜默期各項(xiàng)管理制度和應(yīng)急預(yù)案，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，保障辦公場(chǎng)所的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。組織開(kāi)展辦公場(chǎng)所的防疫消殺工作，儲(chǔ)備防疫物資，確保員工的工作環(huán)境安全衛(wèi)生。負(fù)責(zé)與政府相關(guān)部門(mén)、社區(qū)等保持溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解最新政策信息，傳達(dá)給公司員工。2.人力資源部門(mén)制定員工靜默期工作安排和考勤管理辦法，統(tǒng)計(jì)員工健康狀況和工作地點(diǎn)信息，確保員工信息準(zhǔn)確無(wú)誤。負(fù)責(zé)員工的心理關(guān)懷和溝通疏導(dǎo)工作，及時(shí)了解員工在靜默期的困難和需求，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)給予幫助。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理調(diào)配人力資源，確保關(guān)鍵崗位人員充足，保障公司業(yè)務(wù)的連續(xù)性。3.業(yè)務(wù)部門(mén)制定本部門(mén)在靜默期的業(yè)務(wù)工作計(jì)劃和執(zhí)行方案，明確工作目標(biāo)和任務(wù)，確保業(yè)務(wù)工作不受影響。加強(qiáng)與客戶、合作伙伴的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)告知客戶公司在靜默期的業(yè)務(wù)處理方式和時(shí)間安排，爭(zhēng)取客戶的理解和支持。組織員工通過(guò)線上方式開(kāi)展業(yè)務(wù)工作，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程順暢，及時(shí)處理業(yè)務(wù)問(wèn)題和客戶反饋。4.財(cái)務(wù)部門(mén)制定靜默期財(cái)務(wù)預(yù)算和資金安排計(jì)劃，確保公司在特殊時(shí)期有足夠的資金保障運(yùn)營(yíng)。審核各項(xiàng)費(fèi)用支出，嚴(yán)格控制成本，合理安排資金使用，確保公司財(cái)務(wù)狀況穩(wěn)定。協(xié)助其他部門(mén)做好財(cái)務(wù)相關(guān)工作，提供必要的財(cái)務(wù)支持和決策依據(jù)。四、靜默期工作安排（一）辦公模式調(diào)整1.居家辦公在一級(jí)靜默期和二級(jí)靜默期涉及居家辦公的員工，應(yīng)按照公司規(guī)定的工作時(shí)間和要求，通過(guò)線上辦公工具（如視頻會(huì)議軟件、即時(shí)通訊工具、辦公協(xié)同平臺(tái)等）開(kāi)展工作。員工應(yīng)保持通訊暢通，及時(shí)接收工作任務(wù)和信息，按時(shí)完成工作匯報(bào)和審批流程。如有特殊情況無(wú)法按時(shí)完成工作，應(yīng)提前向直屬上級(jí)請(qǐng)假并說(shuō)明原因。居家辦公期間，員工應(yīng)合理安排工作空間，確保工作環(huán)境安靜、整潔，避免因環(huán)境因素影響工作效率。同時(shí)，要注意保護(hù)個(gè)人隱私和公司信息安全，不得將公司機(jī)密信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.現(xiàn)場(chǎng)辦公在二級(jí)靜默期和三級(jí)靜默期，部分員工需到公司現(xiàn)場(chǎng)辦公。公司將嚴(yán)格控制現(xiàn)場(chǎng)辦公人數(shù)，實(shí)行錯(cuò)峰上下班制度，避免人員聚集。現(xiàn)場(chǎng)辦公人員需嚴(yán)格遵守公司辦公場(chǎng)所的防疫規(guī)定，佩戴口罩、測(cè)量體溫、出示健康碼和行程碼，配合做好登記和消殺工作。辦公場(chǎng)所應(yīng)保持通風(fēng)良好，加強(qiáng)公共區(qū)域的清潔消毒，減少人員接觸和交叉感染風(fēng)險(xiǎn)。各部門(mén)應(yīng)合理安排辦公區(qū)域，保持安全社交距離，避免人員密集辦公。（二）業(yè)務(wù)工作開(kāi)展1.業(yè)務(wù)流程優(yōu)化各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)靜默期的實(shí)際情況，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，盡量減少線下環(huán)節(jié)，增加線上操作流程，提高工作效率和協(xié)同性。對(duì)于涉及客戶簽字、蓋章等必須線下辦理的業(yè)務(wù)，應(yīng)與客戶協(xié)商采用電子簽名、郵寄等替代方式，確保業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。2.客戶溝通與服務(wù)加強(qiáng)與客戶的溝通，及時(shí)向客戶通報(bào)公司在靜默期的業(yè)務(wù)安排和服務(wù)調(diào)整情況，爭(zhēng)取客戶的理解和支持。建立客戶問(wèn)題快速響應(yīng)機(jī)制，及時(shí)處理客戶咨詢和投訴，確保客戶滿意度不受影響。對(duì)于緊急客戶需求，應(yīng)優(yōu)先協(xié)調(diào)資源進(jìn)行處理，保障客戶利益。3.項(xiàng)目推進(jìn)與管理各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和目標(biāo)，制定詳細(xì)的靜默期工作計(jì)劃，合理安排項(xiàng)目成員的工作任務(wù)，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通協(xié)作，通過(guò)線上會(huì)議、即時(shí)通訊等方式及時(shí)解決項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于跨部門(mén)項(xiàng)目，應(yīng)建立更加緊密的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，確保各方信息暢通，協(xié)同工作高效。（三）會(huì)議與溝通管理1.會(huì)議形式調(diào)整減少線下集中會(huì)議，盡量采用線上視頻會(huì)議、電話會(huì)議等形式召開(kāi)會(huì)議。會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人員范圍和會(huì)議議程，并通過(guò)郵件、即時(shí)通訊工具等方式通知參會(huì)人員。線上會(huì)議應(yīng)提前測(cè)試設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。參會(huì)人員應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)議系統(tǒng)，調(diào)試好音頻、視頻設(shè)備，保持良好的會(huì)議秩序。會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)積極發(fā)言，認(rèn)真討論，做好會(huì)議記錄。2.溝通渠道暢通加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通渠道建設(shè)，確保員工之間、部門(mén)之間能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行信息傳遞和溝通。除常用的即時(shí)通訊工具外，可根據(jù)實(shí)際情況建立專門(mén)的靜默期溝通群組，用于發(fā)布重要通知、工作動(dòng)態(tài)和交流工作經(jīng)驗(yàn)。鼓勵(lì)員工通過(guò)郵件、工作匯報(bào)平臺(tái)等方式定期匯報(bào)工作進(jìn)展和問(wèn)題，直屬上級(jí)應(yīng)及時(shí)給予反饋和指導(dǎo)。對(duì)于重要信息和緊急事項(xiàng)，應(yīng)確保能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員，避免信息延誤。五、考勤與休假管理（一）考勤管理1.居家辦公考勤員工居家辦公期間，應(yīng)按照公司規(guī)定的正常工作時(shí)間進(jìn)行考勤。各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)通過(guò)線上辦公工具對(duì)員工的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保員工按時(shí)完成工作任務(wù)。員工需每日在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過(guò)考勤系統(tǒng)或其他指定方式進(jìn)行簽到和簽退，如因特殊原因無(wú)法按時(shí)簽到簽退，應(yīng)提前向直屬上級(jí)請(qǐng)假并說(shuō)明情況。對(duì)于在靜默期內(nèi)表現(xiàn)優(yōu)秀、工作任務(wù)完成出色的員工，公司將在考勤方面給予適當(dāng)?shù)募?lì)和認(rèn)可。2.現(xiàn)場(chǎng)辦公考勤現(xiàn)場(chǎng)辦公人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司正常的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退或曠工。公司將安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)辦公人員的考勤記錄，考勤結(jié)果將作為員工績(jī)效考核和薪酬發(fā)放的重要依據(jù)。（二）休假管理1.年假與調(diào)休員工在靜默期內(nèi)如有年假需求，可按照公司年假管理規(guī)定提前申請(qǐng)。公司將根據(jù)工作實(shí)際情況，合理安排員工的年假申請(qǐng)，確保業(yè)務(wù)不受影響。對(duì)于因靜默期導(dǎo)致工作任務(wù)較重，無(wú)法正常安排休假的員工，公司將根據(jù)員工意愿和工作需要，安排調(diào)休或給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。2.病假與事假員工因患病或其他特殊原因需要請(qǐng)假的，應(yīng)按照公司病假和事假管理規(guī)定提交相關(guān)證明材料，并提前向直屬上級(jí)請(qǐng)假。病假期間，公司將按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定支付病假工資。事假申請(qǐng)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，公司將綜合考慮員工的工作任務(wù)和團(tuán)隊(duì)需求，合理安排事假時(shí)間。六、員工關(guān)懷與支持（一）健康關(guān)懷1.健康監(jiān)測(cè)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)員工每日健康狀況，包括體溫、是否有發(fā)熱、咳嗽等癥狀以及核酸檢測(cè)結(jié)果等信息。員工應(yīng)每日按時(shí)通過(guò)指定方式向公司報(bào)告?zhèn)€人健康情況。對(duì)于出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等癥狀的員工，公司將及時(shí)關(guān)心詢問(wèn)病情，并建議員工按照國(guó)家防疫要求進(jìn)行就醫(yī)檢查，同時(shí)做好相關(guān)信息登記和跟蹤。2.防疫培訓(xùn)與指導(dǎo)行政部門(mén)應(yīng)定期組織開(kāi)展防疫知識(shí)培訓(xùn)和宣傳工作，通過(guò)線上課程、宣傳資料等方式向員工普及防疫知識(shí)和技能，提高員工的自我防護(hù)意識(shí)和能力。指導(dǎo)員工正確佩戴口罩、勤洗手、保持社交距離等防疫措施，確保員工在工作和生活中能夠有效防范疫情風(fēng)險(xiǎn)。（二）生活關(guān)懷1.物資保障公司將根據(jù)實(shí)際情況，為員工提供必要的防疫物資和生活物資支持。如口罩、消毒液、洗手液等防疫用品，以及在條件允許的情況下，為員工配送一些基本的生活物資，幫助員工解決生活困難。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，確保物資供應(yīng)渠道暢通，及時(shí)滿足員工的需求。2.心理支持人力資源部門(mén)應(yīng)關(guān)注員工在靜默期的心理狀態(tài)，通過(guò)線上心理咨詢服務(wù)、組織心理健康講座等方式，為員工提供心理支持和疏導(dǎo)。鼓勵(lì)員工之間相互交流和支持，分享在靜默期的生活經(jīng)驗(yàn)和應(yīng)對(duì)方法，營(yíng)造積極向上的工作氛圍。對(duì)于出現(xiàn)心理問(wèn)題較為嚴(yán)重的員工，公司將及時(shí)提供專業(yè)的心理干預(yù)和幫助。七、信息安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)安全1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，確保辦公網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行。定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器等進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。提醒員工注意網(wǎng)絡(luò)安全，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理公司敏感信息。禁止員工私自連接不安全的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，防止公司信息通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)被竊取。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)公司重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和測(cè)試，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，明確數(shù)據(jù)恢復(fù)的流程和責(zé)任人員，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下，能夠迅速采取措施進(jìn)行恢復(fù)，減少對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。（二）信息保密管理1.保密意識(shí)教育加強(qiáng)員工信息保密意識(shí)教育，通過(guò)培訓(xùn)、宣傳等方式，讓員工了解信息保密的重要性和相關(guān)法律法規(guī)要求。提醒員工在靜默期內(nèi)，無(wú)論是居家辦公還是現(xiàn)場(chǎng)辦公，都要嚴(yán)格遵守公司信息保密制度，不得將公司機(jī)密信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.信息訪問(wèn)控制嚴(yán)格控制公司信息系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，合理分配信息訪問(wèn)權(quán)限。定期對(duì)員工的信息訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限與工作實(shí)際相符。加強(qiáng)對(duì)公司機(jī)密信息的管理，對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等重要信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司成立靜默期工作監(jiān)督小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括人力資源部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)在靜默期的工作執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括員工考勤、工作任務(wù)完成情況、防疫措施落實(shí)情況、信息安全管理等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。2.員工監(jiān)督鼓勵(lì)員工對(duì)公司在靜默期的工作安排和管理情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)存在不合理或違規(guī)行為，可通過(guò)公司內(nèi)部反饋渠道向相關(guān)部門(mén)反映。對(duì)于員工的監(jiān)督反饋，公司將認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并給予相應(yīng)的回復(fù)和處理。（二）考核機(jī)制1.工作業(yè)績(jī)考核在靜默期結(jié)束后，公司將對(duì)員工的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核。考核內(nèi)容主要包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未能完成工作任務(wù)或工作表現(xiàn)不佳的員工進(jìn)行相應(yīng)的批評(píng)教育和績(jī)效扣分。2.防疫工作考核將員工在靜默期的防疫措施落實(shí)情況納入績(jī)效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守