財(cái)務(wù)物資采購合同制度?

財(cái)務(wù)物資采購合同制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本高端幼兒園財(cái)務(wù)物資采購合同的管理，規(guī)范采購合同的簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督與結(jié)算等行為，保障幼兒園物資供應(yīng)的質(zhì)量與及時(shí)性，維護(hù)幼兒園的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于幼兒園因教學(xué)、辦公、生活等各項(xiàng)活動所需物資采購所簽訂的各類合同。包括但不限于教學(xué)設(shè)備采購合同、辦公用品采購合同、食品及生活用品采購合同等。3.職責(zé)分工-采購部門：負(fù)責(zé)物資采購的需求調(diào)研、供應(yīng)商尋找與篩選、采購合同的起草與談判、合同的執(zhí)行與跟進(jìn)等工作。-財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對采購合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括預(yù)算匹配、付款方式、價(jià)格合理性等；監(jiān)督合同執(zhí)行過程中的資金流動情況；參與采購合同的結(jié)算工作。-使用部門：負(fù)責(zé)提出物資采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求；參與采購合同技術(shù)條款的審核；負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。-法務(wù)部門（如有）：負(fù)責(zé)對采購合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，并提供法律意見；處理采購合同糾紛等法律事務(wù)。-園領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)對重大采購合同進(jìn)行審批，確保采購活動符合幼兒園整體發(fā)展戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)預(yù)算安排。二、采購合同簽訂前的管理1.采購需求申報(bào)-使用部門根據(jù)教學(xué)、辦公等實(shí)際需求，填寫《物資采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。-將《物資采購需求申請表》提交給采購部門，采購部門對需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性與必要性，并與使用部門溝通確認(rèn)。2.供應(yīng)商選擇與評估-采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。-對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面?？梢砸蠊?yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件等相關(guān)資料。-對于重要物資的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等實(shí)際情況?？疾烊藛T應(yīng)撰寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評價(jià)。-建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估打分，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀、合格、不合格等類別，對于不合格供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)淘汰。3.采購合同談判-采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商篩選情況，選定意向供應(yīng)商后，組織與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判。談判人員應(yīng)包括采購人員、財(cái)務(wù)人員、使用部門代表等，必要時(shí)邀請法務(wù)人員參加。-談判內(nèi)容應(yīng)涵蓋物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任等合同條款。談判過程中，應(yīng)充分維護(hù)幼兒園的利益，爭取最有利的合同條件。-談判過程應(yīng)做好記錄，形成《采購合同談判記錄》，記錄談判雙方的觀點(diǎn)、達(dá)成的共識以及分歧點(diǎn)等信息。4.采購合同起草與審核-采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同文本。合同應(yīng)采用規(guī)范的格式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。-合同起草完成后，采購部門將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門、使用部門、法務(wù)部門（如有）進(jìn)行審核。-財(cái)務(wù)部門審核：重點(diǎn)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括采購價(jià)格是否符合預(yù)算安排，付款方式是否合理，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。審核后填寫《采購合同財(cái)務(wù)審核意見表》。-使用部門審核：審核合同中的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期等條款是否符合實(shí)際需求，確保采購物資能夠滿足教學(xué)、辦公等工作的正常開展。審核后填寫《采購合同使用部門審核意見表》。-法務(wù)部門（如有）審核：對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，檢查合同條款是否符合法律法規(guī)的要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)和漏洞。審核后填寫《采購合同法務(wù)審核意見表》。-各部門審核完成后，將審核意見反饋給采購部門。采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善，如存在重大分歧，應(yīng)組織相關(guān)部門再次進(jìn)行溝通協(xié)商。5.采購合同審批與簽訂-經(jīng)過各部門審核修改后的采購合同，由采購部門提交給園領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。園領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)幼兒園的整體發(fā)展戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)預(yù)算等情況，對合同進(jìn)行最終審批。-對于重大采購合同（如采購金額較大、對幼兒園發(fā)展具有重要影響的合同），應(yīng)經(jīng)過園務(wù)委員會討論通過后，再由園領(lǐng)導(dǎo)審批。-經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)審批通過的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同的代表應(yīng)具有相應(yīng)的授權(quán)，合同簽訂應(yīng)加蓋雙方單位的公章或合同專用章。-采購部門應(yīng)將簽訂后的采購合同副本分別送財(cái)務(wù)部門、使用部門、法務(wù)部門（如有）等相關(guān)部門存檔備案。三、采購合同執(zhí)行過程中的管理1.合同執(zhí)行跟蹤-采購部門負(fù)責(zé)對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。-如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按照合同約定的時(shí)間、進(jìn)度執(zhí)行合同，采購部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出書面通知，要求其說明原因并采取措施加快執(zhí)行進(jìn)度。-對于因不可抗力等特殊原因?qū)е潞贤瑘?zhí)行延誤的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如變更交貨期、調(diào)整合同條款等，并及時(shí)將協(xié)商結(jié)果通知相關(guān)部門。2.物資驗(yàn)收管理-物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)根據(jù)合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案。-物資到貨時(shí)，采購部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門（必要時(shí)邀請法務(wù)人員參加）共同對物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。-驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換、補(bǔ)足或采取其他補(bǔ)救措施。-驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收報(bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，并由參與驗(yàn)收的人員簽字確認(rèn)?！段镔Y驗(yàn)收報(bào)告》應(yīng)作為財(cái)務(wù)部門付款的重要依據(jù)之一。3.合同變更管理-在采購合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要對合同進(jìn)行變更，如物資規(guī)格、數(shù)量、交貨期等方面的變更，由提出變更的部門填寫《采購合同變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同執(zhí)行的影響。-《采購合同變更申請表》經(jīng)采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門、法務(wù)部門（如有）審核后，報(bào)園領(lǐng)導(dǎo)審批。-經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)審批同意的合同變更申請，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。4.合同糾紛處理-在采購合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生合同糾紛，采購部門應(yīng)及時(shí)向園領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并組織相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，制定應(yīng)對措施。-首先嘗試與供應(yīng)商進(jìn)行友好協(xié)商解決糾紛，爭取達(dá)成雙方都能接受的解決方案。協(xié)商過程應(yīng)做好記錄，形成《合同糾紛協(xié)商記錄》。-如協(xié)商無法解決糾紛，根據(jù)合同約定的爭議解決方式，可選擇申請仲裁或提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，法務(wù)部門（如有）應(yīng)負(fù)責(zé)提供法律支持，收集整理相關(guān)證據(jù)，代表幼兒園參與仲裁或訴訟活動。四、采購合同的結(jié)算管理1.付款申請-物資驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)合同約定和《物資驗(yàn)收報(bào)告》，填寫《采購合同付款申請表》，詳細(xì)說明付款金額、付款方式、收款單位等信息。-《采購合同付款申請表》應(yīng)附上合同副本、發(fā)票、《物資驗(yàn)收報(bào)告》等相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)審核與付款-財(cái)務(wù)部門收到《采購合同付款申請表》及相關(guān)資料后，對付款申請進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性與合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等。-審核無誤后，財(cái)務(wù)部門按照幼兒園的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行付款審批。經(jīng)審批通過后，辦理付款手續(xù)，并做好財(cái)務(wù)記錄。3.結(jié)算檔案管理-財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立采購合同結(jié)算檔案，將采購合同副本、付款申請、發(fā)票、《物資驗(yàn)收報(bào)告》、付款憑證等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。-結(jié)算檔案應(yīng)按照合同編號或時(shí)間順序進(jìn)行分類管理，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。保存期限應(yīng)按照國家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-建立采購合同監(jiān)督機(jī)制，由幼兒園內(nèi)部審計(jì)部門（如有）或指定的監(jiān)督小組對采購合同的簽訂、執(zhí)行、結(jié)算等全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。-監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括采購程序的合規(guī)性、合同條款的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的履約情況、各部門的職責(zé)履行情況等。-監(jiān)督小組應(yīng)定期或不定期開展監(jiān)督檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核與獎懲-建立采購合同管理考核制度，對采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門及其工作人員在采購合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)。-考核指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性與準(zhǔn)確性、合同執(zhí)行的效率與質(zhì)量、物資驗(yàn)收的合格率、付款的及時(shí)性與準(zhǔn)確性、合同糾紛的處理情況等。-根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎勵(lì)，對存在問題或違規(guī)行為的部門和個(gè)人進(jìn)行批評教育，并按照幼兒園的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。處罰措施包括警告、罰款、辭退等，情