卷號

卷內(nèi)編號

密級

項目編號：IT-

協(xié)議管理系統(tǒng)

項目規(guī)劃書

Version:1.0

項目承擔部門：IT部

完成日期：2023-01-20

本文檔使用部門：■主管領導■顧客

撰寫人:

審核人:

審批人:

目錄

1引言錯誤!未定義書簽。

編寫目的錯誤!未定義書簽。

1.2項目名稱錯誤!未定義書簽。

1.3項目背景錯誤!未定義書簽。

1.4參照資料錯誤!未定義書簽。

2項目組織和資源錯誤!未定義書簽。

2.1人力資源錯誤!未定義書簽。

2.2已經(jīng)有開發(fā)設施錯誤!未定義書簽。

2.2須獲取的資源錯誤!未定義書簽。

3協(xié)議管理系統(tǒng)錯誤!未定義書簽。

3.1客戶模塊錯誤!未定義書簽。

3.2協(xié)議模塊錯誤!未定義書簽。

3.2.1新增協(xié)議.錯誤!未定義書簽。

3.2.2協(xié)議變更（解除）錯誤!未定義書簽。

3.3付款模塊錯誤!未定義書簽。

4檔案管理系統(tǒng)錯誤!未定義書簽。

4.1案庫管理模塊錯誤!未定義書簽。

4.2案卷管理模塊錯誤!未定義書簽。

4.3文獻管理模塊錯誤!未定義書簽。

4.3.1增長文獻.錯誤!未定義書簽。

檔案俄毀.錯誤!未定義書簽。

4.4案卷借閱模塊錯誤!未定義書簽。

4.4.1申請借閱.錯誤!未定義書簽。

4.4.2借閱審批.錯誤!未定義書簽。

4.5檔案記錄模塊.錯誤!未定義書簽。

4.6檔案銷毀模塊.錯誤!未定義書簽。

5附件......................................................錯誤!未定義書簽。

1引言

1.1編寫目的

為了保證項目團體準時保質(zhì)地完畢項目，便于項目團體組員更好地理解項目狀況，使工作開展的各

個過程合理有序，因此以書面形式，將項目生命周期內(nèi)U勺工作任務范圍、各項工作的任務分解、項目團

體組織構(gòu)造、各團體組員日勺工作責任、開發(fā)進度做出安排，作為項目團體組員的共識與約定，項目生命

周期內(nèi)的所有項目活動的行動基礎，項目團體開展和檢查項目工作的根據(jù)。

1.2項目名稱

項目編號：IT-、《協(xié)議管理系統(tǒng)開發(fā)及推廣項目》

1.3項目背景

目前企業(yè)重要采用老式手工管理協(xié)議H勺方式，而這種方式存在諸多弊端，包括文檔管理混亂、進度

控制困難、信息匯總困難、缺乏預警機制等。伴隨協(xié)議數(shù)量口勺不停增K,這種工作模式已經(jīng)無法適應企

業(yè)的發(fā)展需求，為此必須規(guī)范協(xié)議管理的業(yè)務流程，增強協(xié)議業(yè)務處理過程日勺透明度，對協(xié)議日勺執(zhí)行狀

況做到動態(tài)控制，縮短信息流，提高工作效率，減低管理成本。

江門市中港寶田摩托車實業(yè)有限企業(yè)IT部將開發(fā)協(xié)議管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)提供全方

位、系統(tǒng)化H勺協(xié)議管理平臺。

1.4參照資料

?經(jīng)審批的《協(xié)議管理系統(tǒng)開發(fā)及推廣年度立項書》（項目編碼：BT-LX-01001-）

?《恒潤基協(xié)議管理系統(tǒng)使用手冊》（來自互聯(lián)網(wǎng)）

2項目組織和資源

2.1人力資源

參與項FI開發(fā)的總?cè)藬?shù)和人員構(gòu)造如下表:

姓名性別部門在本項目中承擔的工作

男IT部項目負責人

男IT部系統(tǒng)詳細設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試

女IT部源代碼編寫、系統(tǒng)測試

女IT部顧客使用手冊編寫、組織培訓

男IT部軟件實行

2.2己經(jīng)有開發(fā)設施

項目研發(fā)地點：；

所用設施：：

開發(fā)工具：MicrosoftSQLScrver2023^MicrosoftVisualStudio2023

2.2須獲取的資源

?需要人力資源部制作協(xié)議編碼規(guī)則

?需要行政部搜集協(xié)議模板

3協(xié)議管理系統(tǒng)

協(xié)議管理系統(tǒng)分為三大模塊，包括客戶模塊、協(xié)議模塊、付款模塊。系統(tǒng)開發(fā)階段將按模塊分階段

進行開發(fā)。

協(xié)議管理系統(tǒng)項Fl實行計劃分為四個階段，包括系統(tǒng)開發(fā)階段、系統(tǒng)測試階段、協(xié)議模板導入階

段、組織培訓階段，詳細階段名稱、完畢期限、工作內(nèi)容、階段產(chǎn)品如下表:

階段名稱完畢期限工作內(nèi)容負責部門階段產(chǎn)品

系

客戶模塊2023-12-25系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼

統(tǒng)

協(xié)議模塊2023-1-10系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼

開

發(fā)付款模塊2023-1-29系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試IT部源代碼

系統(tǒng)測試2023-2-30模擬測試IT部測試匯報

協(xié)議模板導入2023-4-25搜集協(xié)議模板、導入?yún)f(xié)議模板行政部協(xié)議模板

組織培訓2023-4-28組織關鍵顧客培訓IT部培訓記錄

3.1客戶模塊

客戶信息是每個企、也的寶貴財富。在客戶信息管理模塊中，顧客能自由增長、編輯或刪除客戶單位

日勺基本信息。點擊協(xié)議管理系統(tǒng)中的客戶模塊，進入客戶列表，如下圖：

咽陋編輯1￡

序號客戶編號客戶名稱客戶類別客戶網(wǎng)址聯(lián)絡人聯(lián)絡人辦公建立人建立時間

詳細設計闡明:

1、顧客可以查看客戶編碼、客戶名稱、客戶類別、客戶網(wǎng)址、聯(lián)絡人、聯(lián)絡人辦公、建立人、建立

時間、客戶狀態(tài)等客戶信息；

2、雙擊任意客戶，即可查看對應客戶U勺詳細信息；

3、點擊【新增】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格規(guī)定顧客填寫客戶信息；

4、點擊【查找】按鈕，輸入客戶編碼、客戶名稱、客戶類別、聯(lián)絡人、建立時間等條件來查詢客戶資

料，同樣也可以通過輸入關鍵字來查找客戶資料。

5、選中任意客戶，點擊【編輯】按鈕，即可對客戶信息進行修改；

6、選中任意客戶，點擊【刪除】按鈕，即可刪除客戶信息。

單擊客戶列表界面的【增長】按鈕，進入新建客戶編輯頁面:

隨典

客戶基本信息

客戶名稱*客戶編號*

客戶類型地址

國家

地區(qū)網(wǎng)址

法定代表人*注冊資金

開戶銀行賬號

重要聯(lián)絡人*移動

辦公*

客戶闡明

詳細設計闡明:

1、客戶信息為協(xié)議管理系統(tǒng)的基本信息，新建協(xié)議中H勺協(xié)議相對方必須在客戶信息里，否則必須增長該

客戶信息方可在新建協(xié)議中選中所需的客戶信息:

2、輸入客戶名稱、客戶編號、法定代表人、重要聯(lián)絡人、辦公等必要信息后單擊【保留】即可完畢

客戶建立工作。

3.2協(xié)議模塊

協(xié)議是系統(tǒng)的關鍵，建立于客戶歐I基礎之上。此模塊把協(xié)議的新增、查找、刪除、排列等有序H勺組

合在一起。點擊協(xié)議管理系統(tǒng)中n勺協(xié)議模塊，進入?yún)f(xié)議列表，如下圖:

麗麗麗麗麗

序號協(xié)議編號協(xié)議名稱協(xié)議金額客戶名稱協(xié)議類別建立時間協(xié)議狀態(tài)

詳細設計闡明：

1、顧客可以查看協(xié)議編號、協(xié)議名稱、協(xié)議金額、客戶名稱、協(xié)議類別、建立時間、協(xié)議狀態(tài)等信息：

2、協(xié)議狀態(tài)包括執(zhí)行中、未執(zhí)行、已結(jié)束三種；

3、雙擊任意協(xié)議，即可查看對應協(xié)議FI勺詳細信息；

4、點擊【新增】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格規(guī)定顧客填寫協(xié)議信息：

5、點擊【查找】按鈕，輸入?yún)f(xié)議編碼、協(xié)議名稱、建立時間、起始時間、結(jié)束時間等條件來查詢協(xié)議資

料，同樣也可以通過輸入關鍵字來查找協(xié)議資料；

6、選中任意協(xié)議，點擊【編輯】按鈕，即可對協(xié)議信息進行修改；

7、選中任意協(xié)議，點擊【刪除】按鈕，即可刪除協(xié)議信息。

3.2.1新增協(xié)議

因業(yè)務需要簽訂協(xié)議的，點擊【增長】按鈕，系統(tǒng)將自動提醒填寫《協(xié)議簽審表》：

醺陋變更（解除）麗畫

協(xié)議基本信息

協(xié)議名稱*主體協(xié)議（附件）*

協(xié)議編碼*

協(xié)議類別*簽訂日期*1

協(xié)議金額*幣種生效日期*

印花稅額資金性質(zhì)*計劃完畢日期*

協(xié)議相對方*

相對方信用評級*信用證明*

協(xié)議標H勺物*數(shù)量或質(zhì)量*其他補充

資金計劃

序號金額（人民幣）結(jié)算方式結(jié)算時間資金條款資金狀態(tài)

協(xié)議內(nèi)容

審批流

協(xié)議經(jīng)辦人

口同意簽訂。

協(xié)議承接經(jīng)辦人：

口不一樣意簽訂，原

部門經(jīng)理日期：

因________________________O

口同意簽訂。

經(jīng)辦人：

總經(jīng)理口不一樣意簽訂，原

日期：

因________________________O

詳細設計闡明:

1、輸入?yún)f(xié)議名稱、協(xié)議編碼、簽訂日期、生效日期，計劃完畢日期、協(xié)議金額、協(xié)議類另!、協(xié)議相對

方、相對方信用評級及證明、協(xié)議標U勺物、數(shù)量或質(zhì)量等必要信息，點擊【保留】即可完畢客戶建立

工作；

2、點擊“協(xié)議類別”"勺下拉按鈕選擇協(xié)議模板，系統(tǒng)自動彈出所需的協(xié)議模板，填寫完畢后點擊【保

留】即可；

3、將協(xié)議的有關信息錄入到協(xié)議管理系統(tǒng)中，并掃描協(xié)議原件作為附件上傳至協(xié)議管理系統(tǒng)；

4、在建立協(xié)議步要錄入資金計劃，以便于付款模塊日勺涉輯調(diào)用，輸入“資金計劃”日勺金額、結(jié)算方式、

結(jié)算時間、資金條款、資金狀態(tài)等信息，其中資金條款按照結(jié)算需要輸入第i期、第二期、第三期

等；

5、協(xié)議經(jīng)辦人在《協(xié)議簽審表》中錄入?yún)f(xié)議有關信息后，系統(tǒng)自動生成協(xié)議編碼。

3.2.2協(xié)議變更（解除）

協(xié)議約定的狀況出現(xiàn)變化，需對協(xié)議內(nèi)容重新修改，點擊【變更】按鈕，系統(tǒng)將自動提醒填寫《協(xié)

議變更（解除）申請》表格:

函gg畫畫

協(xié)議名稱*協(xié)議編碼*

協(xié)議變更（解除）

理由+

變更事項闡明*

變更生效日期協(xié)議修改次數(shù)*附件*

審批流

協(xié)議負責人

經(jīng)辦人：

經(jīng)辦部門經(jīng)理

日期：

經(jīng)辦人：

總經(jīng)理

日期：

詳細設計闡明:

1、輸入?yún)f(xié)議名稱、協(xié)議編碼、協(xié)議變更理由、變更事項闡明、協(xié)議修改次數(shù)、附件等必填項;

2、協(xié)議經(jīng)辦人在《協(xié)議變更申請表》中錄入?yún)f(xié)議有關信息時,系統(tǒng)自動根據(jù)編碼規(guī)則進行編碼;

3、經(jīng)總經(jīng)理審批后，若需要更改協(xié)議口勺，先刪除對應口勺協(xié)議,然后再增長協(xié)議即可，系統(tǒng)將自動生成版

本號：若需要解除協(xié)議時，直接刪除對應的協(xié)議即可:

3.3付款模塊

收款是協(xié)議H勺重要構(gòu)成部分.此模塊羅列了協(xié)議中收款單的詳細信息.以便查閱,實現(xiàn)收款管理°

展及1府萩1帆除耐

序號所屬協(xié)議付款金額付款方式資金條款計劃付款時間相差天數(shù)付款條件狀態(tài)實際付款時間

詳細設計闡明：

1、收款資料來源于協(xié)議中的資金計劃，默認排列顯示是分組顯示，以協(xié)議為組；

2、顧客可以查看所屬協(xié)議、付款金額、付款方式、資金條款、計劃付款時間、相差天數(shù)、付款條件、狀

態(tài)、實際付款時間等客戶信息；

3、付款狀態(tài)包括已完畢、未完畢兩種；

4、點擊1查找】按鈕，輸入所屬協(xié)議、付款狀態(tài)、估計付款時間、實際付款時間等條件來查詢付款資

料，同樣也可以通過輸入關鍵字來查找付款資料?：

5、選中任意客戶，點擊【付款】按鈕，付款即完畢；

6、選中任意客戶，點擊【刪除】按鈕，即可刪除付款信息。

4檔案管理系統(tǒng)

為深入加強協(xié)議管理工作，提高協(xié)議管理水平，逐漸實現(xiàn)企業(yè)協(xié)議管理工作的規(guī)范化、制度化、科

學化，特開發(fā)檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)

案案文案案檔

卷

庫卷件卷案

統(tǒng)

管管管借銷

計

理理理閱毀

檔案管理系統(tǒng)開發(fā)分為六個階段，包括案庫管理模塊開發(fā)、案卷管理模塊開發(fā)、文獻管理模塊開

發(fā)、案卷借閱模塊開發(fā)、案卷記錄模塊開發(fā)、檔案銷毀模塊開發(fā)等，詳細階段名稱、完畢期限、工作內(nèi)

容、階段產(chǎn)品如下表：

階段名稱完畢期限工作內(nèi)容階段產(chǎn)品

案庫管理模塊2023-5-8系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼

案卷管理模塊2023-5-25系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼

文獻管理模塊2023-7-1系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼

案卷借閱模塊2023-7-20系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼

案卷記錄模塊2023-8-15系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼

檔案銷毀模塊2023-8-28系統(tǒng)設計、源代碼編寫、系統(tǒng)測試源代碼

4.1案庫管理模塊

卷庫管理是檔案管理系統(tǒng)H勺基本信息，任何案卷和文獻都是建立在卷庫上口勺。在案庫管理中，顧客

能自由增長、編輯或刪除卷庫。點擊檔案管理中的卷庫管理，進入卷庫列表，如下圖：

憎長|修改刪除

卷庫號卷庫名稱所屬部門

詳細設計闡明：

1、顧客可以查看卷庫號、卷庫名稱、所屬部門等卷庫信息；

2、點擊【增長】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格規(guī)定顧客填寫卷庫信息;

3、選中任意卷庫，點擊【編輯】按鈕，即可對案庫信息進行修改；

4、選中任意卷庫，點擊【刪除】按鈕，即可刪除案庫。

囚業(yè)務需要新增卷庫的，點擊【增長】按鈕，填寫卷庫信息，如下表:

醺酗

卷庫號*

卷庫名稱*

所屬部門*

備注

詳細設計闡明:

1、輸入卷庫號、卷庫名稱、所屬部門等必填項后，點擊【保留】按鈕即可新增卷庫;

4.2案卷管理模塊

建立卷庫后，即可增長案卷，點擊檔案管理中的案卷管理，進入案卷列表，如下圖:

超逋園1畫

案卷號案卷名稱所屬卷庫全宗號憑證類別案卷密集案卷狀態(tài)操作

拆封/封卷

拆封/封卷

詳細設計闡明；

1、顧客可以查看案卷號、案卷名稱、所屬部門、全宗號、憑證類別、案卷密集、案卷狀態(tài)等案卷信息；

2、雙擊任意案卷，即可查看對應案卷廿勺詳細信息；

3、案卷狀態(tài)包括拆卷、封卷兩種狀態(tài)；

4、點擊【增長】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格規(guī)定顧客填寫案卷信息；

5、點擊【杳找】按鈕，輸入案卷號、案卷名稱、所屬卷庫、歸卷年代、起始日期、終止日期、保管期

限、案卷密級、全宗號、目錄號、所屬部門等條件即可查找案卷信息，也可以通過輸入關鍵字進行查

找；

6、選中任意案卷，點擊【修改】按鈕，即可對案卷信息進行修改；

7、選中任意案卷，點擊【刪除】按鈕，即可刪除案卷。

需要增長案卷的，點擊【增長】按鈕，填寫文獻信息:

麗頤

案卷號*案卷名稱*

所屬卷庫歸卷年代

起始日期終止日期

所屬部門*編制機構(gòu)

保管期限案卷密級

全宗號目錄號

檔案館號保險箱號

縮微號憑證類別

憑證編號（起）憑證編號（止）

頁數(shù)備注

詳細設計闡明:

1、輸入卷庫號、卷庫名稱、所屬部門等必填項后，點擊【保留】按鈕即可新增案卷;

4.3文獻管理模塊

增長案卷后，可以在同一種案卷中增長多種文獻，點擊檔矣管理中的文獻管理，進入文獻列表，如

下圖:

1增長1麗修畫k理鮑

文獻號文獻標題密級發(fā)文單位發(fā)文時間所屬案卷

詳細設計闡明:

1、顧客可以查看文獻號、文獻標題、密級、發(fā)文單位、發(fā)文時間、所屬案卷等文獻信息;

2、雙擊任意案卷，即可查看對應案卷日勺詳細信息；

3、點擊【增長】按鈕，系統(tǒng)將自動彈出表格規(guī)定顧客填寫文獻信息；

4、點擊【查找】按鈕，輸入文獻號、文獻主題詞、文獻標題、文獻輔標題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密

級、緊急等級、文獻分類、公文類別、文獻頁數(shù)、打印頁數(shù)、備注等條件即可查詢有關文獻，也可以

通過輸入關鍵字來查找客戶資料。

5、選中任意文獻，點擊【修改】按鈕，即可對文獻信息進行修改；

6、選中任意文獻，點擊【銷毀】按鈕，系統(tǒng)將彈出《協(xié)議銷毀申請單》，填寫完畢后，申請進入審批流

程；

7、選中任意文獻，點擊【刪除】按鈕，即可刪除文獻。

4.3.1增長文獻

需要增長歸檔文獻的，點擊【增長】按鈕，填寫文獻信息:

耐酗

文獻號文獻主題詞

文獻標題文獻輔標題

發(fā)文單位發(fā)文日期

密級緊急等級

文獻分類公文類別

文獻頁數(shù)打印頁數(shù)

備注所屬案卷

+添加附件

詳細設計闡明:

1、輸入文獻號、文獻主題詞、文獻標題、文獻輔標題、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級、緊急等級、文獻分

類、公文類別、文獻頁數(shù)、打印頁數(shù)、備注等條件即可查詢有關文獻，也可以通過輸入關鍵字來查找

客戶資料。點擊【保留】按鈕即可新增案卷;

4.3.2檔案銷毀

需要清理無用檔案，腌出有限的空間，點擊【銷毀】按鈕，系統(tǒng)自動提醒填寫《協(xié)議銷毀申請單》

陋陋畫畫

協(xié)議名稱*

協(xié)議編碼*協(xié)議負責人*

協(xié)議有效日期*歸檔日期*

銷毀份數(shù)*:銷毀日期*

銷毀原因闡明：

審批流

文控員

口同意銷毀。

經(jīng)辦人：

協(xié)議負責人口不一樣意銷毀，原

口期：

因_________________________0

口同意銷毀。

協(xié)議承接經(jīng)辦人：

口不一樣意銷毀，原

部門經(jīng)理日期：

因_________________________O

口同意銷毀。

經(jīng)辦人：

總經(jīng)理口不一樣意銷毀，原

日期：

因_________________________O

詳細設計闡明:

1、輸入?yún)f(xié)議名稱、協(xié)議編碼、協(xié)議負責人、協(xié)議有效期、歸檔日期、銷毀日期、銷毀份數(shù)、銷毀原因闡

明等必填項；

2、系統(tǒng)自動記錄協(xié)議期滿兩年的協(xié)議；

3、系統(tǒng)設定經(jīng)銷毀II勺檔案自動保留在銷毀檔案夾中。

4.4案卷借閱模塊

因業(yè)務需要查閱協(xié)議細節(jié)，點擊檔案管理中U勺案卷借閱，進入文獻列表，如下圖:

酬函函

案卷號案卷名稱所屬卷庫全宗號憑證類別案卷密級案卷狀態(tài)

詳細設計闡明：

1、點擊【查找】按鈕，輸入案卷號、案卷名稱、所屬卷庫等條件查找案卷，也可以通過輸入關鍵信息查

找文獻；

2、選中任意文獻，點擊【借閱】按鈕，填寫《檔案解除申請單》即可提出借閱申請；

3、借閱狀態(tài)包括待審批、已同意、已償還。

4.4.1申請借閱

點擊【借閱】按鈕，系統(tǒng)將自動提醒填寫《檔案借出申請單》

畫gg畫畫

借閱人*申請日期*

借閱檔案名稱*

借閱理由闡明*

口借閱理由成立，同意申請：經(jīng)辦人：

部門經(jīng)理*

口借閱理由不成立，理由及處理意見______