電動車銷售公司合同交接管理規(guī)定?

一、總則1.目的為加強(qiáng)本電動車銷售公司合同交接管理，確保合同信息的準(zhǔn)確傳遞、妥善保管和有效執(zhí)行，保障公司運營效益和合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工在涉及電動車銷售、售后及相關(guān)業(yè)務(wù)合同交接的所有活動。包括但不限于與顧客、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類合同。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本規(guī)定遵循公司“以顧客為中心，品質(zhì)至上，創(chuàng)新驅(qū)動，合作共贏”的經(jīng)營理念。在合同交接過程中，強(qiáng)調(diào)誠信、專業(yè)、高效的服務(wù)原則，注重維護(hù)公司良好形象，確保為顧客提供優(yōu)質(zhì)、可靠的服務(wù)體驗。同時，通過高效的合同交接管理，提升公司整體運營效率，實現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.銷售部門-負(fù)責(zé)與顧客進(jìn)行合同洽談、起草、簽訂工作。確保合同條款清晰、準(zhǔn)確，符合公司銷售政策和法律法規(guī)要求。-在合同簽訂后，及時將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，并按照規(guī)定流程向其他相關(guān)部門進(jìn)行交接。-跟進(jìn)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如客戶需求變更、交貨延遲等。2.售后部門-接收銷售部門交接的合同資料，了解合同中關(guān)于售后條款的具體內(nèi)容。-根據(jù)合同約定，為顧客提供相應(yīng)的售后服務(wù)，包括但不限于車輛維修、保養(yǎng)、零部件更換等。-在售后服務(wù)過程中，如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行問題或顧客有新的需求，及時與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，確保問題得到妥善解決。3.財務(wù)部門-審核合同中的財務(wù)條款，確保合同款項的結(jié)算方式、付款期限等符合公司財務(wù)規(guī)定。-負(fù)責(zé)合同款項的收付管理，及時與銷售部門核對合同收款情況，確保公司資金及時回籠。-對合同執(zhí)行過程中的費用支出進(jìn)行監(jiān)控和審核，保證公司成本控制在合理范圍內(nèi)。4.行政部門-負(fù)責(zé)合同檔案的統(tǒng)一管理，建立合同檔案庫，對合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行分類、編號、存儲。-制定合同交接流程和規(guī)范，監(jiān)督各部門合同交接工作的執(zhí)行情況，確保交接工作的準(zhǔn)確性和及時性。-提供合同交接過程中的行政支持，如文件復(fù)印、傳遞等服務(wù)。三、管理流程1.合同簽訂階段-銷售代表與顧客就電動車銷售相關(guān)事宜進(jìn)行充分溝通，達(dá)成一致后起草合同草案。合同草案應(yīng)包括車輛信息、價格、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等關(guān)鍵條款。-銷售代表將合同草案提交銷售經(jīng)理審核，銷售經(jīng)理應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對合同條款進(jìn)行細(xì)致審查，確保合同符合公司銷售政策和顧客需求。審核通過后，銷售代表與顧客簽訂正式合同。-銷售代表在合同簽訂后24小時內(nèi)，將合同原件一式多份（根據(jù)實際需要確定份數(shù)）及相關(guān)資料（如顧客身份證復(fù)印件、車輛配置清單等）整理齊全，填寫《合同交接清單》，向行政部門進(jìn)行交接。2.合同交接階段-行政部門接收銷售部門提交的合同資料后，對《合同交接清單》進(jìn)行核對，確保資料齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確。核對無誤后，在《合同交接清單》上簽字確認(rèn)，并將合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行分類歸檔。-行政部門根據(jù)合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容，及時將合同副本分別發(fā)送至售后部門和財務(wù)部門。同時，更新合同管理臺賬，記錄合同的交接時間、接收部門等信息。-售后部門和財務(wù)部門在收到合同副本后，應(yīng)在24小時內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)簽收。如發(fā)現(xiàn)合同資料有缺失或疑問，及時與行政部門溝通解決。3.合同執(zhí)行階段-銷售部門按照合同約定，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，確保車輛按時交付給顧客。在車輛交付過程中，銷售代表應(yīng)向顧客詳細(xì)介紹車輛的使用方法、保養(yǎng)注意事項等。-售后部門根據(jù)合同中的售后服務(wù)條款，為顧客提供相應(yīng)的售后保障。定期對顧客進(jìn)行回訪，了解顧客對車輛使用情況和售后服務(wù)的滿意度，及時解決顧客反饋的問題。-財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和期限，及時催收合同款項。在收到款項后，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并與銷售部門核對收款情況。-在合同執(zhí)行過程中，如遇合同變更或解除的情況，相關(guān)部門應(yīng)及時書面通知行政部門。行政部門負(fù)責(zé)更新合同檔案和管理臺賬，并將變更或解除信息傳達(dá)給其他相關(guān)部門。4.合同歸檔階段-合同執(zhí)行完畢后，相關(guān)部門應(yīng)將合同執(zhí)行過程中的所有資料（如發(fā)貨單、驗收報告、售后服務(wù)記錄、收款憑證等）整理齊全，移交行政部門。-行政部門對合同執(zhí)行資料進(jìn)行審核，確保資料完整、準(zhǔn)確。審核通過后，將合同原件及執(zhí)行資料一并歸檔保存。合同檔案保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)了解與合同交接相關(guān)的工作流程和規(guī)范，行政部門應(yīng)提供相應(yīng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。-員工在合同交接過程中，如發(fā)現(xiàn)不合理或不合法的要求，有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)提出異議，并要求合理解決。-對于在合同交接管理工作中表現(xiàn)突出的員工，有權(quán)獲得公司的表彰和獎勵。2.員工義務(wù)-全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，按照規(guī)定的流程和規(guī)范進(jìn)行合同交接工作，確保合同信息的準(zhǔn)確傳遞和有效執(zhí)行。-員工有義務(wù)保守合同涉及的商業(yè)秘密和顧客隱私信息，不得泄露給任何第三方。-在合同交接過程中，員工應(yīng)積極配合其他部門的工作，及時提供所需的資料和信息，確保交接工作的順利進(jìn)行。3.顧客權(quán)利-顧客有權(quán)要求銷售部門提供清晰、準(zhǔn)確的合同條款解釋，確保顧客充分理解合同內(nèi)容。-顧客在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)公司未按照合同約定履行義務(wù)，有權(quán)要求公司及時整改，并按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。-顧客有權(quán)對公司的合同交接管理工作提出意見和建議，公司應(yīng)積極傾聽并給予合理回應(yīng)。4.顧客義務(wù)-顧客應(yīng)按照合同約定的付款方式和期限及時支付合同款項。-顧客在使用電動車過程中，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和產(chǎn)品使用說明，如因顧客自身原因?qū)е萝囕v損壞或出現(xiàn)其他問題，顧客應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門負(fù)責(zé)對各部門合同交接工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查合同交接記錄、檔案管理情況等，確保合同交接工作符合規(guī)定流程和規(guī)范。-內(nèi)部審計部門定期對合同交接管理工作進(jìn)行審計，審查合同交接過程中的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-設(shè)立投訴郵箱和電話，接受員工和顧客對合同交接管理工作中違規(guī)行為的投訴和舉報。行政部門應(yīng)及時對投訴和舉報進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。2.獎勵機(jī)制-對于在合同交接管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人，如嚴(yán)格遵守規(guī)定流程、及時準(zhǔn)確交接合同資料、有效解決合同執(zhí)行問題等，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。-對提出合理化建議并被公司采納，有效提高合同交接管理效率和質(zhì)量的員工，公司將給予相應(yīng)的獎勵。3.懲罰機(jī)制-對于違反本規(guī)定，未按照流程和規(guī)范進(jìn)行合同交接工作的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。-因員工故意或重大過失導(dǎo)致合同交接失誤，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行